Die kurze Antwort: Eine XRechnung erstellst du kostenlos und ohne Software, indem du deine Rechnungsdaten in ein Werkzeug gibst, das daraus eine geprüfte XML-Datei nach EN 16931 erzeugt. Mit unserem kostenlosen Konverter geht das so: 1. Bisherige Rechnung als PDF, Word oder Excel auswählen – oder die Daten ins Formular tippen. 2. Erkannte Angaben prüfen und ergänzen (bei der XRechnung fast immer: deine E-Mail und Telefonnummer, eine elektronische Adresse des Empfängers – in der Regel seine E-Mail-Adresse –, bei Behörden die Leitweg-ID). 3. „XRechnung (XML)“ als Zielformat wählen. 4. „Prüfen & umwandeln“ klicken und die Datei herunterladen. Beim ersten Mal dauert das etwa drei Minuten. Die Verarbeitung läuft in deinem Browser, deine Rechnungsdaten werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert; bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag), ohne Konto.
Stand: Oktober 2026. Diese Anleitung beschreibt den Ablauf in unserem Werkzeug und die allgemeinen Anforderungen an eine XRechnung. Sie ist keine Steuer- oder Rechtsberatung – was dein Auftraggeber im Einzelfall verlangt, steht in deinem Auftrag oder deiner Bestellung.
Warum du das überhaupt brauchst
Immer mehr Auftraggeber verlangen Rechnungen als XRechnung – allen voran Behörden und öffentliche Einrichtungen, bei denen das Format seit 2020 weitgehend vorgeschrieben ist. Und mit der E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 wird das strukturierte Format Schritt für Schritt zum Normalfall im gesamten B2B-Geschäft.
Das Problem: Deine gewohnte Rechnung aus Word, Excel oder dem PDF-Generator ist keine E-Rechnung. Eine XRechnung ist eine XML-Datendatei nach der Norm EN 16931 – Software kann sie automatisch verarbeiten, dafür ist sie ohne Spezialprogramm nicht lesbar. „PDF in XRechnung umwandeln“ heißt also genau genommen: die Daten aus deiner Rechnung in das strukturierte Format übertragen.
Welche kostenlosen Wege es gibt – ehrlich verglichen
„XRechnung erstellen kostenlos“ führt dich zu ganz unterschiedlichen Angeboten. Alle können zum Ziel führen; sie unterscheiden sich vor allem darin, wo deine Daten landen und wofür sie gedacht sind.
| Weg | Gut geeignet, wenn … | Darauf achten |
|---|---|---|
| Weberfassung im Rechnungsportal (z. B. OZG-RE des Bundes) | du an eine Behörde fakturierst, die dieses Portal nutzt | kostenlose Registrierung nötig; die Rechnung geht nur an Behörden, die am Portal angeschlossen sind – für Geschäftskunden ist das nicht gedacht |
| Online-Tool mit Upload | du schnell eine Datei brauchst und mit der Verarbeitung auf einem fremden Server einverstanden bist | Rechnung samt Kunden- und Bankdaten verlässt deinen Rechner; Datenschutzerklärung und Gratis-Grenzen prüfen |
| Werkzeug mit Verarbeitung im Browser (z. B. rechnungswandler.de) | du gelegentlich XRechnungen für Behörden oder Geschäftskunden brauchst und deine Daten auf deinem Gerät behalten willst | Versand und Ablage machst du selbst; mehr als 10 E-Rechnungen im Monat nur mit Pro (bis 31. Oktober 2026: mehr als 5 am Tag) |
| Buchhaltungssoftware | du regelmäßig viele Rechnungen schreibst | in der Regel kostenpflichtig, dafür Angebote, Mahnwesen und Steuer-Export in einem |
Wie die Einreichung bei Bund, Land und Kommune genau abläuft, erklärt der Artikel Rechnung an Behörden.
Was du vorher bereitlegen solltest
Damit die drei Minuten wirklich drei Minuten bleiben, halte diese Angaben bereit. Die meisten stehen ohnehin auf deiner bisherigen Rechnung und werden beim Einlesen automatisch erkannt – mit einer wichtigen Ausnahme: Die XRechnung verlangt deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie eine elektronische Adresse des Empfängers – in der Regel seine E-Mail-Adresse – als Pflichtangaben. Genau diese drei Angaben stehen auf klassischen Rechnungen fast nie, deshalb ergänzt du sie nach dem Einlesen praktisch immer von Hand.
- Deine Daten (Absender): Name bzw. Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (beides ist bei der XRechnung Pflicht, damit der Empfänger Rückfragen stellen kann).
- Daten des Empfängers: Name, Anschrift und eine elektronische Adresse – in der Regel seine E-Mail-Adresse.
- Leitweg-ID: Nur bei Rechnungen an Behörden. Diese Zuordnungsnummer bekommst du vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder im Auftragsschreiben. Sie sieht etwa so aus: 05315-10001-36.
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum.
- Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz je Position.
- Zahlungsangaben: deine IBAN (bei der XRechnung in der Regel Pflicht, weil fast immer per Überweisung gezahlt wird – unser Konverter fragt sie deshalb ab), Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum.
Schritt für Schritt: In 3 Minuten zur XRechnung
Schritt 1: Rechnung einlesen und Angaben prüfen (ca. 2 Minuten)
Öffne den Konverter, wähle „Datei hochladen“ (die Datei bleibt dabei auf deinem Gerät) und ziehe deine bisherige Rechnung hinein – als PDF, Word (.docx) oder Excel (.xlsx). Das Auslesen passiert direkt in deinem Browser, die Datei verlässt dein Gerät nicht. Die erkannten Angaben – etwa Adressen, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge – sind danach schon vorausgefüllt. Das Formular zeigt dir übersichtlich, was bereits erkannt wurde, und fragt gezielt die noch offenen Pflichtangaben ab – bei der XRechnung typischerweise E-Mail und Telefon, siehe oben. Du prüfst, ergänzt und bestätigst. Die Summen musst du nicht ausrechnen: Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag berechnet das Werkzeug live aus den Positionen – das vermeidet die Rechenfehler, die bei handgemachten Rechnungen am häufigsten auffallen.
Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Automatische Erkennung ist nie perfekt – je nach Aufbau deiner Rechnung wird mal mehr, mal weniger erkannt. Deshalb prüfst und bestätigst du die Angaben immer selbst, bevor eine Datei entsteht. Verantwortlich für den Inhalt der Rechnung bleibst am Ende du.
Du hast gar keine Datei, nur Zahlen auf Papier oder im Kopf? Dann wähle stattdessen „Daten eingeben“ und trage die Angaben Schritt für Schritt ins Formular ein – dieser Weg ist genauso kostenlos und führt zum selben Ergebnis. Das Formular ist in die Blöcke Absender, Empfänger, Rechnungsdaten, Positionen und Zahlung gegliedert und erklärt bei jedem Feld, was hineingehört.
Schritt 2: Zielformat wählen (10 Sekunden)
Wähle „XRechnung (XML)“. Das ist das richtige Format, wenn dein Empfänger eine Behörde ist oder es ausdrücklich verlangt. Kleiner Hinweis: Nach dem Einlesen einer Datei ist ZUGFeRD vorausgewählt, weil dieses Format ohne die zusätzlichen Kontakt-Pflichtangaben auskommt – für die XRechnung stellst du das Zielformat hier also bewusst um. Für Geschäftskunden ohne Vorgabe ist meist ZUGFeRD praktischer – den Unterschied erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Schritt 3: Prüfen lassen und herunterladen (30 Sekunden)
Klicke auf „Prüfen & umwandeln“. Das Werkzeug prüft deine Angaben jetzt auf Herz und Nieren: Sind alle Pflichtfelder der Norm EN 16931 ausgefüllt? Stimmen Summen und Steuersätze zusammen? Ist die IBAN-Prüfziffer korrekt, das Datum plausibel, die Leitweg-ID im richtigen Format? Fehlt etwas, bekommst du eine verständliche Liste mit Hinweisen – korrigieren, erneut prüfen, fertig. Ist alles in Ordnung, erscheint der grüne Prüfbericht und du lädst die XML-Datei herunter.
Die Datei heißt dann zum Beispiel xrechnung-RE-2026-0087.xml und ist deine E-Rechnung – kein Wasserzeichen, keine versteckten Kosten, keine Registrierung.
Was du mit der fertigen Datei machst
Versenden: Geschäftskunden schickst du die XML-Datei meist als E-Mail-Anhang. Bei Behörden gilt, was der Auftraggeber vorgibt: Rechnungen an Bundesbehörden gehen ausschließlich über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE (Registrierung nötig, kostenlos); Länder und Kommunen nutzen eigene Portale oder E-Mail-Adressen. Details stehen im Artikel Rechnung an Behörden.
Aufbewahren: Die XML-Datei ist das Original deiner Ausgangsrechnung und muss wie jede Rechnung aufbewahrt werden. Speichere sie in deiner Rechnungsablage – nicht nur den Ausdruck oder eine PDF-Ansicht.
Lesen: Öffnest du die Datei per Doppelklick, siehst du XML-Code. Das ist normal und kein Fehler. Zum bequemen Anschauen gibt es kostenlose Viewer; dein Empfänger liest die Datei ohnehin mit seiner Software ein.
Die häufigsten Stolpersteine – und wie du sie vermeidest
- Leitweg-ID fehlt oder ist falsch: Bei Behördenrechnungen ist sie entscheidend für die Zuordnung. Übernimm sie exakt so, wie dein Auftraggeber sie dir genannt hat, inklusive Bindestriche.
- Rechenfehler aus der alten Rechnung übernommen: Wenn unser Prüfbericht andere Summen anzeigt als deine alte PDF-Rechnung, rechne kurz nach – häufig war die alte Rechnung falsch gerundet. Es gilt: Die Summen werden aus den Positionen berechnet, nicht umgekehrt.
- 0 % Umsatzsteuer ohne Begründung: Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist (z. B. als Kleinunternehmer nach § 19 UStG), verlangt die Norm eine Begründung in der Rechnung. Das Formular fragt automatisch danach. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
- Vertipper bei IBAN oder USt-IdNr.: Beides prüft der Konverter automatisch auf Plausibilität – die IBAN sogar mit echter Prüfziffernrechnung.
Ein durchgerechnetes Beispiel
So sieht der Ablauf mit echten Zahlen aus. Die Malerin Petra hat der Stadt Köln bisher diese PDF-Rechnung geschickt: 12 Stunden Malerarbeiten à 58,00 Euro netto, 19 % Umsatzsteuer. Sie liest die PDF im Konverter ein und kontrolliert die vorausgefüllten Angaben:
- Absender: Petra Muster Malerbetrieb, Werkstattstraße 4, 50667 Köln, USt-IdNr. DE123456789 – automatisch erkannt. Von Hand ergänzt sie ihre E-Mail und Telefonnummer für Rückfragen, denn die standen auf der alten Rechnung nicht.
- Empfänger: Stadt Köln – Bauamt mit Anschrift – erkannt. Sie trägt die E-Mail-Adresse des Bauamts nach und als Käufer-Referenz die Leitweg-ID aus dem Auftragsschreiben, z. B. 05315-10001-36.
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer RE-2026-0087, Rechnungsdatum, Leistungsdatum.
- Position: „Malerarbeiten Flur EG“, Menge 12, Einheit Stunde, Einzelpreis 58,00 Euro, 19 % USt.
- Zahlung: IBAN, Zahlungsziel 14 Tage.
- Zielformat: von ZUGFeRD (der Voreinstellung nach dem Einlesen) auf „XRechnung (XML)“ umgestellt, weil die Stadt das verlangt.
Der Konverter rechnet live mit: 696,00 Euro netto, 132,24 Euro Umsatzsteuer, 828,24 Euro gesamt. Nach „Prüfen & umwandeln“ zeigt der Prüfbericht fünf grüne Haken – „Pflichtfelder EN 16931“, „XRechnung-Pflichtangaben“, „Summen & Steuersätze“, „IBAN-Prüfziffer“ und „Datums- & ID-Formate“ (dort steckt auch die Prüfung der Leitweg-ID) – und Petra lädt die Datei xrechnung-RE-2026-0087.xml herunter. Gesamtdauer beim ersten Mal: unter fünf Minuten, bei der nächsten Rechnung deutlich schneller, weil Einlesen, Ergänzen und Prüfen dann Routine sind.
Das Beispiel zeigt auch den größten Unterschied zur PDF-Welt: Petra rechnet nichts mehr selbst. Hätte sie sich in ihrer alten Vorlage bei der Steuer verrechnet, wäre die Rechnung von der Behörde beanstandet worden – der Prüfschritt fängt genau solche Fehler ab, bevor die Datei überhaupt entsteht.
Häufige Fragen
Kostet die Umwandlung wirklich nichts?
Ja. Bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) – ohne Konto, ohne Wasserzeichen, ohne Testphase, die abläuft. Finanziert wird das Angebot über eine optionale Pro-Version für Vielnutzer. Ansehen und Prüfen sowie der XRechnung-Viewer bleiben unbegrenzt kostenlos.
Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen oder gespeichert?
Nein. Auslesen, Prüfung und Erzeugung der XML-Datei laufen in deinem Browser auf deinem Gerät; deine Rechnungen werden nicht an unseren Server geschickt und nicht gespeichert. Ausnahmen gibt es nur in Pro und nur auf deinen Wunsch: die KI-Erkennung (dann geht nur der gelesene Text an einen Dienst in der EU, nicht die Datei) sowie gespeicherte Absender-Profile, Vorlagen und Nummernkreis-Zählerstände – nie die Rechnung selbst.
Woher weiß ich, dass die Datei wirklich gültig ist?
Jede Datei durchläuft vor dem Download eine Prüfung der Pflichtfelder, Summen und Formate nach EN 16931. Zusätzlich prüfen wir nach jeder Änderung am Erzeugungsverfahren Testdateien mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT – der Stelle, die den XRechnung-Standard herausgibt.
Kann ich auch eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen?
Ja, mit denselben Daten und demselben Ablauf – wähle einfach ZUGFeRD als Zielformat; nach dem Einlesen einer Datei ist es sogar schon vorausgewählt. Kostenlos entsteht dabei eine vollwertige ZUGFeRD-Rechnung mit sauber gestalteter Sichtseite. Mit der Pro-Version kannst du beim Upload einer PDF- oder Word-Rechnung zusätzlich „Original-Layout beibehalten“ wählen – die sichtbare Seite der E-Rechnung sieht dann aus wie deine bisherige Rechnung. Für die XRechnung spielt das keine Rolle, denn sie ist reines XML ohne Sichtseite. Eine Anleitung findest du im Artikel ZUGFeRD-Rechnung erstellen ohne Software.
Was ist mit wiederkehrenden Rechnungen an denselben Kunden?
Für gelegentliche Rechnungen liest du einfach jedes Mal die aktuelle Datei ein oder gibst die Daten ein – das bleibt kostenlos, bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag). Wer regelmäßig viele Rechnungen umwandelt, bekommt mit rechnungswandler.de Pro unbegrenzte Umwandlungen, Absender-Profile, Vorlagen und Stapelverarbeitung (bis zu 10 Dateien in einem Durchgang) – als Abo für 6,99 € im Monat oder 59 € im Jahr, zum Ausprobieren auch als 24-Stunden-Pass für 2,99 €.
Das Wichtigste in Kürze
Auf rechnungswandler.de wandelst du deine bisherige PDF-, Word- oder Excel-Rechnung in etwa drei Minuten in eine gültige XRechnung nach EN 16931 um: Datei einlesen lassen, erkannte Angaben prüfen und ergänzen, „XRechnung (XML)“ als Zielformat wählen, geprüfte Datei herunterladen. Auslesen, Prüfung und Umwandlung laufen dabei komplett im Browser, ohne Upload deiner Daten auf einen Server. Bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) – ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen.