Die kurze Antwort: Nicht direkt. Was du in Word oder Excel schreibst und als PDF speicherst oder ausdruckst, ist steuerlich eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931: entweder eine reine XML-Datei (XRechnung) oder ein PDF mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Das erzeugt weder eine Textverarbeitung noch eine Tabellenkalkulation von sich aus. Deine Vorlage kannst du trotzdem behalten: Du schreibst die Rechnung wie gewohnt und wandelst sie im letzten Schritt um, etwa mit unserem Konverter, der .docx- und .xlsx-Dateien im Browser einliest – 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag). Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du Geschäftskunden noch Papier- oder (mit ihrer Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt ist. Mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 gilt das auch für Leistungen aus 2027, mit Übermittlung bis 31.12.2027. Ab 2028 reicht das im inländischen B2B-Geschäft in aller Regel nicht mehr.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob in deinem Fall eine Ausnahme greift, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Warum aus Word oder Excel keine E-Rechnung wird
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 nur noch zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt“, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen dir und deinem Kunden vereinbart sein (§ 14 Absatz 1 Satz 6 UStG). Alles andere ist eine sonstige Rechnung: auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (§ 14 Absatz 1 Satz 4 UStG).
Die Finanzverwaltung wird dabei sehr konkret. Zu den sonstigen Rechnungen zählen laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass „alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails“ (Abschnitt 14.1 Absatz 2 Satz 4 Nr. 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Erfasst sind damit alle üblichen Wege: das gespeicherte PDF, die angehängte .docx-Datei, der Ausdruck und die Rechnung im Text der E-Mail.
Drei Missverständnisse tauchen dabei immer wieder auf:
- „Eine .docx-Datei besteht doch aus XML.“ Stimmt, technisch ist sie ein gepacktes Bündel aus XML-Dateien. Dieses XML beschreibt aber das Aussehen des Dokuments, also Absätze, Schriften und Tabellen, nicht die Bedeutung der Angaben. Welche Zeile der Nettobetrag ist, kann eine Software daraus nicht sicher ablesen. Genau das legt die EN 16931 fest: Jede Angabe steht in einem fest definierten Feld, etwa die Rechnungsnummer im Feld BT-1.
- „Ich speichere als PDF/A, dann ist es ZUGFeRD.“ Nein. ZUGFeRD ist ein PDF, in das zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Ein PDF/A ohne diese Daten bleibt eine sonstige Rechnung. Wann ZUGFeRD als E-Rechnung zählt, steht im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
- „Meine Excel-Tabelle ist doch strukturiert.“ Ohne Vereinbarung mit deinem Kunden nicht. Ein eigenes Format ist nur zulässig, wenn du es mit deinem Kunden vereinbarst und sich daraus alle nötigen Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 2 UStG). Als Beispiel nennt das BMF EDI-Verfahren, also eingerichtete Datenverbindungen zwischen Unternehmen. Für eine eigene Tabelle müsstest du beides mit jedem einzelnen Kunden sicherstellen; Formate nach EN 16931 sind dagegen laut BMF „immer zulässig“ (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randnummer 24, in der Fassung vom 15. Oktober 2025).
Wann eine Word- oder Excel-Rechnung noch reicht
Verboten ist die Rechnung aus der Textverarbeitung nicht; es kommt darauf an, an wen und für welche Leistung du schreibst. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG, die wichtigsten Ausnahmen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) und im Anwendungserlass:
| Dein Fall | Reicht die Rechnung aus Word oder Excel? |
|---|---|
| Geschäftskunde im Inland, Leistung 2025 oder 2026 | Ja, auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF. Die Rechnung muss bis 31.12.2026 übermittelt sein. |
| Geschäftskunde im Inland, Leistung 2027, dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | Ja, wie oben. Die Rechnung muss bis 31.12.2027 übermittelt sein. |
| Geschäftskunde im Inland, Leistung 2027, dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | Nein, du brauchst eine E-Rechnung. |
| Geschäftskunde im Inland, Leistung ab 2028 | Nein, du brauchst eine E-Rechnung. |
| Privatkunde | Ja, auf Papier immer; per E-Mail mit Zustimmung, die auch stillschweigend erfolgen kann (Abschnitt 14.1 Absatz 7 UStAE). |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag | Ja (§ 33 Satz 4 UStDV); als PDF mit Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann. Gilt unter anderem nicht für Leistungen nach § 13b UStG. |
| Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Ja (§ 34a Satz 4 UStDV); als PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG), die auch stillschweigend erfolgen kann. |
| Du oder dein Kunde sind nicht im Inland ansässig | Ja, die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Als ansässig zählt auch, wer eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland hat (§ 14 Absatz 2 Satz 3 UStG). |
| Behörde oder öffentlicher Auftraggeber | Oft nein: Hier gilt eigenes Recht, meist wird die XRechnung verlangt. |
Vorsicht beim Jahreswechsel: Eine Leistung, die du im Dezember 2026 erbringst und erst im Januar 2027 abrechnest, passt nach dem Gesetzeswortlaut in keine der beiden Übergangsregeln; was daraus folgt, erklärt die Checkliste zur Umstellung. Welche Umsätze bei der 800.000-Euro-Grenze mitzählen, erklärt der Artikel Umsatzgrenze 800.000 € bei der E-Rechnung; den gesamten Zeitplan mit allen Ausnahmen findest du unter E-Rechnungspflicht 2027/2028. Für Behörden gelten die E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Regeln der Länder; mehr dazu im Artikel Rechnung an Behörden.
Unabhängig davon gilt: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit 2025, auch wenn du selbst noch mit Word schreibst; wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
Deine Vorlage bleibt, nur der letzte Schritt ändert sich
Die gute Nachricht: Die Pflichtangaben einer Rechnung ändern sich durch die E-Rechnung nicht. Was nach § 14 Absatz 4 UStG auf die Rechnung gehört, unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung, steht in einer ordentlichen Vorlage bereits drin. Neu ist nur die Verpackung. Der Ablauf:
- Rechnung wie gewohnt schreiben und als .docx oder .xlsx speichern.
- Datei einlesen lassen und die erkannten Angaben prüfen. In unserem Konverter läuft das im Browser, die Datei verlässt dein Gerät nicht.
- Zielformat wählen: XRechnung für Behörden oder wenn dein Kunde sie verlangt, sonst meist ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD erzeugt das Werkzeug die sichtbare PDF-Seite neu aus den geprüften Daten; mit Pro kann die Seite bei Word-Dateien auch so aussehen wie deine Vorlage.
- Die fertige E-Rechnung verschicken, nicht die Word- oder Excel-Datei.
- Die E-Rechnung aufbewahren. Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren, bei der E-Rechnung „zumindest deren strukturierter Teil“ unversehrt in seiner ursprünglichen Form (§ 14b Absatz 1 UStG; Abschnitt 14b.1 Absatz 1 UStAE). Ein Ausdruck oder deine Word-Datei ersetzt das nicht.
Die Klicks im Einzelnen zeigen XRechnung kostenlos erstellen und PDF in ZUGFeRD umwandeln, auch für Word und Excel.
Wichtig bei ZUGFeRD: Es gilt der Datenteil, nicht die sichtbare Seite. Bei einem hybriden Format bilden die strukturierten Daten „den führenden Teil“; weichen sie vom Bild ab, gehen die strukturierten Daten vor (Abschnitt 14.4 Absatz 3 UStAE). Was du im Formular bestätigst, ist also die eigentliche Rechnung.
Was in Word- und Excel-Vorlagen meistens fehlt
Eine E-Rechnung braucht ein paar Angaben, die auf Papier niemand vermisst hat:
- Kontaktdaten für die XRechnung: Die XRechnung verlangt einen Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer, eine elektronische Adresse für dich und für den Empfänger (meist die E-Mail-Adresse) sowie eine Käuferreferenz; bei Behörden ist das die Leitweg-ID.
- Einheiten als Code: Aus „Std.“ wird in der Datei der Code HUR, aus „Stück“ C62, aus „Tag“ DAY (Codeliste UN/ECE Empfehlung 20). Gängige Einheiten ordnet unser Konverter beim Einlesen selbst zu; du siehst sie im Formular und kannst sie ändern.
- Begründung bei Kleinunternehmern und Reverse-Charge: Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ im Fußtext reicht der Norm nicht. Bei Kleinunternehmern, steuerfreien Umsätzen und Reverse-Charge braucht die E-Rechnung eine eigene Steuerkategorie mit Begründung. Im Formular wählst du dafür den Steuerfall, etwa Kleinunternehmer oder Reverse-Charge nach § 13b UStG.
- Alle Pflichtangaben im Datenteil: Ein Verweis auf eine Anlage, in der die Pflichtangaben in unstrukturierter Form stehen, genügt nicht, und ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht. Ergänzende Unterlagen wie einen Stundennachweis darfst du aber als Anhang in die E-Rechnung aufnehmen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randnummer 35, in der Fassung vom 15. Oktober 2025). Anhänge einbetten kannst du bei uns mit Pro.
- Saubere Summen: In der Datei müssen Positionen, Steuer und Gesamtbetrag rechnerisch zusammenpassen. Unser Werkzeug rechnet die Summen deshalb immer aus den Positionen; ein Rechenfehler in deiner Excel-Formel landet so nicht in der E-Rechnung.
So liest der Konverter deine Word- und Excel-Dateien
- Aktuelles Dateiformat verwenden. Eingelesen werden .docx und .xlsx bis 10 MB. Ältere oder andere Formate wie .doc, .xls, .odt, .ods oder .csv lehnt der Konverter mit einem Hinweis ab; speichere die Datei dann einfach als .docx oder .xlsx und versuch es noch einmal.
- Klare Beschriftungen. „Rechnungsnummer:“, „Rechnungsdatum:“ und „Leistungsdatum:“ vor den Werten machen die Zuordnung eindeutig.
- Positionen als echte Tabelle. Eine Zeile pro Position mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag wird als Positionsliste übernommen. Steht deine Nettosumme ebenfalls auf der Rechnung, vergleicht das Werkzeug sie mit den erkannten Positionen. Passt etwas nicht zusammen, zeigt das Formular eine Warnung, und du musst die Angaben bewusst bestätigen, bevor eine Datei entsteht.
- Kopf- und Fußzeilen sind kein Problem. In Word-Dateien werden auch Kopfzeile, Fußzeile und Textfelder gelesen, wo oft Bankverbindung und Steuernummer stehen.
- Sichtbare Tabellenblätter. Bei Excel werden alle sichtbaren Tabellenblätter gelesen, ausgeblendete nicht; blende Blätter mit Stammdaten vorher ein.
Die Erkennung ist nie perfekt; du prüfst die Angaben deshalb immer selbst und bleibst für den Inhalt verantwortlich. Wer immer dieselbe Vorlage verwendet, kann in Pro Zuordnungen als Vorlage speichern und bis zu zehn Dateien in einem Durchgang umwandeln.
Häufige Fragen
Ist eine als PDF gespeicherte Word-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten ist eine sonstige Rechnung; die Finanzverwaltung nennt „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze“ ausdrücklich als Beispiel (Abschnitt 14.1 Absatz 2 Satz 4 Nr. 2 UStAE). Daran ändert auch das Format PDF/A nichts.
Gibt es eine Word- oder Excel-Vorlage für die XRechnung?
Nein. Eine Vorlage legt das Aussehen fest, eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EN 16931. Deine Vorlage kannst du aber weiter verwenden und die fertige Rechnung umwandeln lassen.
Kann ich mit Excel selbst eine XML-Datei für die E-Rechnung bauen?
Tabellenkalkulationen können zwar XML speichern, eine Datei nach dem Datenmodell der EN 16931 und den Regeln der XRechnung entsteht so aber nicht von allein; sie per Hand oder Makro zu bauen, ist aufwendig und fehleranfällig. Ob eine Datei der Norm entspricht, prüft eine Validierungsanwendung, etwa das frei verfügbare Prüfwerkzeug der KoSIT.
Darf ich 2026 noch Rechnungen aus Word verschicken?
Ja, für Leistungen aus 2025 und 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG). Mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 gilt das auch für Leistungen aus 2027, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt wird (Nummer 2).
Muss ich als Kleinunternehmer von Word umsteigen?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 34a Satz 4 UStDV); ein PDF per E-Mail braucht dabei die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG), die auch stillschweigend erfolgen kann. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Welche Datei muss ich aufbewahren: die Word-Datei oder die E-Rechnung?
Die E-Rechnung, die du verschickt hast, also die XRechnung-Datei oder die ZUGFeRD-PDF: acht Jahre lang, zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form (§ 14b Absatz 1 UStG; Abschnitt 14b.1 Absatz 1 UStAE).
Das Wichtigste in Kürze
Eine Rechnung aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, auch nicht als PDF oder PDF/A: Steuerlich ist sie eine sonstige Rechnung (§ 14 Absatz 1 Satz 4 UStG; Abschnitt 14.1 Absatz 2 UStAE). An inländische Geschäftskunden darfst du sie für Leistungen bis Ende 2026 noch schicken, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt ist, mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 auch für Leistungen aus 2027 bei Übermittlung bis 31.12.2027; ab 2028 brauchst du im inländischen B2B-Geschäft eine E-Rechnung nach EN 16931. Ausgenommen bleiben unter anderem Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer. Deine Vorlage kannst du trotzdem weiter verwenden: Mit rechnungswandler.de liest du .docx- und .xlsx-Rechnungen im Browser ein und erhältst eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei – bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag), ohne Registrierung und ohne Speicherung deiner Daten.