E-Rechnung als Kleinunternehmer: Musst du umstellen?

Die kurze Antwort: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen – das hat der Gesetzgeber mit dem Jahressteuergesetz 2024 klargestellt. Du darfst also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Aber: Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Und es gibt gute Gründe, freiwillig früher umzustellen – zum Beispiel, weil Geschäftskunden zunehmend strukturierte Rechnungen erwarten. Kostenlos testen kannst du das jederzeit mit unserem Konverter.

Kurz zur Einordnung: Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG bist du, wenn dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet und du die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt gewählt hast. Die Folge: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab; im Gegenzug gibt es keinen Vorsteuerabzug. Auf jeder Rechnung gehört dann ein Hinweis wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG". Ob die Regelung für dich gilt und sinnvoll ist, klärst du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater – dieser Artikel behandelt nur die Frage, was die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer bedeutet.

Was für dich gilt – und was nicht

Ausstellen: keine Pflicht, auch nicht ab 2028

Die allgemeine Regel lautet: Ab 2027 müssen umsatzstarke, ab 2028 alle Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen (den kompletten Zeitplan findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028). Für Kleinunternehmer hat das Jahressteuergesetz 2024 eine dauerhafte Ausnahme geschaffen: Du darfst weiterhin „sonstige Rechnungen" ausstellen – also Papier oder einfaches PDF. Niemand kann von dir verlangen, dass du deine Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD schreibst; umgekehrt darfst du es freiwillig natürlich tun.

Empfangen: Pflicht seit 2025 – ohne Ausnahme

Bei der Empfangsseite gibt es keine Kleinunternehmer-Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jedes Unternehmen eine E-Rechnung schicken, ohne deine Zustimmung einzuholen. Dein Stromanbieter, dein Hoster, dein Bürobedarf-Lieferant – jeder kann dir statt der gewohnten PDF eine XRechnung (XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Rechnung senden. Du musst damit umgehen können.

Die gute Nachricht: Der Aufwand ist überschaubar.

1. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal. Es gibt keine Pflicht zu speziellen Portalen oder Übertragungswegen.
2. Du brauchst eine Möglichkeit, die Rechnung zu lesen. ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie jedes PDF. Reine XRechnungen (XML) sind ohne Hilfsmittel unleserlich – dafür gibt es kostenlose Viewer. Welche Datei was ist, erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
3. Du musst die Datei aufbewahren – digital und im Original. Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht (grundsätzlich acht Jahre). Bei einer E-Rechnung ist die Datei selbst das Original: Die XML- oder PDF-Datei speichern, geordnet ablegen, regelmäßig sichern. Nur ausdrucken und abheften genügt nicht.

Deine Rechnungen als Kleinunternehmer: Besonderheiten

Egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung – inhaltlich gelten für dich zwei Besonderheiten:

• Kein Steuerausweis: Du stellst deine Leistungen ohne Umsatzsteuer in Rechnung, dein Steuersatz ist praktisch 0 %.
• Begründung auf der Rechnung: Der Hinweis auf § 19 UStG muss drauf. In einer E-Rechnung ist dafür ein eigenes Feld vorgesehen: die Steuerbefreiungs-Begründung. Unser Konverter fragt automatisch danach, sobald du 0 % als Steuersatz wählst – trage dort z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG" ein.

Dazu kommen die üblichen Pflichtangaben jeder Rechnung: dein Name und Anschrift, Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Beschreibung und Menge der Leistung sowie das Entgelt.

Warum sich freiwilliges Umstellen trotzdem lohnen kann

Auch ohne Pflicht sprechen ein paar handfeste Gründe dafür, dass du das Thema nicht auf 2030 verschiebst:

• Deine Geschäftskunden stellen um. Unternehmen, die ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen automatisiert haben, bevorzugen strukturierte Eingangsrechnungen – manche fragen aktiv danach. Wer als Kleinunternehmer eine saubere ZUGFeRD-Rechnung liefert, wirkt professionell und macht seinen Kunden die Verbuchung leichter.
• Behörden verlangen es ohnehin. Sobald du für eine Kommune, ein Amt oder eine öffentliche Einrichtung arbeitest, ist die XRechnung meist Vorgabe – unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus. Dafür brauchst du dann auch die Leitweg-ID deines Auftraggebers.
• Es kostet dich nichts. Früher war „E-Rechnung" ein Software-Thema mit Abo-Preisen. Heute erzeugst du eine normgerechte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung in wenigen Minuten kostenlos im Browser – eine Anleitung findest du im Artikel PDF in XRechnung umwandeln.
• Die Kleinunternehmerregelung kann enden. Wächst dein Umsatz über die Grenze, wirst du regelbesteuert – und dann greift die Ausstellungspflicht für dich genauso wie für alle anderen. Wer den Ablauf schon kennt, stellt an dem Tag einfach um.

Was du jetzt konkret tun solltest (Checkliste)

1. Empfang klären: Lege eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest und informiere ggf. deine wichtigsten Lieferanten.
2. Ablage einrichten: Ein geordneter digitaler Ordner für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, dazu eine regelmäßige Sicherung.
3. Lese-Möglichkeit schaffen: Merke dir, dass XML-Rechnungen einen Viewer brauchen – oder bitte Absender um ZUGFeRD, das du direkt lesen kannst.
4. Einmal selbst ausprobieren: Erzeuge mit dem Konverter eine Testrechnung mit deinen echten Firmendaten und 0 % Steuersatz samt § 19-Hinweis. Dann weißt du, dass du im Ernstfall – etwa beim ersten Behördenauftrag – vorbereitet bist.
5. Umsatzgrenze im Blick behalten: Näherst du dich der Kleinunternehmergrenze, sprich rechtzeitig mit deinem Steuerbüro – auch wegen der dann greifenden E-Rechnungspflicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Nadine ist nebenberuflich Texterin, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, etwa 15 Rechnungen im Jahr. So sieht ihre Umstellung aus – Gesamtaufwand: ein Nachmittag:

1. Sie legt das Postfach rechnungen@ihre-domain.de als festen Eingang für Lieferantenrechnungen fest und richtet einen Ordner „Buchhaltung/2026" mit den Unterordnern „Eingang" und „Ausgang" an, der automatisch in ihre Cloud-Sicherung eingeschlossen ist.
2. Sie erzeugt mit dem Konverter eine Testrechnung an einen fiktiven Kunden: Steuersatz 0 %, als Begründung „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG". Der Prüfbericht zeigt grün, die Datei landet als Muster im Ausgangsordner.
3. Als im Herbst ihr erster Auftrag von der Volkshochschule kommt – ein öffentlicher Träger, der eine XRechnung samt Leitweg-ID verlangt –, ändert sich für Nadine fast nichts: gleiche Daten, Leitweg-ID ins Referenzfeld, XRechnung statt PDF angehängt, fertig.

Der Punkt dieses Beispiels: Als Kleinunternehmerin muss Nadine nichts davon – aber mit zwei Stunden Vorbereitung ist das Thema für sie erledigt, bevor es je stressig werden kann. Und ihre Geschäftskunden merken: Hier arbeitet jemand ordentlich.

Häufige Fragen

Ich bin Kleinunternehmer und arbeite nur für Privatkunden. Betrifft mich das Thema überhaupt?

Kaum. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gilt keine E-Rechnungspflicht, und ausstellen musst du als Kleinunternehmer ohnehin nicht. Nur der Empfang bleibt relevant: Auch deine geschäftlichen Eingangsrechnungen (Telefon, Material, Software) können als E-Rechnung kommen – dafür reichen Postfach und geordnete Ablage.

Muss ich einer E-Rechnung von Lieferanten zustimmen?

Nein, umgekehrt: Seit 2025 braucht der Absender deine Zustimmung nicht mehr. Du kannst den Empfang nicht verweigern.

Kann ich als Kleinunternehmer überhaupt eine gültige E-Rechnung ausstellen?

Ja, problemlos. Die Norm sieht Rechnungen ohne Steuerausweis ausdrücklich vor – wichtig ist die Begründung (Steuerbefreiung nach § 19 UStG) im dafür vorgesehenen Feld. Unser Konverter führt dich automatisch dahin.

Was gilt, wenn ich zur Regelbesteuerung wechsle?

Dann bist du normaler Unternehmer: Ab dem 01.01.2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab dem 01.01.2028 musst du im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Plane den Wechsel also auch organisatorisch.

Zählt eine per E-Mail geschickte PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931 (XRechnung) oder ein PDF mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD). Ein einfaches PDF ist rechtlich nur eine „sonstige Rechnung" – die du als Kleinunternehmer allerdings weiterhin verwenden darfst.