Die kurze Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jedes Unternehmen eine E-Rechnung schicken – ohne dich vorher zu fragen. Empfangen können musst du sie, und das ist einfacher als gedacht: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF; für eine reine XRechnung (XML-Datei) brauchst du einen kostenlosen Viewer, etwa den E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal oder den Open-Source-Viewer Quba. Danach gilt: inhaltlich prüfen wie jede Rechnung und die Originaldatei acht Jahre unverändert aufbewahren – ausdrucken und abheften genügt nicht. Wie du selbst E-Rechnungen erstellst, zeigt dir übrigens unser kostenloser Konverter.
Woran erkenne ich überhaupt eine E-Rechnung?
Im Posteingang sehen E-Rechnungen unspektakulär aus – meist als Dateianhang einer ganz normalen E-Mail. Zwei Varianten wirst du antreffen:
- Eine XML-Datei (Endung
.xml): Das ist in aller Regel eine XRechnung – ein reiner Datensatz nach der Norm EN 16931. Öffnest du sie im Editor, siehst du nur spitze Klammern und Feldnamen. Das ist normal: Die Datei ist für Software gemacht, nicht für Menschen. - Eine PDF-Datei, die mehr kann als sie zeigt: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein gewohntes Rechnungs-PDF, trägt aber dieselben strukturierten XML-Daten unsichtbar eingebettet in sich. Du kannst sie wie jedes PDF lesen – dein Buchhaltungsprogramm liest zusätzlich die Daten.
Ein wichtiger Punkt, den viele nicht kennen: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist rechtlich der XML-Teil die eigentliche Rechnung, nicht das Bild. Weichen Bildteil und Datenteil voneinander ab, zählt der strukturierte Datensatz – so hat es die Finanzverwaltung in ihren Schreiben zur E-Rechnung klargestellt. Für den Alltag heißt das: Verlass dich bei der Verbuchung im Zweifel auf die Daten, nicht auf die Optik. Die Unterschiede der Formate im Detail erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Und zur Abgrenzung: Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern nur eine „sonstige Rechnung" – auch wenn es digital per E-Mail kommt.
Warum du seit 2025 empfangen können musst
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung im B2B-Geschäft schrittweise verpflichtend gemacht. Die erste Stufe betrifft alle: Seit dem 1. Januar 2025 braucht der Absender deine Zustimmung nicht mehr – jedes inländische Unternehmen darf dir im B2B-Verhältnis E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen können. Das gilt unabhängig von Größe und Rechtsform, auch für Kleinunternehmer und Vermieter mit Umsatzsteuer-relevanten Umsätzen; nur reine Privatkunden (B2C) sind außen vor.
Die Ausstellungspflicht folgt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle – den kompletten Zeitplan findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028. Für dich als Empfänger heißt das: Der Anteil echter E-Rechnungen in deinem Posteingang wird in den nächsten anderthalb Jahren stark steigen. Wer seinen Empfangsprozess jetzt einmal sauber aufsetzt, hat später keinen Stress.
XRechnung öffnen: Diese kostenlosen Viewer funktionieren
Für das bloße Lesen einer XML-Rechnung brauchst du keine Buchhaltungssoftware. Drei bewährte Wege:
- ELSTER-E-Rechnungs-Viewer: Die Finanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal einen kostenlosen, rein webbasierten Viewer an. Datei hochladen, und die Rechnung wird lesbar dargestellt – ohne Installation.
- Quba-Viewer: Ein kostenloses Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux. Es zeigt XRechnungen und ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen übersichtlich an und eignet sich gut, wenn du regelmäßig Dateien öffnen willst, ohne sie in ein Webportal hochzuladen.
- Dein Buchhaltungsprogramm: Praktisch alle gängigen Programme zeigen E-Rechnungen inzwischen an und übernehmen die Daten direkt in die Belegerfassung – der komfortabelste Weg, wenn du ohnehin eine Software nutzt.
Für ZUGFeRD gilt: Zum Lesen reicht jeder PDF-Anzeiger. Denk nur daran, dass der sichtbare Teil nicht automatisch mit dem Datenteil übereinstimmen muss – ein Viewer oder deine Software zeigt dir im Zweifel beide.
E-Rechnung prüfen: formal und inhaltlich
Bei der Prüfung einer eingegangenen E-Rechnung lohnt der Blick auf zwei Ebenen.
Die formale Ebene: Ist die Datei eine gültige E-Rechnung?
Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert, welche Fehler eine E-Rechnung haben kann – und was sie bedeuten:
| Fehlerart | Was das heißt | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei verstößt gegen die technische Norm (z. B. kaputtes XML, falsches Format) | Es liegt gar keine E-Rechnung vor, nur eine „sonstige Rechnung" |
| Geschäftsregelfehler | Die Datei verletzt Prüfregeln des Standards; steuerlich relevant sind vor allem fehlende Pflichtangaben | Bei umsatzsteuerlich relevanten Verstößen ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß – der Vorsteuerabzug ist gefährdet |
| Inhaltsfehler | Technisch alles korrekt, aber der Inhalt stimmt nicht (z. B. falscher Steuersatz) | Die Rechnung muss berichtigt werden |
Für die Praxis folgt daraus: Es ist sinnvoll, eingehende E-Rechnungen validieren zu lassen – also maschinell gegen die Regeln der Norm prüfen. Buchhaltungsprogramme tun das zunehmend automatisch; daneben gibt es kostenlose Prüfwerkzeuge. Findet die Prüfung Fehler, fordere beim Aussteller eine korrigierte Rechnung an, statt das Problem auszusitzen. Was das im Einzelfall für deinen Vorsteuerabzug bedeutet, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro – dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die inhaltliche Ebene: Stimmt die Rechnung?
Hier ändert sich durch die E-Rechnung nichts Grundsätzliches – die üblichen Pflichtangaben (Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Entgelt, Steuersatz) müssen enthalten und korrekt sein, und die Leistung muss so erbracht worden sein.
Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: die Bankverbindung. Betrüger versenden gefälschte oder manipulierte Rechnungen mit ausgetauschter IBAN – bei strukturierten Daten fällt das optisch noch weniger auf als bei Papier. Gleiche die IBAN bei neuen Lieferanten oder bei plötzlich „geänderter Bankverbindung" immer über einen zweiten Kanal ab, etwa telefonisch.
Aufbewahren nach GoBD: Die Datei ist das Original
E-Rechnungen unterliegen wie alle Rechnungen der Aufbewahrungspflicht – seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Entscheidend ist dabei:
- Das Original ist die Datei. Bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mit dem eingebetteten Datenteil. Der strukturierte Teil muss unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über die gesamte Dauer gewährleistet sein.
- Ausdrucken reicht nicht. Ein Papierausdruck ist nur eine Kopie ohne die strukturierten Daten. Wer E-Rechnungen ausdruckt und die Dateien löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.
- Geordnet und gesichert. Für kleine Unternehmen genügt im Alltag eine saubere digitale Ablage: ein fester Ordner je Jahr (z. B. „Eingang" und „Ausgang"), aussagekräftige Dateinamen und eine regelmäßige Sicherung. Wichtig ist, dass Dateien nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können – bei höheren Anforderungen helfen Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssysteme mit revisionssicherer Archivierung.
Die E-Mail selbst, mit der die Rechnung kam, musst du übrigens nur dann aufbewahren, wenn sie über den reinen Transport hinaus relevante Informationen enthält – dient sie nur als „Briefumschlag", genügt die Rechnungsdatei.
Dein Empfangsprozess in fünf Schritten (Checkliste)
- Empfangskanal festlegen: Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen (z. B. rechnung@deine-domain.de) und Lieferanten informieren.
- Lesewerkzeug einrichten: ELSTER-Viewer als Lesezeichen oder Quba installieren – oder klären, dass deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen anzeigt.
- Prüfen: Formal validieren (Software oder Prüfwerkzeug), inhaltlich kontrollieren, IBAN bei Neuem oder Änderungen gegenchecken.
- Ablegen: Originaldatei in die geordnete, gesicherte Ablage – acht Jahre, unverändert.
- Fehler reklamieren: Bei ungültigen oder falschen Rechnungen eine Korrektur beim Aussteller anfordern.
Damit ist die Empfangsseite erledigt. Und die Ausstellungsseite? Spätestens 2027/2028 schreibst du selbst E-Rechnungen. Das kannst du heute schon kostenlos üben: Mit dem Konverter erstellst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt im Browser – ohne Registrierung und ohne dass deine Daten gespeichert werden. Wer viele Rechnungen auf einmal umstellen will, findet in Rechnungswandler Pro dafür die Stapelverarbeitung.
Häufige Fragen
Muss ich dem Empfang von E-Rechnungen zustimmen?
Nein – seit dem 1. Januar 2025 ist es genau umgekehrt: Der Aussteller braucht deine Zustimmung nicht mehr. Du kannst den Empfang im B2B-Geschäft auch nicht verweigern; ein E-Mail-Postfach als Empfangsmöglichkeit wird schlicht vorausgesetzt.
Was mache ich, wenn ich eine XML-Datei bekomme und nichts damit anfangen kann?
Nicht löschen und nicht zurückschicken – es ist eine gültige Rechnung. Lade die Datei in einen kostenlosen Viewer (z. B. den E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal), dann siehst du sie wie eine normale Rechnung. Danach wie gewohnt prüfen, bezahlen und die XML-Datei archivieren.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Das Original ist die Datei mit ihren strukturierten Daten, und genau die muss acht Jahre unverändert und auswertbar aufbewahrt werden. Der Ausdruck kann höchstens eine Arbeitskopie sein.
Gilt das auch für mich als Kleinunternehmer?
Ja – die Empfangspflicht kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Nur beim Ausstellen bist du nach § 19 UStG dauerhaft befreit. Was sonst noch für dich gilt, liest du im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Die ZUGFeRD-PDF zeigt einen anderen Betrag als die eingebetteten Daten. Was zählt?
Der strukturierte XML-Teil – er ist der maßgebliche Teil der Rechnung. Solche Abweichungen sind allerdings ein Warnsignal: Fordere beim Aussteller eine korrigierte Rechnung an und kläre steuerliche Folgen im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Kann ich eine fehlerhafte E-Rechnung einfach selbst korrigieren?
Nein. Berichtigen kann eine Rechnung nur der Aussteller – etwa durch eine Rechnungskorrektur, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Als Empfänger forderst du die Korrektur an und bewahrst beide Dokumente auf.