Die kurze Antwort: Du brauchst weder teure Software noch technisches Wissen, um aus deiner bisherigen PDF-Rechnung eine gültige XRechnung zu machen. Öffne deine Rechnung, übertrage die Angaben in unseren kostenlosen Konverter, wähle „XRechnung (XML)" als Zielformat und lade die geprüfte Datei herunter – fertig. Das dauert beim ersten Mal etwa drei Minuten, mit etwas Übung deutlich weniger. Deine Daten werden dabei nicht gespeichert: Die Umwandlung läuft komplett in deinem Browser.
Warum du das überhaupt brauchst
Immer mehr Auftraggeber verlangen Rechnungen als XRechnung – allen voran Behörden und öffentliche Einrichtungen, bei denen das Format seit 2020 weitgehend vorgeschrieben ist. Und mit der E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 wird das strukturierte Format Schritt für Schritt zum Normalfall im gesamten B2B-Geschäft.
Das Problem: Deine gewohnte Rechnung aus Word, Excel oder dem PDF-Generator ist keine E-Rechnung. Eine XRechnung ist eine XML-Datendatei nach der Norm EN 16931 – Software kann sie automatisch verarbeiten, dafür ist sie ohne Spezialprogramm nicht lesbar. „PDF in XRechnung umwandeln" heißt also genau genommen: die Daten aus deiner Rechnung in das strukturierte Format übertragen.
Was du vorher bereitlegen solltest
Damit die drei Minuten wirklich drei Minuten bleiben, halte diese Angaben bereit – die meisten stehen ohnehin auf deiner bisherigen Rechnung:
- Deine Daten (Absender): Name bzw. Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (beides ist bei der XRechnung Pflicht, damit der Empfänger Rückfragen stellen kann).
- Daten des Empfängers: Name, Anschrift und E-Mail-Adresse.
- Leitweg-ID: Nur bei Rechnungen an Behörden. Diese Zuordnungsnummer bekommst du vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder im Auftragsschreiben. Sie sieht etwa so aus: 05315-10001-11.
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum.
- Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz je Position.
- Zahlungsangaben: deine IBAN (bei der XRechnung Pflicht), Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum.
Schritt für Schritt: In 3 Minuten zur XRechnung
Schritt 1: Konverter öffnen und Daten eintragen (ca. 2 Minuten)
Öffne den Konverter und lege deine bisherige Rechnung daneben – auf dem zweiten Bildschirm, dem Handy oder ausgedruckt. Übertrage die Angaben in die Formularfelder. Das Formular ist in die Blöcke Absender, Empfänger, Rechnungsdaten, Positionen und Zahlung gegliedert und erklärt bei jedem Feld, was hineingehört. Die Summen musst du nicht ausrechnen: Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag berechnet das Werkzeug live aus deinen Positionen – das vermeidet die Rechenfehler, die bei handgemachten Rechnungen am häufigsten auffallen.
Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Einen automatischen PDF-Upload, der die Felder selbst ausfüllt, bauen wir gerade. Aber selbst wenn er fertig ist, gilt: Automatische Erkennung ist nie perfekt, du wirst die erkannten Daten immer prüfen und bestätigen. Verantwortlich für den Inhalt der Rechnung bleibst am Ende du.
Schritt 2: Zielformat wählen (10 Sekunden)
Wähle „XRechnung (XML)". Das ist das richtige Format, wenn dein Empfänger eine Behörde ist oder es ausdrücklich verlangt. Für Geschäftskunden ohne Vorgabe ist meist ZUGFeRD praktischer – den Unterschied erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Schritt 3: Prüfen lassen und herunterladen (30 Sekunden)
Klicke auf „Prüfen & umwandeln". Das Werkzeug prüft deine Angaben jetzt auf Herz und Nieren: Sind alle Pflichtfelder der Norm EN 16931 ausgefüllt? Stimmen Summen und Steuersätze zusammen? Ist die IBAN-Prüfziffer korrekt, das Datum plausibel, die Leitweg-ID im richtigen Format? Fehlt etwas, bekommst du eine verständliche Liste mit Hinweisen – korrigieren, erneut prüfen, fertig. Ist alles in Ordnung, erscheint der grüne Prüfbericht und du lädst die XML-Datei herunter.
Die Datei heißt dann zum Beispiel xrechnung-RE-2026-0087.xml und ist deine E-Rechnung – kein Wasserzeichen, keine versteckten Kosten, keine Registrierung.
Was du mit der fertigen Datei machst
Versenden: In den allermeisten Fällen schickst du die XML-Datei einfach als E-Mail-Anhang an die Rechnungsadresse deines Auftraggebers. Manche Behörden nutzen stattdessen Einreichungsportale (etwa die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern) – dort lädst du dieselbe Datei hoch.
Aufbewahren: Die XML-Datei ist das Original deiner Ausgangsrechnung und muss wie jede Rechnung aufbewahrt werden. Speichere sie in deiner Rechnungsablage – nicht nur den Ausdruck oder eine PDF-Ansicht.
Lesen: Öffnest du die Datei per Doppelklick, siehst du XML-Code. Das ist normal und kein Fehler. Zum bequemen Anschauen gibt es kostenlose Viewer; dein Empfänger liest die Datei ohnehin mit seiner Software ein.
Die häufigsten Stolpersteine – und wie du sie vermeidest
- Leitweg-ID fehlt oder ist falsch: Bei Behördenrechnungen ist sie entscheidend für die Zuordnung. Übernimm sie exakt so, wie dein Auftraggeber sie dir genannt hat, inklusive Bindestriche.
- Rechenfehler aus der alten Rechnung übernommen: Wenn unser Prüfbericht andere Summen anzeigt als deine alte PDF-Rechnung, rechne kurz nach – häufig war die alte Rechnung falsch gerundet. Es gilt: Die Summen werden aus den Positionen berechnet, nicht umgekehrt.
- 0 % Umsatzsteuer ohne Begründung: Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist (z. B. als Kleinunternehmer nach § 19 UStG), verlangt die Norm eine Begründung in der Rechnung. Das Formular fragt automatisch danach. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
- Vertipper bei IBAN oder USt-IdNr.: Beides prüft der Konverter automatisch auf Plausibilität – die IBAN sogar mit echter Prüfziffernrechnung.
Ein durchgerechnetes Beispiel
So sieht der Ablauf mit echten Zahlen aus. Die Malerin Petra hat der Stadt Köln bisher diese PDF-Rechnung geschickt: 12 Stunden Malerarbeiten à 58,00 Euro netto, 19 % Umsatzsteuer. Für die XRechnung überträgt sie:
- Absender: Petra Muster Malerbetrieb, Werkstattstraße 4, 50667 Köln, USt-IdNr. DE123456789, dazu E-Mail und Telefon für Rückfragen.
- Empfänger: Stadt Köln – Bauamt mit Anschrift und E-Mail; als Käufer-Referenz die Leitweg-ID aus dem Auftragsschreiben, z. B. 05315-10001-11.
- Rechnungsdaten: Rechnungsnummer RE-2026-0087, Rechnungsdatum, Leistungsdatum.
- Position: „Malerarbeiten Flur EG", Menge 12, Einheit Stunde, Einzelpreis 58,00 Euro, 19 % USt.
- Zahlung: IBAN, Zahlungsziel 14 Tage.
Der Konverter rechnet live mit: 696,00 Euro netto, 132,24 Euro Umsatzsteuer, 828,24 Euro gesamt. Nach „Prüfen & umwandeln" zeigt der Prüfbericht vier grüne Haken – Pflichtfelder, Summen, Leitweg-ID-Format, IBAN-Prüfziffer – und Petra lädt die Datei xrechnung-RE-2026-0087.xml herunter. Gesamtdauer beim ersten Mal: unter fünf Minuten, bei der nächsten Rechnung deutlich schneller, weil sie ihre Absenderdaten schon kennt.
Das Beispiel zeigt auch den größten Unterschied zur PDF-Welt: Petra rechnet nichts mehr selbst. Hätte sie sich in ihrer alten Vorlage bei der Steuer verrechnet, wäre die Rechnung von der Behörde beanstandet worden – der Prüfschritt fängt genau solche Fehler ab, bevor die Datei überhaupt entsteht.
Häufige Fragen
Kostet die Umwandlung wirklich nichts?
Ja. Bis zu fünf Umwandlungen pro Tag sind dauerhaft kostenlos – ohne Konto, ohne Wasserzeichen, ohne Testphase, die abläuft. Finanziert wird das Angebot über klar gekennzeichnete Software-Empfehlungen und eine optionale Pro-Version für Vielnutzer.
Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen oder gespeichert?
Nein. Die Prüfung und die Erzeugung der XML-Datei laufen vollständig in deinem Browser auf deinem Gerät. Deine Rechnungsdaten verlassen deinen Rechner nicht und werden nirgendwo gespeichert.
Woher weiß ich, dass die Datei wirklich gültig ist?
Jede Datei durchläuft vor dem Download eine Prüfung der Pflichtfelder, Summen und Formate nach EN 16931. Zusätzlich validieren wir das Erzeugungsverfahren regelmäßig mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT – der Stelle, die den XRechnung-Standard herausgibt.
Kann ich auch eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen?
Ja, mit denselben Daten und demselben Ablauf – wähle einfach ZUGFeRD als Zielformat. Eine Anleitung dazu findest du im Artikel ZUGFeRD-Rechnung erstellen ohne Software.
Was ist mit wiederkehrenden Rechnungen an denselben Kunden?
Aktuell gibst du die Daten je Rechnung ein. Absender-Profile, gespeicherte Vorlagen und Stapelverarbeitung sind Teil der geplanten Pro-Version – für gelegentliche Rechnungen brauchst du sie nicht.