Die kurze Antwort: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen – das hat der Gesetzgeber mit dem Jahressteuergesetz 2024 klargestellt. Du darfst also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben; für das PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann. Aber: Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Und es gibt gute Gründe, freiwillig früher umzustellen – zum Beispiel, weil Geschäftskunden zunehmend strukturierte Rechnungen erwarten. Testen kannst du das jederzeit mit unserem Konverter – 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag).
Stand: Oktober 2026. Die genannten Grenzen, Fristen und Pflichtangaben folgen dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung in der aktuell geltenden Fassung (§ 19 UStG, § 34a UStDV, Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG). Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung – deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerbüro.
Kurz zur Einordnung: Wer ist Kleinunternehmer?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung kein Wahlrecht mehr, sondern eine echte Steuerbefreiung: Dein Umsatz „ist steuerfrei“, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Absatz 1 Satz 1 UStG). Das tritt kraft Gesetzes ein, du musst es nicht beantragen. Wählen kannst du nur noch das Gegenteil: den Verzicht auf die Befreiung (§ 19 Absatz 3 UStG) – diese Erklärung ist unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre.
Die Folge im Alltag: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab; im Gegenzug gibt es keinen Vorsteuerabzug. Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung – wie der genau lauten sollte, steht weiter unten. Ob die Regelung für dich gilt und sinnvoll ist, klärst du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater; dieser Artikel behandelt nur die Frage, was die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer bedeutet.
Was für dich gilt – und was nicht
Ausstellen: keine Pflicht, auch nicht ab 2028
Die allgemeine Regel lautet: Ab 2027 müssen umsatzstarke, ab 2028 alle Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen (den kompletten Zeitplan findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028). Für Kleinunternehmer hat das Jahressteuergesetz 2024 eine dauerhafte Ausnahme geschaffen: Du darfst weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen – also Papier oder einfaches PDF. Niemand kann von dir verlangen, dass du deine Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD schreibst; umgekehrt darfst du es freiwillig natürlich tun.
Empfangen: Pflicht seit 2025 – ohne Kleinunternehmer-Ausnahme
Bei der Empfangsseite gibt es keine Kleinunternehmer-Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung schicken, ohne deine Zustimmung einzuholen. Die Finanzverwaltung sagt es deutlich: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen, und „dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt“ (Abschnitt 14.1 Absatz 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Dein Stromanbieter, dein Hoster, dein Bürobedarf-Lieferant – jeder kann dir statt der gewohnten PDF eine XRechnung (XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Rechnung senden. Du musst damit umgehen können.
Zwei Einschränkungen gehören der Vollständigkeit halber dazu: Die Pflicht zur E-Rechnung greift nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind, und sie gilt nicht für Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 UStG) – das betrifft zum Beispiel Ärztinnen, Versicherungsvermittler oder die steuerfreie Wohnraumvermietung. Für den Normalfall eines Kleinunternehmers ändert das nichts: Dein Hoster oder dein Großhändler sitzt in aller Regel im Inland und rechnet steuerpflichtig ab.
Die gute Nachricht: Der Aufwand ist überschaubar.
- Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal. Es gibt keine Pflicht zu speziellen Portalen oder Übertragungswegen.
- Du brauchst eine Möglichkeit, die Rechnung zu lesen. ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie jedes PDF. Reine XRechnungen (XML) sind ohne Hilfsmittel unleserlich – dafür gibt es kostenlose Viewer. Welche Datei was ist, erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
- Du musst die Datei aufbewahren – digital und im Original. Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht (grundsätzlich acht Jahre). Bei einer E-Rechnung ist die Datei selbst das Original: Die XML- oder PDF-Datei speichern, geordnet ablegen, regelmäßig sichern. Nur ausdrucken und abheften genügt nicht.
Deine Rechnungen als Kleinunternehmer: Besonderheiten
Egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung – inhaltlich gelten für dich zwei Besonderheiten:
- Kein Steuerausweis: Du stellst deine Leistungen ohne Umsatzsteuer in Rechnung, dein Steuersatz ist praktisch 0 %.
- Hinweis auf die Steuerbefreiung: § 34a Satz 1 Nummer 5 UStDV verlangt „einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“. In einer E-Rechnung ist dafür ein eigenes Feld vorgesehen: die Steuerbefreiungs-Begründung. In unserem Konverter wählst du dazu den Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ – alle Positionen springen auf 0 %, und der Satz „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ wird automatisch ins richtige Feld geschrieben.
Welche Pflichtangaben du wirklich brauchst
Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, gilt ein eigener und deutlich kürzerer Katalog als für normale Rechnungen: § 34a UStDV. Mindestens enthalten sein müssen danach
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung und
- das Wort „Gutschrift“, wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt.
Interessant ist, was dort nicht steht: Eine fortlaufende Rechnungsnummer und ein Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht. Mehr Angaben schaden natürlich nicht – für die eigene Buchführung, die Zuordnung von Zahlungen und die Nachfragen deiner Kunden ist eine durchgehende Nummerierung ausgesprochen praktisch, und wenn du eine E-Rechnung erzeugst, ist die Rechnungsnummer als Feld BT-1 ohnehin Pflicht nach EN 16931. Vorgeschrieben ist sie dir an dieser Stelle aber nicht.
Warum sich freiwilliges Umstellen trotzdem lohnen kann
Auch ohne Pflicht sprechen ein paar handfeste Gründe dafür, dass du das Thema nicht auf 2030 verschiebst:
- Deine Geschäftskunden stellen um. Unternehmen, die ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen automatisiert haben, bevorzugen strukturierte Eingangsrechnungen – manche fragen aktiv danach. Wer als Kleinunternehmer eine saubere ZUGFeRD-Rechnung liefert, wirkt professionell und macht seinen Kunden die Verbuchung leichter.
- Behörden verlangen es ohnehin. Sobald du für eine Kommune, ein Amt oder eine öffentliche Einrichtung arbeitest, ist die XRechnung meist Vorgabe – unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus. Dafür brauchst du dann auch die Leitweg-ID deines Auftraggebers.
- Es kostet dich nichts. Früher war „E-Rechnung“ ein Software-Thema mit Abo-Preisen. Heute erzeugst du eine normgerechte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung in wenigen Minuten im Browser, bei uns 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) – eine Anleitung findest du im Artikel PDF in XRechnung umwandeln.
- Die Steuerbefreiung kann mitten im Jahr enden. Seit 2025 knüpft § 19 Absatz 1 Satz 1 UStG die Befreiung ausdrücklich daran, dass dein Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Überschreitest du diese Grenze, endet die Befreiung also nicht erst zum Jahreswechsel, sondern noch im laufenden Jahr – ab da rechnest du mit Umsatzsteuer ab. (Welcher Umsatz genau der erste steuerpflichtige ist, besprichst du am besten sofort mit deinem Steuerbüro.) Für die E-Rechnung bleibt dir danach trotzdem Luft: Als regelbesteuerter Unternehmer gelten für dich dieselben Übergangsfristen wie für alle anderen, also der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 (§ 27 Absatz 38 UStG). Wer den Ablauf dann schon kennt, stellt einfach um.
Was du jetzt konkret tun solltest (Checkliste)
- Empfang klären: Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Eingangsrechnungen gehen sollen, und informiere ggf. deine wichtigsten Lieferanten. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen brauchst du dafür ausdrücklich nicht – „bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich“ (Abschnitt 14.1 Absatz 5 Satz 3 UStAE). Ein getrenntes Postfach ist also reine Ordnungsfrage, keine Pflicht.
- Ablage einrichten: Ein geordneter digitaler Ordner für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, dazu eine regelmäßige Sicherung.
- Lese-Möglichkeit schaffen: Merke dir, dass XML-Rechnungen einen Viewer brauchen – oder bitte Absender um ZUGFeRD, das du direkt lesen kannst.
- Einmal selbst ausprobieren: Erzeuge mit dem Konverter eine Testrechnung mit deinen echten Firmendaten und dem Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Dann weißt du, dass du im Ernstfall – etwa beim ersten Behördenauftrag – vorbereitet bist.
- Umsatzgrenzen im Blick behalten: 25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr. Näherst du dich der laufenden Grenze, sprich rechtzeitig mit deinem Steuerbüro – ab dem Überschreiten rechnest du mit Umsatzsteuer ab.
Ein Beispiel aus der Praxis
Nadine ist nebenberuflich Texterin, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, etwa 15 Rechnungen im Jahr. So sieht ihre Umstellung aus – Gesamtaufwand: ein Nachmittag:
- Sie legt das Postfach rechnungen@ihre-domain.de als festen Eingang für Lieferantenrechnungen fest und richtet einen Ordner „Buchhaltung/2026“ mit den Unterordnern „Eingang“ und „Ausgang“ an, der automatisch in ihre Cloud-Sicherung eingeschlossen ist.
- Sie erzeugt mit dem Konverter eine Testrechnung an einen fiktiven Kunden: Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, damit stehen alle Positionen auf 0 % und der Hinweis „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ steht automatisch im Begründungsfeld. Der Prüfbericht zeigt grün, die Datei landet als Muster im Ausgangsordner.
- Als im Herbst ihr erster Auftrag von der Volkshochschule kommt – ein öffentlicher Träger, der eine XRechnung samt Leitweg-ID verlangt –, ändert sich für Nadine fast nichts: gleiche Daten, Leitweg-ID ins Referenzfeld, XRechnung statt PDF angehängt, fertig.
Der Punkt dieses Beispiels: Als Kleinunternehmerin muss Nadine nichts davon – aber mit zwei Stunden Vorbereitung ist das Thema für sie erledigt, bevor es je stressig werden kann. Und ihre Geschäftskunden merken: Hier arbeitet jemand ordentlich.
Häufige Fragen
Ich bin Kleinunternehmer und arbeite nur für Privatkunden. Betrifft mich das Thema überhaupt?
Kaum. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gilt keine E-Rechnungspflicht, und ausstellen musst du als Kleinunternehmer ohnehin nicht. Nur der Empfang bleibt relevant: Auch deine geschäftlichen Eingangsrechnungen (Telefon, Material, Software) können als E-Rechnung kommen – dafür reichen Postfach und geordnete Ablage.
Muss ich einer E-Rechnung von Lieferanten zustimmen?
Nein, umgekehrt: Seit 2025 braucht der Absender deine Zustimmung nicht mehr. Du kannst den Empfang nicht verweigern.
Kann ich als Kleinunternehmer überhaupt eine gültige E-Rechnung ausstellen?
Ja, problemlos. Die Norm sieht Rechnungen ohne Steuerausweis ausdrücklich vor – wichtig ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung im dafür vorgesehenen Feld. Wählst du im Konverter den Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, setzt er den Satz „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ automatisch an die richtige Stelle.
Was gilt, wenn ich zur Regelbesteuerung wechsle?
Dann bist du normaler Unternehmer – umsatzsteuerlich sofort, bei der E-Rechnung mit Vorlauf. Für den Steuerausweis zählt der Tag, an dem die Befreiung endet: entweder weil du im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitest oder weil du nach § 19 Absatz 3 UStG auf die Befreiung verzichtest. Für die Ausstellungspflicht bei E-Rechnungen gelten dagegen dieselben Übergangsfristen wie für alle anderen (§ 27 Absatz 38 UStG): der 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, sonst der 1. Januar 2028. Ein Wechsel mitten im Jahr macht dich also nicht am nächsten Tag zum E-Rechnungs-Pflichtigen.
Zählt eine per E-Mail geschickte PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931 (XRechnung) oder ein PDF mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD). Ein einfaches PDF ist rechtlich nur eine „sonstige Rechnung“ – die du als Kleinunternehmer allerdings weiterhin verwenden darfst.
Das Wichtigste in Kürze
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen – das Jahressteuergesetz 2024 nimmt dich dauerhaft von dieser Pflicht aus. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber wie jedes andere inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; dafür reichen ein E-Mail-Postfach, eine Lesemöglichkeit und eine geordnete digitale Ablage – ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Für deine eigenen Rechnungen gilt der kurze Pflichtangaben-Katalog des § 34a UStDV samt Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wer freiwillig umstellen will, erzeugt mit rechnungswandler.de eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung im Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ – 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag), komplett im Browser, ohne Upload.