Die kurze Antwort: Für eine ZUGFeRD-Rechnung brauchst du keine Buchhaltungssoftware und kein Abo. Du gibst deine Rechnungsdaten in unseren kostenlosen Konverter ein, wählst „ZUGFeRD (PDF)" als Zielformat und erhältst eine fertige PDF-Rechnung mit eingebetteten E-Rechnungsdaten im Profil EN 16931 – normgerecht, ansehnlich gestaltet und sofort versandfertig. Die Erzeugung läuft direkt in deinem Browser; deine Daten werden nicht gespeichert.
Was eine ZUGFeRD-Rechnung besonders macht
ZUGFeRD ist das E-Rechnungsformat mit dem doppelten Boden: Nach außen eine ganz normale PDF-Rechnung, die jeder öffnen, lesen und ausdrucken kann. Im Inneren steckt zusätzlich eine strukturierte Datendatei (factur-x.xml) mit sämtlichen Rechnungsangaben nach der Norm EN 16931 – Beträge, Steuersätze, Bankverbindung, alles maschinenlesbar.
Der Clou: Der Empfänger braucht nichts Besonderes. Hat dein Kunde eine moderne Buchhaltungssoftware, erkennt sie die eingebetteten Daten und übernimmt die Rechnung automatisch – ohne Abtippen, ohne Erkennungsfehler. Hat er keine, sieht er einfach eine gewohnte PDF-Rechnung. Deshalb ist ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen meist die praktischste Wahl, während Behörden in der Regel eine XRechnung verlangen.
Technisch basiert ZUGFeRD auf PDF/A-3, einem Standard für Langzeitarchivierung, der eingebettete Dateien ausdrücklich erlaubt. Seit Version 2 ist ZUGFeRD zudem identisch mit dem französischen Standard Factur-X – deine Rechnung funktioniert also auch international.
Das richtige Profil: EN 16931 (COMFORT)
ZUGFeRD gibt es in mehreren „Profilen", die festlegen, wie viele Angaben im Datenteil stecken:
| Profil | Was drinsteckt | Erfüllt die E-Rechnungspflicht? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Eckdaten (Beträge, Parteien) | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Kopfdaten und einfache Positionen | Ja, für einfache Rechnungen |
| EN 16931 (COMFORT) | Alle Pflichtfelder der EU-Norm | Ja – der Standardfall |
| EXTENDED | Zusatzfelder für Sonderfälle | Ja |
Merken musst du dir davon nur eines: Profil EN 16931 ist die sichere Wahl. Es enthält alle Pflichtangaben der Norm und wird von jeder E-Rechnungs-Software verstanden. Unser Konverter erzeugt ZUGFeRD deshalb grundsätzlich in diesem Profil – du musst nichts einstellen.
Schritt für Schritt zur ZUGFeRD-Rechnung
Schritt 1: Rechnungsdaten eingeben
Öffne den Konverter und fülle das Formular aus: Absender (deine Firmendaten inklusive USt-IdNr. oder Steuernummer), Empfänger, Rechnungsnummer und Daten, deine Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz sowie die Zahlungsangaben mit IBAN. Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge rechnet das Werkzeug automatisch aus deinen Positionen aus – Tippfehler bei den Summen sind damit ausgeschlossen.
Schritt 2: „ZUGFeRD (PDF)" als Zielformat wählen
Im Schritt Zielformat wählst du die Karte ZUGFeRD (PDF). Die Ein-Satz-Erklärung daneben hilft dir bei der Entscheidung; für Geschäftskunden ohne besondere Vorgabe ist ZUGFeRD fast immer richtig.
Schritt 3: Prüfen, herunterladen, versenden
Nach dem Klick auf „Prüfen & umwandeln" kontrolliert das Werkzeug alle Pflichtfelder, Summen und Formate. Ist alles in Ordnung, lädst du die fertige PDF herunter – zum Beispiel zugferd-RE-2026-0088.pdf. Öffne sie ruhig einmal: Du siehst eine sauber gestaltete Rechnung mit Positionstabelle, Steueraufstellung und Zahlungsblock. Die eingebetteten E-Rechnungsdaten arbeiten unsichtbar im Hintergrund. Anschließend verschickst du die Datei wie jede Rechnung per E-Mail.
Was der Empfänger mit deiner ZUGFeRD-Rechnung macht
- Empfänger ohne spezielle Software öffnet das PDF im Reader, liest die Rechnung und überweist. Für ihn ist es eine normale, ordentlich gestaltete PDF-Rechnung.
- Empfänger mit Buchhaltungssoftware zieht die Datei in sein Programm; das liest die eingebetteten XML-Daten und verbucht Beträge, Steuersätze und Fälligkeit automatisch. Genau dafür wurde das Format gemacht.
- Neugierige können sich im PDF-Reader die Dateianhänge anzeigen lassen – dort liegt die
factur-x.xmlmit den strukturierten Daten.
Darauf solltest du achten
- Vollständige Pflichtangaben: Wie jede Rechnung braucht auch eine ZUGFeRD-Rechnung die Angaben nach § 14 UStG – von der fortlaufenden Rechnungsnummer bis zum Leistungsdatum. Unser Prüfschritt weist dich auf Fehlendes hin, bevor die Datei erzeugt wird.
- 0 % Umsatzsteuer nur mit Begründung: Weist du keine Umsatzsteuer aus – etwa als Kleinunternehmer nach § 19 UStG – gehört der Grund in die Rechnung. Das Formular fragt automatisch danach; Details im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
- Original aufbewahren: Die heruntergeladene PDF-Datei ist dein Rechnungsoriginal und wird digital aufbewahrt – dank PDF/A-3 ist sie dafür technisch bestens geeignet.
- Nicht nachträglich bearbeiten: Verändere die fertige Datei nicht mit PDF-Werkzeugen (Seiten drehen, drucken als neues PDF etc.) – dabei können die eingebetteten Daten verloren gehen. Wenn sich etwas ändert, erzeuge die Rechnung einfach neu.
So prüfst du deine ZUGFeRD-Rechnung selbst
Du willst sichergehen, dass alles stimmt, bevor du die Rechnung verschickst? Drei schnelle Kontrollen, ganz ohne Fachwissen:
- Sichtprüfung im PDF-Reader: Öffne die Datei und lies die Rechnung wie dein Kunde. Stimmen Empfänger, Positionen, Beträge und Bankverbindung? Was hier steht, steht genauso in den eingebetteten Daten – beides wird aus denselben Angaben erzeugt.
- Anhang kontrollieren: Lass dir im PDF-Reader die Dateianhänge anzeigen (in den meisten Programmen über das Büroklammer-Symbol). Dort muss eine Datei namens
factur-x.xmlliegen – das ist der maschinenlesbare Teil deiner Rechnung. - Kostenlose Online- und Offline-Validatoren: Wer es genau wissen will, prüft die Datei mit einem ZUGFeRD-Validator, etwa dem Open-Source-Werkzeug des Mustangproject. Er kontrolliert sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch die Einhaltung der EN-16931-Regeln und erstellt einen Prüfbericht.
In der Praxis brauchst du Schritt 3 selten: Unser Konverter lässt nur Rechnungen durch, deren Pflichtfelder, Summen und Formate die Plausibilitätsprüfung bestehen, und das Erzeugungsverfahren selbst wird regelmäßig gegen die offiziellen Validatoren getestet. Aber gerade beim allerersten Versand an einen wichtigen Kunden gibt die eigene Kontrolle ein gutes Gefühl.
Und wenn ich regelmäßig viele Rechnungen schreibe?
Für gelegentliche Rechnungen – sagen wir bis etwa fünf im Monat – ist der kostenlose Weg völlig ausreichend. Schreibst du deutlich mehr, lohnt sich der Blick auf eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus der Auftragsverwaltung erzeugt, den Versand übernimmt und gleich die Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitet – fünf Programme haben wir im Buchhaltungssoftware-Vergleich gegenübergestellt. Bis dahin gilt: Erst einmal kostenlos ausprobieren, dann entscheiden.
Häufige Fragen
Ist die kostenlose ZUGFeRD-Rechnung wirklich normgerecht?
Ja. Der Konverter erzeugt das Profil EN 16931 auf Basis von PDF/A-3 – wir validieren das Erzeugungsverfahren regelmäßig mit dem Prüfwerkzeug des Mustangproject, dem verbreiteten Open-Source-Validator für ZUGFeRD-Rechnungen. Geprüft werden dabei sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch die Rechnungsregeln der EN 16931.
Kann ich mein bestehendes Rechnungs-PDF „in ZUGFeRD verwandeln"?
Die Daten ja, das Dokument selbst nicht direkt: Du überträgst die Angaben aus deiner bisherigen Rechnung ins Formular, und der Konverter erzeugt daraus eine neue, normgerechte ZUGFeRD-PDF samt Sichtansicht. Eine Anleitung mit Checkliste findest du im Artikel PDF in XRechnung umwandeln – der Ablauf ist bei ZUGFeRD identisch, nur das Zielformat ist ein anderes.
Welches PDF-Programm brauche ich zum Öffnen?
Jedes. Die Rechnung ist ein normales PDF und öffnet sich im Browser, in Adobe Reader oder jedem anderen PDF-Betrachter. Spezialsoftware braucht nur, wer die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten will.
Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028?
Ja, ab Profil EN 16931 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Den vollständigen Zeitplan findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Kann der Empfänger sehen, dass ich ein kostenloses Werkzeug benutzt habe?
Deine Rechnung enthält keine Werbung und kein Wasserzeichen. Sie sieht aus wie eine professionell erstellte Rechnung – weil sie eine ist.
Wie verschicke ich die ZUGFeRD-Rechnung am besten?
Ganz normal als E-Mail-Anhang, so wie du bisher deine PDF-Rechnungen verschickt hast. Achte nur darauf, die Datei unverändert anzuhängen – also nicht vorher durch einen PDF-Kompressor, ein Zusammenfügen-Werkzeug oder „Drucken als PDF" zu schicken, weil dabei die eingebetteten Rechnungsdaten verloren gehen können. Wenn dein Kunde ein Rechnungsportal nutzt, lädst du dieselbe Datei einfach dort hoch.