Die kurze Antwort: Du kannst deine bisherige PDF-Rechnung kostenlos in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln, ohne Software zu installieren und ohne Abo. So geht’s mit unserem kostenlosen Konverter: 1. PDF-Rechnung (oder Word/Excel) auswählen – sie wird direkt in deinem Browser ausgelesen, nicht auf einen Server hochgeladen. 2. Die erkannten Angaben prüfen und Fehlendes ergänzen. 3. „ZUGFeRD (PDF)“ als Zielformat wählen (nach dem Einlesen ist es schon vorausgewählt). 4. „Prüfen & umwandeln“ klicken und die fertige ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 herunterladen. Bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag), ohne Konto und ohne Wasserzeichen.
Stand: Oktober 2026. Die Angaben zu zulässigen Formaten folgen Abschnitt 14.1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025. Dieser Text ist eine praktische Anleitung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was „PDF in ZUGFeRD umwandeln“ technisch bedeutet
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit doppeltem Boden: Nach außen eine ganz normale Rechnung, die jeder öffnen und lesen kann. Im Inneren steckt eine strukturierte Datendatei (bei aktuellen ZUGFeRD-Versionen factur-x.xml) mit allen Rechnungsangaben nach der Norm EN 16931 – Beträge, Steuersätze, Bankverbindung, maschinenlesbar.
Dein bisheriges PDF hat diesen Datenteil nicht. „Umwandeln“ heißt deshalb immer: Die Angaben aus deiner Rechnung werden ausgelesen, geprüft und daraus wird eine neue PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML erzeugt. Ein Werkzeug, das nur die Dateiendung ändert oder dein PDF „neu speichert“, erzeugt keine E-Rechnung.
Zwei Folgen für die Praxis:
- Prüfen bleibt deine Aufgabe. Automatische Erkennung ist nie perfekt; was im Datenteil steht, ist die Rechnung, die die Software deines Kunden verbucht.
- Das Aussehen kann sich ändern. Kostenlos erzeugt unser Konverter die sichtbare Seite im aufgeräumten Layout „Petrol Pur“. Soll die ZUGFeRD-PDF genauso aussehen wie deine Original-Rechnung, ist „Original-Layout beibehalten“ eine Funktion von Pro.
Schritt für Schritt: PDF in ZUGFeRD umwandeln
Schritt 1: Rechnung einlesen
Öffne den Konverter und wähle deine bisherige Rechnung aus – als PDF, Word (.docx) oder Excel (.xlsx), bis 10 MB. Das Auslesen passiert in deinem Browser. Auch eingescannte PDFs ohne Textebene gehen: Die Texterkennung startet auf deinen Klick, läuft ebenfalls im Browser und ist kostenlos. Du hast gar keine Datei? Dann gibst du die Daten einfach ins Formular ein.
Schritt 2: Angaben prüfen und ergänzen
Das Formular zeigt dir, was erkannt wurde, und fragt gezielt nach, was noch fehlt – zum Beispiel ein Leistungsdatum, das auf deiner alten Rechnung nicht stand. Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge rechnet das Werkzeug aus den Positionen selbst aus. Weichen sie von deiner alten Rechnung ab, rechne kurz nach: Häufig war das Original falsch gerundet.
Schritt 3: Zielformat „ZUGFeRD (PDF)“
Nach dem Einlesen einer Datei ist ZUGFeRD bereits ausgewählt. Für Geschäftskunden ohne besondere Vorgabe ist das fast immer die richtige Wahl; Behörden verlangen dagegen meist eine XRechnung.
Schritt 4: Prüfen, herunterladen, versenden
Nach „Prüfen & umwandeln“ kontrolliert das Werkzeug Pflichtfelder, Summen, Steuersätze und die IBAN-Prüfziffer. Ist alles in Ordnung, lädst du die PDF herunter, zum Beispiel zugferd-RE-2026-0088.pdf, und verschickst sie wie gewohnt per E-Mail.
Drei Wege im ehrlichen Vergleich
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Welcher passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst und wie wichtig dir ist, wo deine Daten verarbeitet werden.
| Weg | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Online-Tool mit Upload (Verarbeitung auf dem Server des Anbieters) | Oft schnell und ohne Installation; manche Dienste bieten Extras wie Versand oder Archiv | Deine Rechnung mit Kundendaten und Bankverbindung verlässt deinen Rechner; du musst der Datenschutzerklärung des Anbieters vertrauen; Gratis-Stufen sind teils begrenzt |
| Werkzeug mit Verarbeitung im Browser (z. B. rechnungswandler.de) | Rechnungsdaten bleiben auf deinem Gerät; kein Konto nötig; 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag) | Kein Versand, kein Archiv – Ablage und E-Mail machst du selbst; für mehr Rechnungen braucht es die Bezahlversion |
| Buchhaltungssoftware | Rechnung entsteht direkt aus Auftrag oder Angebot; Versand, Mahnwesen und Steuer-Export aus einer Hand | Laufende Kosten; Einarbeitung; bei Cloud-Lösungen liegen deine Daten beim Anbieter |
Unsere ehrliche Faustregel: Für ein paar Rechnungen im Monat reicht ein kostenloses Werkzeug völlig. Schreibst du regelmäßig viele, spart eine Buchhaltungssoftware auf Dauer Zeit. Worauf du bei jedem Werkzeug achten solltest, fasst der Artikel E-Rechnung-Tool auswählen zusammen.
Das richtige Profil: EN 16931 (COMFORT)
ZUGFeRD gibt es in mehreren „Profilen“, die festlegen, wie viele Angaben im Datenteil stecken:
| Profil | Was drinsteckt | Erfüllt die E-Rechnungspflicht? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Eckdaten (Beträge, Parteien) | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Kopfdaten und einfache Positionen | Ja, für einfache Rechnungen |
| EN 16931 (COMFORT) | Alle Pflichtfelder der EU-Norm | Ja – der Standardfall |
| EXTENDED | Zusatzfelder für Sonderfälle | Ja – den Einsatz vorher mit dem Empfänger abstimmen |
Merken musst du dir nur eines: Profil EN 16931 ist die sichere Wahl. Unser Konverter erzeugt ZUGFeRD grundsätzlich in diesem Profil – du musst nichts einstellen.
Neben dem Profil zählt die Version: Die Finanzverwaltung nennt „das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ als zulässiges E-Rechnungsformat (Abschnitt 14.1 Absatz 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Erzeugt eine ältere Branchensoftware noch ZUGFeRD 1.0, gilt das Ergebnis nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht als zulässiges ZUGFeRD-Format (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 30) – verlass dich nicht darauf. Unser Konverter arbeitet mit ZUGFeRD 2.x.
So prüfst du die fertige Datei selbst
- Sichtprüfung: Öffne die PDF und lies sie wie dein Kunde. Stimmen Empfänger, Positionen, Beträge und Bankverbindung? Sichtseite und Datenteil entstehen aus denselben Angaben.
- Anhang kontrollieren: Lass dir im PDF-Reader die Dateianhänge anzeigen (meist über das Büroklammer-Symbol). Dort muss die
factur-x.xmlliegen. - Validator: Wer es genau wissen will, prüft die Datei mit einem ZUGFeRD-Validator. Achte darauf, dass er sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch die Regeln der EN 16931 prüft.
Und ganz wichtig: Bearbeite die fertige Datei nicht nachträglich mit PDF-Werkzeugen – kein Komprimieren, Zusammenfügen oder „Drucken als PDF“. Dabei kann der Datenteil verloren gehen. Ändert sich etwas, erzeugst du die Rechnung neu.
Häufige Fragen
Kann ich mein bestehendes Rechnungs-PDF direkt in ZUGFeRD umwandeln?
Ja. Du wählst die PDF im Konverter aus, die Angaben werden im Browser ausgelesen und vorausgefüllt, du prüfst sie, und es entsteht eine neue ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Das klappt auch mit Word- und Excel-Rechnungen und – per Texterkennung – mit eingescannten PDFs.
Ist das wirklich kostenlos?
Ja. Bis zu 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag), ohne Konto und ohne Wasserzeichen. Ansehen und Prüfen sowie der XRechnung-Viewer bleiben unbegrenzt kostenlos. Wer mehr braucht oder das Original-Layout behalten will, kann Pro nutzen – als 24-Stunden-Pass für 2,99 Euro, als Abo für 6,99 Euro im Monat oder 59 Euro im Jahr.
Wird meine Rechnung dabei hochgeladen?
Nein. Auslesen, Prüfung und Erzeugung laufen in deinem Browser; deine Rechnungen werden nicht an unseren Server geschickt und nicht gespeichert. Ausnahmen gibt es nur in Pro und nur auf deinen Wunsch: die KI-Erkennung (dann geht nur der gelesene Text an einen Dienst in der EU, nicht die Datei) sowie gespeicherte Absender-Profile, Vorlagen und Nummernkreis-Zählerstände – nie die Rechnung selbst.
Ist die kostenlose ZUGFeRD-Rechnung normgerecht?
Ja. Der Konverter erzeugt das Profil EN 16931 auf Basis von PDF/A-3. Nach jeder Änderung am Erzeugungsverfahren prüfen wir Testdateien mit einem ZUGFeRD-Validator – sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch die Rechnungsregeln der EN 16931.
Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028?
Ja – ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Absatz 14 UStAE). Das Profil EN 16931, das unser Konverter erzeugt, erfüllt beides. Wer ab wann umstellen muss, steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Brauche ich stattdessen eine XRechnung?
Nur, wenn dein Kunde sie verlangt – meist Behörden. Dann wählst du im selben Ablauf „XRechnung (XML)“; die Anleitung dazu steht in PDF in XRechnung umwandeln.
Das Wichtigste in Kürze
Eine PDF-Rechnung wandelst du in eine ZUGFeRD-Rechnung um, indem die Rechnungsangaben ausgelesen, geprüft und als factur-x.xml in eine neue PDF/A-3-Datei eingebettet werden – das bloße Umbenennen oder Neuspeichern eines PDFs reicht nicht. Mit rechnungswandler.de geht das kostenlos in vier Schritten: Datei einlesen, Angaben prüfen, „ZUGFeRD (PDF)“ wählen, geprüfte Datei herunterladen. Das Ergebnis entspricht dem Profil EN 16931 und damit der E-Rechnungspflicht; die Verarbeitung läuft komplett im Browser, ohne Upload, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen, bei bis zu 10 kostenlosen E-Rechnungen pro Monat (bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag).