Die kurze Antwort: Ab dem 1. Januar 2027 musst du Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Lag er bei 800.000 Euro oder darunter, darfst du für Leistungen aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder (mit Zustimmung des Kunden) PDF-Rechnungen schicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft – ausgenommen sind Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Eine E-Rechnung erzeugst du ohne neue Software mit unserem Konverter (10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag).
Stand: Oktober 2026. Die Termine und Grenzen folgen dem Umsatzsteuergesetz in der aktuell geltenden Fassung (§ 14 UStG, Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 UStG) und den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben – das ist eine Forderung, kein geltendes Recht; der Gesetzestext nennt weiterhin den 1. Januar 2027. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung – deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerbüro.
Der Zeitplan im Überblick
| Wann die Leistung ausgeführt wird | Was erlaubt ist | Für wen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können ist Pflicht | alle inländischen Unternehmen |
| 2025 und 2026 | Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Kunden – PDF, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird | alle |
| 2027 | E-Rechnung ist Pflicht | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € |
| 2027 | Papierrechnung oder – mit Zustimmung – PDF, wenn die Rechnung bis 31.12.2027 übermittelt wird | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € |
| 2027 | bisheriges EDI-Verfahren mit Zustimmung des Kunden, auch wenn es die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt | alle |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung ist Pflicht | fast alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft (Ausnahmen u. a. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 €) |
Die Spalte ganz links ist kein Zufall: Maßgeblich ist, wann du die Leistung ausführst – und bis wann die Rechnung übermittelt wird. Das wird am Jahreswechsel wichtig (siehe unten).
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Pflicht in § 14 Absatz 2 UStG und die Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 UStG verankert hat.
Trifft es dich am 1. Januar 2027? Prüfe drei Fragen
1. Schreibst du Rechnungen an Unternehmen im Inland? Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen an Kunden, die nicht im Inland ansässig sind.
2. Greift eine Ausnahme? Keine E-Rechnung brauchst du
- als Kleinunternehmer nach § 19 UStG – dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit (§ 34a Satz 4 UStDV),
- für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV; gilt nicht für Leistungen nach § 13b UStG, etwa Bauleistungen mit Reverse-Charge) und für Fahrausweise (§ 34 UStDV),
- für Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – etwa die steuerfreie Vermietung, Heilbehandlungen oder bestimmte Bildungsleistungen. Für sie besteht nach § 14 Absatz 2 UStG schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Hast du bei einer Vermietung zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG) oder rechnest steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen gemeinsam ab, gilt die E-Rechnungspflicht.
3. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Gemeint ist nicht einfach die Summe deiner Rechnungen, sondern der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG: die Summe deiner steuerbaren Umsätze, berechnet nach den tatsächlich vereinnahmten Entgelten – also ohne Umsatzsteuer und nach Zahlungseingang. Bestimmte steuerfreie Umsätze und der Verkauf von Anlagevermögen bleiben außen vor. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64). Genau 800.000 Euro sind noch „nicht mehr als 800.000 Euro“ – du fällst dann unter die Übergangsregel.
Wie du die Zahl im Detail ermittelst, zeigt der Artikel Umsatzgrenze 800.000 €: Welcher Umsatz zählt?.
Das Ergebnis: Dreimal „Ja, keine Ausnahme, über 800.000 Euro“? Dann ist dein Stichtag der 1. Januar 2027. Sonst darfst du für Leistungen, die du 2027 ausführst, noch bis Ende 2027 Papier oder PDF verwenden – Leistungen aus 2026 rechnest du aber am besten noch 2026 ab (siehe Jahreswechsel). Freiwillig umstellen darfst du jederzeit.
Achtung am Jahreswechsel: Leistung 2026, Rechnung 2027
Die Übergangsregel für Leistungen aus 2025 und 2026 hat ein Ablaufdatum für die Rechnung: Sie muss bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG; ebenso Rn. 63 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024). Die Verlängerung bis Ende 2027 für kleinere Unternehmen gilt nach dem Wortlaut von § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG nur für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden.
Praktisch heißt das: Rechnest du eine Leistung aus dem Dezember 2026 erst im Januar 2027 ab, bist du nach dem Gesetzeswortlaut nur mit einer E-Rechnung auf der sicheren Seite – und zwar unabhängig von deinem Umsatz. Zwei einfache Auswege: Leistungen aus 2026 noch im Dezember abrechnen, oder die Rechnung gleich als E-Rechnung schicken. Bei Grenzfällen wie Teilleistungen oder Anzahlungen fragst du dein Steuerbüro.
Eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung zu genau diesem Fall gibt es bisher nicht – das ist die Lesart des Gesetzestextes und des BMF-Schreibens; die FAQ des Ministeriums formulieren die Verlängerung etwas lockerer. Wer sichergehen will, rechnet Leistungen aus 2026 noch 2026 ab oder schickt gleich eine E-Rechnung.
„Empfangen können“ – was heißt das konkret?
Seit 2025 darf dir ein inländischer Geschäftspartner für Leistungen an dein Unternehmen in aller Regel eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach – so steht es auch in den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62).
Zwei Dinge solltest du trotzdem klären:
- Kannst du die Datei lesen? Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne Viewer kaum lesbar. Bei ZUGFeRD siehst du dagegen einfach das PDF. Wie du beides öffnest und prüfst, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
- Wie bewahrst du sie auf? E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt – die XML-Datei auszudrucken und abzuheften reicht nicht. Ab 2027 wirst du mehr davon bekommen, weil viele größere Lieferanten umstellen müssen.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 UStG) – in der Praxis eine Datei nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
- XRechnung – eine reine XML-Datei; Standard bei Behörden, zunehmend auch zwischen Unternehmen.
- ZUGFeRD – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten: Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Zulässig ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Welches Format du wann nimmst, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
Deine Checkliste bis zum 31. Dezember 2026
Wenn du über der Grenze liegst, bleiben dir ab Anfang Oktober 2026 rund drei Monate. Diese Punkte solltest du bis dahin abhaken:
Liegst du unter der Grenze, gilt dieselbe Liste mit Stichtag 31. Dezember 2027 – mit einer Ausnahme: Leistungen aus 2026 rechnest auch du bis 31.12.2026 ab oder schickst sie als E-Rechnung. Einen ausführlichen Fahrplan mit Reihenfolge findest du in der Umstellungs-Checkliste.
Welches Werkzeug brauchst du?
Du musst nicht sofort eine Buchhaltungssoftware abonnieren. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein kostenloses Werkzeug: Bei rechnungswandler.de (10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) liest du deine bisherige PDF-, Word- oder Excel-Rechnung ein oder gibst die Daten ins Formular ein und bekommst eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei – die Verarbeitung läuft im Browser, ohne Upload und ohne Speicherung deiner Daten. Schreibst du regelmäßig viele Rechnungen, kann sich ein Buchhaltungsprogramm lohnen, das E-Rechnungen direkt aus der Auftragsverwaltung erzeugt.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). An Privatpersonen darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. In deinen Gesamtumsatz für die 800.000-Euro-Grenze zählen Privatkunden-Umsätze aber mit.
Was passiert, wenn ich ab meinem Stichtag keine E-Rechnung ausstelle?
Besteht die Pflicht und schickst du trotzdem ein PDF, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung – dein Kunde kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer ziehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 55 und 56). Dein Kunde hat dann Anspruch auf eine ordnungsgemäße E-Rechnung und wird sie in der Regel nachfordern – das kostet Zeit und verzögert die Zahlung. Zwar lässt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug unter strengen Voraussetzungen trotzdem zu (Rn. 58), darauf sollte sich aber niemand verlassen. Die Rechnung lässt sich durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigen, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Rn. 57).
Darf ich schon jetzt E-Rechnungen verschicken, auch wenn ich unter 800.000 Euro liege?
Ja. Die Übergangsregeln sind ein Angebot, keine Pflicht – du darfst jederzeit freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Und weil inländische Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen, brauchst du dafür keine Zustimmung deines Geschäftskunden.
Mein Kunde will ab 2027 nur noch E-Rechnungen, obwohl ich unter der Grenze liege. Muss ich?
Steuerlich nicht: Ob du die Übergangsregel nutzt, entscheidest du als Rechnungsaussteller – so steht es auch in den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Aber Achtung: Ein PDF darfst du in der Übergangszeit nur mit Zustimmung deines Kunden schicken. Lehnt er es ab, bleibt dir steuerlich nur die Papierrechnung – oder eben die E-Rechnung. Was ihr im Vertrag vereinbart, ist aber eine andere Frage. Wer einen wichtigen Kunden behalten will, kommt seinem Wunsch in der Praxis meist entgegen – mit einem kostenlosen Werkzeug kostet das kaum Aufwand.
Muss ich alte Rechnungen nachträglich umwandeln?
Nein. Rechnungen, die du zulässig als Papier oder PDF gestellt hast, bleiben gültig und werden ganz normal aufbewahrt.
Wird der Termin 2027 noch verschoben?
Dafür gibt es derzeit keine gesetzliche Grundlage. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 eine Verschiebung auf 2028 gefordert; im Gesetz steht aber unverändert der 1. Januar 2027. Plane mit diesem Datum.
Das Wichtigste in Kürze
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 von mehr als 800.000 Euro für Leistungen ab dem 1. Januar 2027; wer bei 800.000 Euro oder darunter liegt, darf für Leistungen aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle im inländischen B2B-Geschäft (§ 27 Absatz 38 UStG). Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Achtung beim Jahreswechsel: Für Leistungen aus 2026 muss eine Papier- oder PDF-Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein – schick sie mit etwas Puffer; danach ist nach dem Gesetzeswortlaut nur noch eine E-Rechnung sicher. Mit rechnungswandler.de erzeugst du schon heute XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen nach EN 16931 (10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) – komplett im Browser, ohne Upload und ohne Registrierung.