Die kurze Antwort: Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch du, egal wie klein dein Geschäft ist. Beim Ausstellen hast du noch etwas Luft: Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier- oder einfache PDF-Rechnungen schreiben (mit Zustimmung des Empfängers). Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Wer sich jetzt vorbereitet, hat später keinen Stress – und mit einem kostenlosen Werkzeug wie unserem Konverter brauchst du dafür nicht einmal neue Software.
Was ist eine E-Rechnung – und was ist keine?
Der wichtigste Punkt zuerst, weil hier die meisten Missverständnisse entstehen: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – also eine Datei, die Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen und verarbeiten können. Ein normales PDF ist dagegen nur ein digitales Abbild deiner Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, eine Software kann die Beträge, Steuersätze und Positionen daraus aber nicht zuverlässig auslesen.
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die beide die Norm erfüllen:
- XRechnung – eine reine XML-Datei. Sie ist der Standard für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber, wird aber zunehmend auch zwischen Unternehmen genutzt.
- ZUGFeRD – ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in der die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Vorteil: Menschen sehen eine ganz normale Rechnung, Maschinen lesen die Daten.
Welches Format du wann brauchst, erklären wir ausführlich im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt.
Der Zeitplan im Überblick
| Stichtag | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können ist Pflicht | Alle inländischen Unternehmen (B2B) |
| bis 31.12.2026 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) | Alle |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen ist Pflicht | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen ist Pflicht | Alle Unternehmen im B2B-Geschäft |
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Regelungen im Umsatzsteuergesetz verankert hat. Wichtig: Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen – hier darfst du weiterhin Papier oder PDF verwenden.
„Empfangen können" – was heißt das konkret?
Seit 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen. Du musst in der Lage sein, sie anzunehmen und zu verarbeiten. Klingt dramatischer, als es ist: Für den Empfang reicht im einfachsten Fall ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung kommt als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD) im Anhang.
Zwei Dinge solltest du trotzdem klären:
- Kannst du die Datei lesen? Eine XRechnung ist ohne Hilfsmittel nicht menschenlesbar. Du brauchst einen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm, das das Format anzeigt. Bei ZUGFeRD siehst du dagegen einfach das PDF.
- Wie bewahrst du sie auf? E-Rechnungen müssen – wie alle Rechnungen – grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar im Originalformat. Die XML-Datei einfach auszudrucken und das Papier abzuheften reicht nicht. Lege dir also eine geordnete digitale Ablage an (z. B. einen strukturierten Ordner mit regelmäßiger Sicherung).
Ausstellen ab 2027/2028: Wen trifft es wann?
Beim Ausstellen zählt dein Vorjahresumsatz:
- Lag dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, wenn du an andere Unternehmen fakturierst.
- Lag er darunter, hast du bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Danach gilt die Pflicht für alle – vom Konzern bis zur Solo-Selbstständigen.
Eine wichtige Ausnahme gibt es: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen (geregelt durch das Jahressteuergesetz 2024). Empfangen können müssen aber auch sie. Alle Details dazu findest du im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer: Musst du umstellen?.
Ebenfalls ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise – hier bleibt das bisherige Format erlaubt.
Was du jetzt konkret tun solltest
Du musst weder in Panik verfallen noch sofort eine Buchhaltungssoftware abonnieren. Diese fünf Schritte reichen für einen sauberen Start:
- Prüfe deinen Rechnungseingang. Können du oder deine Buchhaltung mit einer XML-Rechnung umgehen? Lege fest, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
- Richte eine digitale Ablage ein. Ein klar strukturierter Ordner (z. B. nach Jahr und Monat) plus regelmäßige Datensicherung – damit erfüllst du die Grundanforderung an die Aufbewahrung.
- Finde heraus, wann du ausstellen musst. Über 800.000 Euro Umsatz in 2026? Dann ist dein Stichtag der 01.01.2027. Sonst der 01.01.2028. Kleinunternehmer: keine Ausstellungspflicht.
- Teste das Erstellen einer E-Rechnung – heute noch. Mit unserem kostenlosen Konverter erzeugst du in wenigen Minuten eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung aus deinen Rechnungsdaten – ohne Registrierung und ohne dass deine Daten gespeichert werden. So weißt du schon jetzt, wie sich das anfühlt und welche Angaben du brauchst.
- Entscheide später über Software. Wenn du nur wenige Rechnungen im Monat schreibst, kommst du mit einem kostenlosen Werkzeug gut zurecht. Ab etwa fünf Rechnungen pro Monat kann sich ein Buchhaltungsprogramm lohnen, das E-Rechnungen automatisch erstellt und gleich die Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitet – einen ehrlichen Überblick gibt unser Vergleich der Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung.
Welche Angaben eine E-Rechnung braucht
Inhaltlich verlangt eine E-Rechnung dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG – nur eben maschinenlesbar strukturiert: vollständige Namen und Anschriften von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Dazu kommen je nach Empfänger Besonderheiten – Behörden verlangen zum Beispiel eine sogenannte Leitweg-ID als Zuordnungsnummer. Ein gutes Erstellungswerkzeug prüft diese Pflichtfelder automatisch, bevor die Datei erzeugt wird.
So gehst du mit der Übergangszeit um
Bis Ende 2026 leben wir in einer gemischten Welt: Manche deiner Kunden wollen schon E-Rechnungen, andere ausdrücklich noch PDF, und du selbst bekommst beides. Drei Praxis-Tipps für diese Phase:
- Frage neue Geschäftskunden nach ihrem Wunschformat. Ein Satz im Angebot („Sie erhalten die Rechnung wahlweise als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD") wirkt professionell und erspart Rückfragen. Große Unternehmen haben oft schon feste Vorgaben für Eingangsrechnungen.
- Stelle intern auf „digital zuerst" um. Auch wenn du noch PDF-Rechnungen schreibst: Gewöhne dir jetzt eine saubere digitale Ablage, fortlaufende Rechnungsnummern und vollständige Pflichtangaben an. Dann ist die Umstellung auf das strukturierte Format nur noch ein Formatwechsel, kein Prozesswechsel.
- Nutze Behördenaufträge als Testlauf. Wenn du für öffentliche Auftraggeber arbeitest, musst du ohnehin schon heute XRechnungen liefern. Das ist die beste Übung für 2027/2028 – inklusive Leitweg-ID und Versandweg.
Ein Wort zur Buchhaltung: Die E-Rechnung ändert nichts an den Grundregeln ordnungsgemäßer Buchführung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen gehören weiterhin vollständig, geordnet und unveränderbar aufbewahrt – bei E-Rechnungen eben als Datei im Originalformat. Wer seine Ablage sauber organisiert (z. B. Jahresordner mit Unterordnern je Monat plus regelmäßiger Sicherung auf einem zweiten Speicher), erfüllt die Anforderungen auch ohne teures Archivsystem. Für wachsende Unternehmen kann später ein Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem sinnvoll werden, das Rechnungen automatisch archiviert und den Steuerberater-Export gleich mitbringt.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). An Privatpersonen (B2C) darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
Was passiert, wenn ich ab meinem Stichtag keine E-Rechnung ausstelle?
Eine Rechnung im falschen Format ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Das größte praktische Risiko: Dein Geschäftskunde kann Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen und wird die Rechnung zurückweisen – du wartest also länger auf dein Geld. Dazu können steuerliche Konsequenzen kommen.
Reicht es, wenn ich mein PDF einfach umbenenne oder „digital signiere"?
Nein. Entscheidend ist der strukturierte XML-Datensatz nach EN 16931. Ein PDF bleibt ein PDF – erst die eingebetteten bzw. reinen XML-Daten machen daraus eine E-Rechnung. Wie du aus deinen bisherigen Rechnungsdaten eine echte XRechnung machst, zeigt dir Schritt für Schritt der Artikel PDF in XRechnung umwandeln – kostenlos in 3 Minuten.
Brauche ich zwingend eine kostenpflichtige Software?
Nein. Für das Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach plus geordnete Ablage. Für das gelegentliche Erstellen gibt es kostenlose Werkzeuge wie unseren Konverter. Software lohnt sich, wenn du regelmäßig viele Rechnungen schreibst und Buchhaltung, Mahnwesen und Steuer-Export aus einer Hand willst.
Muss ich alte Rechnungen nachträglich umwandeln?
Nein. Die Pflicht gilt jeweils ab dem Stichtag für neu ausgestellte Rechnungen. Bereits gestellte Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben gültig und werden ganz normal aufbewahrt.