Die kurze Antwort: XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden E-Rechnungsformate, die in Deutschland praktisch überall akzeptiert werden – beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und damit die gesetzlichen Anforderungen. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Die XRechnung ist eine reine XML-Datendatei, die nur Maschinen flüssig lesen können. ZUGFeRD ist ein Hybrid – ein ganz normales PDF, in dem dieselben strukturierten Daten unsichtbar eingebettet sind. Die Faustregel: Behörden bekommen XRechnung (dort ist sie meist vorgeschrieben), Geschäftskunden bekommen ZUGFeRD (dort ist die lesbare PDF-Ansicht praktischer). Beide Formate erzeugst du kostenlos mit unserem Konverter.
Warum gibt es überhaupt zwei Formate?
Beide Formate lösen dasselbe Problem: Ein klassisches PDF kann eine Buchhaltungssoftware nicht zuverlässig auslesen – Beträge, Steuersätze und Positionen müssen von Menschen abgetippt oder von fehleranfälliger Texterkennung erraten werden. Die EU-Norm EN 16931 definiert deshalb ein einheitliches Datenmodell für Rechnungen: Jede Angabe – vom Rechnungsdatum bis zum Steuerbetrag je Steuersatz – bekommt ein festes Feld in einer XML-Struktur.
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Umsetzungen dieses Datenmodells mit unterschiedlicher Philosophie:
- Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für die deutsche Verwaltung entwickelt. Sie ist kompromisslos maschinenorientiert: nur Daten, keine Optik.
- ZUGFeRD stammt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und richtet sich an die Wirtschaft. Seit Version 2 ist es technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X. Die Idee: Ein Dokument, das beide Welten bedient – der Mensch sieht ein PDF, die Software liest das eingebettete XML.
Der direkte Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateityp | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer-Software | Ja, wie ein normales PDF |
| Typischer Einsatz | Behörden (B2G), dort meist Pflicht | Geschäftskunden (B2B) |
| Erfüllt EN 16931 | Ja | Ja (ab Profil EN 16931/COMFORT) |
| Besonderheit | Leitweg-ID als Pflichtangabe | Profile von MINIMUM bis EXTENDED |
| Versand | Meist E-Mail-Anhang oder Portal | Meist E-Mail-Anhang |
Wann du die XRechnung brauchst
Sobald dein Kunde eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber ist, führt an der XRechnung selten ein Weg vorbei: Auf Bundesebene ist sie seit 2020 für Aufträge ab 1.000 Euro vorgeschrieben, die Bundesländer haben ähnliche Regeln. Viele Vergabestellen schreiben das Format explizit in ihre Auftragsbedingungen.
Typisch für die XRechnung ist die Leitweg-ID – eine Zuordnungsnummer, die die Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle „leitet". Du bekommst sie von deinem Auftraggeber, meist direkt mit dem Auftrag. In der XRechnung ist das Feld „Käufer-Referenz" ein Pflichtfeld; bei Rechnungen zwischen Unternehmen kann dort stattdessen zum Beispiel eine Kundennummer stehen.
Ein Nachteil der XRechnung im Alltag: Öffnest du die XML-Datei per Doppelklick, siehst du kryptischen Code statt einer Rechnung. Zum Lesen brauchst du einen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm. Für die Archivierung gilt trotzdem: Die XML-Datei selbst ist das Original und muss aufbewahrt werden.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl. Dein Kunde bekommt eine PDF-Rechnung, wie er sie kennt – er kann sie öffnen, lesen, ausdrucken und weiterleiten. Hat er eine moderne Buchhaltungssoftware, liest diese zusätzlich die eingebetteten XML-Daten automatisch ein: keine Tipparbeit, keine Übertragungsfehler. Hat er keine, verliert er nichts – das PDF funktioniert trotzdem.
Wichtig sind die ZUGFeRD-Profile. Sie legen fest, wie viele Daten im XML stecken – von MINIMUM (nur Eckdaten, erfüllt die deutschen Anforderungen nicht) bis EXTENDED (Zusatzfelder für Spezialfälle). Für die Praxis relevant ist vor allem das Profil EN 16931 (früher COMFORT genannt): Es enthält alle Pflichtangaben der Norm und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen. Unser Konverter erzeugt ZUGFeRD grundsätzlich in genau diesem Profil.
Technische Basis ist übrigens PDF/A-3 – ein Langzeitarchivierungsformat, das eingebettete Dateien erlaubt. Deshalb ist eine ZUGFeRD-Rechnung auch gleich in einem archivtauglichen PDF-Format unterwegs.
Entscheidungshilfe in drei Fragen
- Ist der Empfänger eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber? → XRechnung. Frage nach der Leitweg-ID, falls du sie nicht hast.
- Hat dein Geschäftskunde ein bestimmtes Format vorgegeben? → Nimm das vorgegebene. Beide erfüllen die Pflicht, entscheidend ist, was sein System verarbeitet.
- Keine Vorgabe? → ZUGFeRD. Es funktioniert für jeden Empfänger – mit oder ohne Buchhaltungssoftware.
Übrigens musst du dich nicht dauerhaft festlegen: Die Rechnungsdaten sind bei beiden Formaten identisch (dasselbe EN-16931-Datenmodell). In unserem Konverter gibst du deine Daten einmal ein und wählst am Ende einfach das Zielformat – oder erzeugst nacheinander beides.
Was der Empfänger jeweils sieht
- XRechnung: eine Datei wie
xrechnung-RE-2026-0087.xml. In einem Viewer oder Buchhaltungsprogramm erscheint sie als aufbereitete Rechnungsansicht; im Texteditor als XML-Struktur. - ZUGFeRD: eine Datei wie
zugferd-RE-2026-0088.pdf. Sie öffnet sich in jedem PDF-Programm als gestaltete Rechnung. Die eingebettete Datendatei (factur-x.xml) sehen nur Programme, die danach suchen – oder wer sich im PDF-Reader die Anhänge anzeigen lässt.
Drei Praxisfälle als Entscheidungshilfe
Fall 1: Handwerker mit Stadtauftrag. Hakan hat Malerarbeiten für das Bauamt erledigt. Im Auftragsschreiben steht eine Leitweg-ID und der Hinweis „Rechnungsstellung ausschließlich als XRechnung". Die Entscheidung ist gefallen: XRechnung, Leitweg-ID ins Feld Käufer-Referenz, Versand an die im Auftrag genannte E-Mail-Adresse oder das Landesportal. Ohne die Leitweg-ID würde die Rechnung in der Verwaltung nicht zugeordnet – deshalb prüft ein gutes Werkzeug ihr Format gleich mit.
Fall 2: Freelancerin mit Agenturkunden. Sandra gestaltet Grafiken für mehrere Agenturen. Keine davon hat ein Format vorgegeben, aber zwei nutzen Buchhaltungssoftware mit automatischem Rechnungseingang. Sandra wählt ZUGFeRD: Ihre Ansprechpartner sehen eine normale PDF-Rechnung, die Buchhaltungen lesen die Daten automatisch ein. Für Sandra ändert sich am Ablauf nichts – gleiche Daten, gleicher Konverter, nur die Formatkarte ist eine andere.
Fall 3: Beratungsunternehmen mit Konzernkunde. Der Einkauf eines großen Kunden schreibt vor: „Rechnungen als XRechnung an unser Eingangsportal, als Käufer-Referenz die Bestellnummer." Auch das ist mit demselben Datensatz erledigt – die Bestellnummer kommt ins Referenzfeld, das Format ist XRechnung. Die Lektion aus allen drei Fällen: Nicht du entscheidest im luftleeren Raum, sondern der Empfänger gibt den Takt vor. Deine Rechnungsdaten bleiben immer dieselben.
Häufige Fragen
Erfüllen beide Formate die E-Rechnungspflicht?
Ja. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) entsprechen der Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Wann die Pflicht für dich greift, erklärt der Artikel E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was du jetzt tun musst.
Kann ich einer Behörde auch ZUGFeRD schicken?
Manche Verwaltungen akzeptieren ZUGFeRD, verlassen solltest du dich darauf nicht: Vorgegeben ist im öffentlichen Bereich fast immer die XRechnung. Im Zweifel kurz beim Auftraggeber nachfragen.
Was ist Factur-X – schon wieder ein drittes Format?
Nein. Factur-X ist der französische Name desselben Standards: Seit ZUGFeRD 2.x sind beide technisch identisch. Die eingebettete Datendatei heißt deshalb auch in deutschen ZUGFeRD-Rechnungen factur-x.xml.
Ist eine XRechnung „sicherer" oder rechtlich mehr wert als ZUGFeRD?
Nein. Beide sind gleichwertige E-Rechnungen nach EN 16931. Unterschiede gibt es nur in der Handhabung: XRechnung ist rein maschinenorientiert, ZUGFeRD zusätzlich menschenlesbar.
Kostet die Umwandlung bei euch wirklich nichts?
Ja – bis zu fünf Umwandlungen pro Tag sind kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Deine Rechnungsdaten werden dabei nicht gespeichert, die Erzeugung läuft direkt in deinem Browser.
Muss ich beide Formate archivieren, wenn ich beide erzeuge?
Aufbewahren musst du das Original, das du tatsächlich an den Kunden verschickt hast – hast du eine XRechnung versendet, ist die XML-Datei dein Original; bei ZUGFeRD die PDF-Datei. Erzeugst du testweise beides, schadet es natürlich nicht, beide Dateien geordnet abzulegen. Wichtig ist nur: Die versendete Datei darf nicht fehlen und nicht nachträglich verändert werden.