Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Der Kern dieser Website – die Umwandlung von Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD sowie das Öffnen empfangener E-Rechnungen im XRechnung-Viewer – läuft ausschließlich lokal in Ihrem Browser. Die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Rechnungsdaten werden dabei nicht an unsere Server übertragen, nicht gespeichert und nicht protokolliert (siehe Abschnitt 4). Einzige Ausnahme ist die freiwillige KI-Erkennung der Pro-Version: Nur wenn Sie sie selbst starten, wird der aus Ihrer Rechnung gelesene Text zur Auswertung übermittelt, aber auch dann nicht gespeichert (siehe Abschnitt 4, „KI-Erkennung (Pro)“). Darüber hinaus werden Daten zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. eine E-Mail-Adresse bei der Anmeldung). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten benötigen wir für das Pro-Konto und dessen Abrechnung. Eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens zu Werbezwecken findet nicht statt.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Cloudflare

Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA (EU-Stelle: Cloudflare Germany GmbH, Rosenheimer Str. 143 C, 81671 München). Cloudflare stellt die Auslieferung der Website (Content-Delivery-Network und Server), die Abwehr von Angriffen sowie die Datenbank für die Pro-Konten bereit und betreibt die Weiterleitung eingehender E-Mails an unsere Kontaktadresse. Beim Aufruf der Website fallen dabei technisch bedingt Server-Logdaten an (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite sowie Browser- und Betriebssystem-Angaben), die der sicheren und effizienten Bereitstellung des Angebots dienen.

Der Einsatz von Cloudflare erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Datenübermittlung in die USA wird auf das EU-US Data Privacy Framework gestützt, unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist. Entfällt diese Zertifizierung, gelten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziff. 6) die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Wir haben mit Cloudflare einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen, der gewährleistet, dass die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden. Cloudflare speichert die Server-Logdaten nur für einen begrenzten Zeitraum und stellt sie uns nicht dauerhaft zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare sowie im Auftragsverarbeitungsvertrag von Cloudflare.

Unser Server bei Cloudflare (Cloudflare Workers) protokolliert außerdem seine Aufrufe sowie die Fehler- und Statusmeldungen unseres Programms (Cloudflare Workers Logs). Ein solches Protokoll kann Angaben zum jeweiligen Aufruf enthalten, insbesondere Zeitpunkt, Art und aufgerufene Adresse der Anfrage (einschließlich darin enthaltener Kennungen, etwa aus einem Anmelde-Link), die vom Browser mitgesendeten technischen Angaben (darunter Ihre IP-Adresse und Browserkennung), von Cloudflare ermittelte Verbindungsangaben (etwa Netzbetreiber und ungefährer Standort wie Land und Stadt) sowie das Ergebnis der Anfrage. Rechnungsinhalte schreiben wir nicht in diese Protokolle. Wir nutzen sie ausschließlich zur Fehlersuche und zur Sicherung des Betriebs. Cloudflare löscht sie automatisch, bei unserem derzeitigen kostenlosen Cloudflare-Tarif nach drei Tagen, bei einem kostenpflichtigen Tarif nach sieben Tagen. Die Protokolle können in Rechenzentren von Cloudflare weltweit, auch in den USA, gespeichert werden; zur Übermittlung in die USA siehe oben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter nach dem genannten Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Datenbank bei Cloudflare (Cloudflare D1) führt automatisch einen Änderungsverlauf, mit dem sich ihr Stand nach einem technischen Fehler wiederherstellen lässt; diese Funktion lässt sich nicht abschalten. Daten, die wir in der Datenbank löschen, sind deshalb noch für eine begrenzte Zeit in diesem Verlauf technisch enthalten – bei unserem derzeitigen kostenlosen Cloudflare-Tarif sieben Tage, bei einem kostenpflichtigen Tarif bis zu 30 Tage. Das gilt für alle in der Datenbank gespeicherten Daten. Wir greifen auf den Verlauf nur zurück, um die Datenbank nach einem Fehler wiederherzustellen; Daten, die dabei zurückkehren, obwohl sie bereits gelöscht waren, löschen wir erneut.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Stefan Lausch
Elxlebener Weg 20B
99310 Arnstadt
Telefon: 015901351744
E-Mail: info@rechnungswandler.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät umfasst. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägige Rechtsgrundlage wird in den folgenden Abschnitten informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen (siehe Abschnitte 2 und 4). Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (Art. 18 DSGVO).

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Verarbeitung im Browser – keine Speicherung von Rechnungsdaten

Der wichtigste Grundsatz vorab: Der Konverter auf dieser Website verarbeitet Rechnungsdaten ausschließlich in Ihrem Browser auf Ihrem Gerät. Die Erzeugung von XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien findet lokal statt – die eingegebenen oder hochgeladenen Rechnungsdaten werden nicht an unsere Server übertragen, nicht gespeichert und nicht protokolliert. Nach dem Schließen der Seite sind sie weg. Einzige Ausnahme ist die KI-Erkennung der Pro-Version, die nur startet, wenn Sie sie selbst auslösen (nächster Abschnitt); auch dann speichern wir keine Rechnungsinhalte.

Dasselbe gilt für den XRechnung-Viewer: Eine E-Rechnung, die Sie dort öffnen, wird ausschließlich in Ihrem Browser gelesen, geprüft und angezeigt. Sie wird nicht an unsere Server übertragen, nicht gespeichert und nicht protokolliert. Auch die Lesefassung und der Prüfbericht als PDF entstehen in Ihrem Browser, ebenso in Pro der Buchungsstapel im DATEV-Format und das ZIP-Archiv der Originaldateien, und eingebettete Anhänge speichert Ihr Browser direkt auf Ihrem Gerät. Von unserem Server lädt Ihr Browser dabei nur Programmcode und Schriftdateien und fragt ab, ob Sie angemeldet sind und einen Pro-Zugang haben (siehe „Pro-Konto und Anmeldung“); nur wenn Sie beim Buchungsstapel „Aus Absender-Profil übernehmen“ wählen, ruft er zusätzlich Ihre Absender-Profile ab. Inhalte der Rechnung werden dabei nicht gesendet. Die KI-Erkennung gibt es im Viewer nicht. Auf der Seite des Viewers setzen wir keine Webanalyse ein (siehe „Webanalyse (Umami)“).

KI-Erkennung (Pro)

In der Pro-Version können Sie nach dem Hochladen einer Rechnung freiwillig eine KI-Erkennung starten. Sie schlägt Angaben für Formularfelder vor, die noch leer sind. Die KI-Erkennung läuft nur, wenn Sie mit einem Pro-Zugang angemeldet sind, die Schaltfläche „Mit KI nachlesen“ wählen und den anschließenden Hinweis mit „Text senden und auswerten“ bestätigen. Ohne diesen Schritt werden keine Rechnungsinhalte übermittelt. Mit Pro-Zugang fragt Ihr Browser vorher lediglich ab, ob die Funktion eingeschaltet ist und wie viele Aufrufe Ihnen heute noch zur Verfügung stehen; dabei werden keine Rechnungsinhalte gesendet.

Welche Daten: Übermittelt wird ausschließlich der Text, den Ihr Browser aus der Rechnung gelesen hat (höchstens 40.000 Zeichen) – nicht die Datei selbst. Dieser Text enthält in der Regel personenbezogene Daten, insbesondere Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Umsatzsteuer-Identifikations- oder Steuernummern, Bankverbindungen sowie Rechnungspositionen und Beträge.

Ablauf und Ort der Verarbeitung: Ihr Browser sendet den Text verschlüsselt an unseren Server bei Cloudflare (siehe Abschnitt 2). Von dort leiten wir ihn verschlüsselt an den Dienst Amazon Bedrock von Amazon Web Services (AWS) weiter. Dort liest das KI-Modell Claude Sonnet des Herstellers Anthropic den Text und gibt Feldvorschläge zurück, die wir auf Plausibilität prüfen und an Ihren Browser zurückgeben. Ihr Browser trägt sie nur in leere Felder ein und markiert sie mit „KI-Vorschlag – bitte prüfen“. Der Aufruf erfolgt ausschließlich über den AWS-Standort Frankfurt am Main (Region eu-central-1) mit einem Profil, das Anfragen nur an AWS-Rechenzentren ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union weiterleitet: Frankfurt, Stockholm, Mailand, Spanien, Irland und Paris. Welches dieser Rechenzentren eine einzelne Anfrage bearbeitet, legt AWS nach Auslastung fest. Einen anderen Standort oder ein weltweites Profil lässt unser Server technisch nicht zu; ein weltweites Profil ist zusätzlich über die Zugriffsrechte in unserem AWS-Konto gesperrt.

Keine Speicherung: Wir speichern weder den übermittelten Text noch die Vorschläge und protokollieren sie nicht; auf unserem Server sind sie nur während der Bearbeitung der jeweiligen Anfrage vorhanden. Bei Amazon Bedrock haben wir die Protokollierung von Anfragen („Model Invocation Logging“) nicht eingeschaltet und die Datenaufbewahrung in allen genannten Regionen auf „keine“ gestellt (Modus „none“). In diesem Modus werden nach Angaben von AWS weder Anfrage noch Antwort dauerhaft gespeichert oder an den Modellhersteller weitergegeben. Nach Angaben von AWS hat der Modellhersteller Anthropic keinen Zugriff auf Anfragen und Antworten, und nach den Bedingungen für Anthropic-Modelle auf Amazon Bedrock darf Anthropic Kundeninhalte nicht zum Training von Modellen verwenden. Einzelheiten: Datenschutz bei Amazon Bedrock.

Nutzungszähler: Für das Tageslimit von derzeit 30 Aufrufen je Konto und Kalendertag sowie zur Kostenkontrolle führen wir in unserer Datenbank einen Zähler. Er enthält je Kalendertag nur die Zahl Ihrer Aufrufe und die Menge der verarbeiteten Texteinheiten („Token“). Zugeordnet wird er über einen Prüfwert (Hash), den wir mit einem nur uns bekannten geheimen Schlüssel aus Ihrer E-Mail-Adresse bilden – nicht über die E-Mail-Adresse selbst. Rechnungsinhalte, Uhrzeiten oder Ihre IP-Adresse enthält er nicht. Den Eintrag zu Ihrem Konto löschen wir nach Ende des Kalendertags automatisch in einem nächtlichen Aufräumlauf, in der Regel innerhalb von 28 Stunden nach dem Anlegen, spätestens nach etwa zwei Tagen. Daneben führen wir je Kalendertag eine Gesamtsumme aller Aufrufe, der fehlgeschlagenen Aufrufe und der Token ohne Bezug zu einzelnen Konten. Aus den Token-Summen berechnen wir die Kosten der KI-Erkennung, um eine gemeinsame tägliche Obergrenze für alle Nutzer nach Zahl der Aufrufe und nach Kosten einzuhalten. Die Gesamtsummen bewahren wir für die Kostenauswertung etwa 400 Tage auf. Zu technischen Wiederherstellungsständen der Datenbank siehe Abschnitt 2 („Cloudflare“).

Rechtsgrundlagen: Die Übermittlung erfolgt, weil Sie die KI-Erkennung als Teil Ihres Pro-Vertrags ausdrücklich anfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Enthält der Text personenbezogene Daten anderer Personen, etwa Ihrer Kunden oder Lieferanten, gilt: Nutzen Sie die KI-Erkennung als Unternehmer, verarbeiten wir diese Daten als Ihr Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung; verantwortlich für die Übermittlung sind dann Sie. Nutzen Sie sie als Verbraucher für private Zwecke, stützen wir die Verarbeitung dieser Daten auf das berechtigte Interesse, die von Ihnen angeforderte Funktion zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Daten werden dabei nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert. Den Nutzungszähler führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, das Tageslimit umzusetzen, Missbrauch zu verhindern und die Kosten zu überwachen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, als unser Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Datenverarbeitungszusatz von AWS („AWS GDPR Data Processing Addendum“), der Bestandteil der AWS-Dienstbedingungen ist und für den Fall einer Übermittlung in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission einschließt. Die KI-Verarbeitung selbst findet in der EU statt. Für die Anthropic-Modelle gelten nach den AWS-Bedingungen für Drittanbieter-Modelle ergänzend Bedingungen von Anthropic einschließlich eines Datenverarbeitungszusatzes von Anthropic; nach den Angaben von AWS erhält Anthropic die Inhalte dabei nicht. Weitergeleitet wird der Text über unseren Server bei Cloudflare (siehe Abschnitt 2).

Freiwilligkeit: Die Nutzung der KI-Erkennung ist freiwillig und für keine andere Funktion erforderlich; ohne sie tragen Sie fehlende Angaben selbst ein. Die KI macht nur Vorschläge, die Sie prüfen und übernehmen oder ändern; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Bitte nutzen Sie die KI-Erkennung nicht für Rechnungen, die Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten oder einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen.

Nachweis von Warnhinweisen

Eine weitere Ausnahme betrifft keine Rechnungsinhalte: Weist der Konverter Sie auf rechnerisch unstimmige Positionen hin und bestätigen Sie die Erzeugung trotzdem, speichern wir zum Nachweis dieses Warnhinweises ausschließlich das Ereignis „Warnung bestätigt“ mit Zeitstempel – bei bestehender Anmeldung zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse, sonst ohne Personenbezug. Rechnungsnummern, Beträge oder sonstige Inhalte werden dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit des Warnhinweises (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kündigung und Widerruf über die Schaltflächen

Über die Schaltflächen „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag widerrufen“ in der Fußzeile jeder Seite können Sie einen Vertrag ohne Anmeldung kündigen oder widerrufen. Wir speichern dabei nur die Angaben, die das Gesetz für diese Erklärungen vorsieht: eine von uns vergebene Vorgangsnummer, die Art der Erklärung (Kündigung oder Widerruf, bei einer Kündigung zusätzlich, ob sie ordentlich oder außerordentlich erfolgt), bei einer außerordentlichen Kündigung den von Ihnen angegebenen Kündigungsgrund, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine abweichende Adresse für die Bestätigung, falls Sie eine angeben, die Bezeichnung des Vertrags, den gewünschten Beendigungszeitpunkt, Datum und Uhrzeit des Eingangs sowie den Vermerk, dass die Bestätigung versandt wurde. Eine Anschrift, Ihre IP-Adresse oder Rechnungsdaten speichern wir dazu nicht. Die Schaltflächen funktionieren bewusst ohne Anmeldung. Damit wir Ihre Erklärung umsetzen können, sehen wir anhand der angegebenen E-Mail-Adresse in unserer Datenbank nach, ob dazu ein Abonnement verzeichnet ist und über welchen Zahlungsanbieter (Paddle oder Stripe) es läuft; das Ergebnis nennen wir nur in unserer internen Benachrichtigung zur Bearbeitung Ihrer Erklärung. Kündigen Sie ein Abonnement, das über Paddle läuft, während Sie mit derselben, bestätigten E-Mail-Adresse in Ihrem Konto angemeldet sind, können wir die Kündigung automatisch an Paddle weiterleiten; dafür ermitteln wir Ihr Abonnement bei Paddle anhand dieser E-Mail-Adresse. Andernfalls und bei einem Widerruf setzen wir Ihre Erklärung selbst beim Zahlungsanbieter um; dafür verwenden wir die zur Zuordnung nötigen Angaben, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, und geben sie, soweit nötig, an den Zahlungsanbieter weiter.

Zweck der Verarbeitung ist, Ihre Erklärung entgegenzunehmen, umzusetzen und Ihnen den Inhalt der Erklärung zusammen mit Datum und Uhrzeit des Eingangs zu bestätigen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Vertrags und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die gesetzlich vorgeschriebenen Teile: § 312k Abs. 2 und Abs. 4 BGB verpflichten uns bei der Kündigung, bestimmte Angaben abzufragen und den Zugang zu bestätigen, § 356a Abs. 2 und Abs. 4 BGB beim Widerruf. Soweit wir die Erklärung darüber hinaus als Nachweis aufbewahren, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse daran, Zugang und Inhalt einer Kündigung oder eines Widerrufs später belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Bestätigung versenden wir per E-Mail über unseren Versanddienstleister (siehe Abschnitt „E-Mail-Versand (Resend)“).

Wir speichern diese Angaben bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem uns die Erklärung zugegangen ist. Grundlage dafür ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), die nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des betreffenden Jahres beginnt. Bestehen im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, gilt der Abschnitt „Speicherdauer“; die Daten werden dann nur noch aufbewahrt und nicht weiter genutzt. Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Vertragsbezeichnung ist für eine Erklärung über die Schaltflächen erforderlich – ohne sie können wir Ihre Erklärung nicht zuordnen und nicht bestätigen. Bitte geben Sie in den Freitextfeldern keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten an; für die Wirksamkeit Ihrer Kündigung sind sie nicht erforderlich. Unabhängig von den Schaltflächen bleibt eine formlose Erklärung per E-Mail jederzeit möglich.

Freiwillige Rückmeldung nach einer Kündigung

Nachdem Ihre ordentliche Kündigung bei uns eingegangen ist, können Sie uns auf der Eingangsanzeige freiwillig mitteilen, warum Sie gekündigt haben: durch Auswahl eines Grundes aus einer vorgegebenen Liste und in einem Freitextfeld mit höchstens 500 Zeichen. Diese Angaben sind weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; Ihre Kündigung ist zu diesem Zeitpunkt bereits eingegangen und bleibt davon unberührt. Wir speichern die Angaben getrennt von Ihrer Erklärung, ohne Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Vorgangsnummer, und vermerken dazu nur den Monat des Eingangs. Eine Zuordnung zu Ihrer Kündigung nehmen wir nicht vor. Ganz ausschließen lässt sie sich technisch aber nicht: Gehen in einem Monat nur wenige Kündigungen ein, kann sich aus dem Eingangsmonat oder dem Inhalt eines Freitexts ergeben, von wem eine Angabe stammt. Außerdem lässt der automatische Änderungsverlauf unserer Datenbank (siehe Abschnitt „Hosting“) für die dort genannte Zeit technisch noch erkennen, wann die Angaben gespeichert wurden. Wir nutzen diese Möglichkeiten nicht, um eine Rückmeldung einer Kündigung zuzuordnen. Wir nutzen die Angaben ausschließlich, um die Gründe für Kündigungen auszuwerten und unser Angebot zu verbessern, und nicht, um Sie anzusprechen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Gründe für Kündigungen zu verstehen und unser Angebot zu verbessern. Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (siehe Abschnitt „Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)“). Weil wir Ihre Angaben nicht mit Ihrer Person verknüpfen, können wir eine bestimmte Angabe nur finden, wenn Sie uns ihren Inhalt nennen. Den Freitext löschen wir spätestens zwölf Monate nach Eingang; danach bleibt nur der ausgewählte Grund mit dem Monat des Eingangs, und auch diese Angaben löschen wir spätestens drei Jahre nach Eingang. Damit jede Rückmeldung nur einmal abgegeben werden kann, speichern wir nach dem Absenden zusätzlich eine nicht rückrechenbare Prüfsumme einer zufällig erzeugten Einmal-Kennung zusammen mit der vollen Stunde, zu der die Möglichkeit zur Rückmeldung abläuft; dieser Eintrag ist mit Ihrer Rückmeldung nicht verbunden. Wir löschen ihn nach Ablauf dieser Stunde automatisch, in der Regel innerhalb eines Tages. Bitte geben Sie im Freitextfeld keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) an. Enthält ein Freitext dennoch solche Angaben, löschen wir ihn, sobald wir das bemerken.

Missbrauchsschutz

Um Missbrauch (z. B. automatisierte Massenanfragen) zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anfragen an einzelne Funktionen in kurzen Zeitfenstern. Dafür speichern wir IP-Adressen in unserer Datenbank ausschließlich in Form eines gesalzenen, nicht rückrechenbaren SHA-256-Hashes und bewahren diesen nur kurz auf. Bei der Vergabe automatischer Rechnungsnummern (siehe „Pro-Konto und Anmeldung“) zählen wir die Anfragen stattdessen je Konto in einem Zeitfenster von zehn Minuten. Gespeichert wird dabei ebenfalls nur ein SHA-256-Hash, den wir aus einem nur uns bekannten geheimen Schlüssel, dem Zweck der Zählung und Ihrer E-Mail-Adresse bilden, zusammen mit der Zahl der Anfragen und dem Beginn des Zeitfensters – nicht Ihre E-Mail-Adresse selbst. Nach Ablauf des Zeitfensters löschen wir diese Einträge automatisch bei der nächsten Zählung. Aus diesen Hashes lässt sich weder Ihre IP-Adresse noch Ihre E-Mail-Adresse ablesen; wir verwenden sie ausschließlich zum Zählen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; in allen übrigen Fällen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eingehende E-Mails an info@rechnungswandler.de werden über Cloudflare Email Routing an ein E-Mail-Postfach bei Google weitergeleitet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Diese Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Speicherung entfällt.

Automatische Vorbearbeitung eingehender E-Mails: E-Mails an info@rechnungswandler.de nimmt ein Programm auf unserem Server bei Cloudflare entgegen (Cloudflare Email Routing mit einem sogenannten Email Worker). Es leitet jede E-Mail zuerst unverändert an das genannte Postfach weiter, sodass wir jede Anfrage selbst lesen. E-Mails, die nach Kündigung oder Widerruf klingen, automatisch erzeugte E-Mails und E-Mails zahlender Kunden gibt es an keine KI weiter; sie beantworten wir persönlich. Ob eine E-Mail von einem zahlenden Kunden stammt, prüfen wir, indem wir die Absenderadresse (bei Firmenadressen auch deren Domain) mit unserer Kundendatenbank abgleichen; dabei wird nichts gespeichert. Bei den übrigen E-Mails übermittelt das Programm den Betreff (höchstens 300 Zeichen) und den Anfang des Textes (höchstens 4.000 Zeichen) – nicht Ihre Absenderadresse und keine Anhänge – an den KI-Dienst Workers AI von Cloudflare (Sprachmodell Llama 3.3 des Herstellers Meta, betrieben von Cloudflare). Die KI stuft ein, ob es sich um eine einfache allgemeine Frage handelt, und entwirft in diesem Fall eine kurze Antwort, die wir Ihnen als ausdrücklich gekennzeichnete automatische Antwort per E-Mail senden. Kritische oder unklare Anliegen beantwortet die Automatik nie inhaltlich; wir antworten persönlich, und Sie erhalten in der Regel vorab eine automatische Eingangsbestätigung. Automatische Antworten, Eingangsbestätigungen sowie Kopien und Hinweise an unser eigenes Postfach versenden wir über Resend (siehe Abschnitt „E-Mail-Versand (Resend)“); sie enthalten Ihre Absenderadresse, den Betreff und gegebenenfalls unsere automatische Antwort oder Eingangsbestätigung. Die Kopien und Hinweise an unser eigenes Postfach enthalten zusätzlich den Text Ihrer E-Mail (höchstens 8.000 Zeichen, ohne Anhänge), den Zeitpunkt des Eingangs und, wenn die Automatik nicht selbst geantwortet hat, den Grund dafür (etwa, dass Sie bereits zahlender Kunde sind), damit wir Ihre Anfrage auch dann beantworten können, wenn die weitergeleitete Original-E-Mail nicht ankommt.

Den Betreff, den Text und die Antwort der KI speichern wir nicht in unserer Datenbank und protokollieren sie nicht. Nach den Angaben von Cloudflare speichert Workers AI Eingaben und Ausgaben nicht, solange kein zusätzlicher Speicherdienst genutzt wird (das tun wir nicht), und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen. Workers AI läuft auf dem weltweiten Netz von Cloudflare; eine Verarbeitung außerhalb der EU, auch in den USA, ist deshalb möglich. Cloudflare verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 2 („Cloudflare“). In unserer Datenbank vermerken wir je E-Mail nur die Art des Ereignisses (etwa „automatisch beantwortet“ oder „weitergeleitet“) mit einer technischen Kategorie und dem Zeitpunkt, ohne Bezug zu Ihrer Person. Damit ein Absender höchstens zwei automatische E-Mails innerhalb von 24 Stunden erhält, führen wir außerdem einen Zähler, der nicht Ihrer Adresse, sondern nur einem mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (Hash) zugeordnet ist; er wird nach Ablauf der 24 Stunden automatisch gelöscht, spätestens etwa 48 Stunden nach dem ersten Eintrag. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung einfacher Anfragen und am Schutz vor Missbrauch und E-Mail-Schleifen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw., soweit Ihre Anfrage einen Vertrag betrifft, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die Automatik entscheidet nur, ob sie selbst antwortet; jede E-Mail erreicht uns in jedem Fall.

Formular „Funktion wünschen“

Auf der Seite „Was ist neu“ können Sie uns ohne Anmeldung über das Formular „Funktion wünschen“ eine Idee für eine neue Funktion schicken. Dabei verarbeiten wir Ihren Wunschtext (höchstens 2.000 Zeichen) und – nur wenn Sie sie freiwillig angeben – Ihre E-Mail-Adresse. Außerdem verarbeitet unser Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse.

Ablauf: Ihr Browser sendet die Angaben verschlüsselt an unseren Server bei Cloudflare (siehe Abschnitt 2). Der Server erzeugt daraus eine einzige E-Mail an unser eigenes Postfach bei Google (siehe „Kontaktaufnahme per E-Mail“) und versendet sie über Resend (siehe „E-Mail-Versand (Resend)“). Diese E-Mail enthält Ihren Wunschtext (dessen Anfang auch im Betreff), den Zeitpunkt des Eingangs und, falls angegeben, Ihre E-Mail-Adresse – in der Regel als Antwortadresse, damit wir Ihnen direkt antworten können. Sie selbst erhalten keine Bestätigungs-E-Mail und von uns keinen Newsletter. In unserer Datenbank speichern wir Ihren Wunschtext und Ihre E-Mail-Adresse nicht; bei uns liegen sie nur als diese E-Mail in unserem Postfach vor. Sie stehen auch nicht in der aufgerufenen Adresse, und unser Programm schreibt sie nicht in die Server-Protokolle (Workers Logs, siehe Abschnitt 2). Für die Protokolle gilt im Übrigen Abschnitt 2; sie können insbesondere Ihre IP-Adresse enthalten. Im Browser speichern wir für das Formular nichts, und beim Absenden wird kein Ereignis an unsere Webanalyse übermittelt.

Schutz vor Missbrauch: Damit das Formular nicht für massenhafte Zusendungen missbraucht wird, begrenzen wir die Zahl der Wünsche je Internetanschluss und Stunde sowie insgesamt je Tag. Dafür führen wir in unserer Datenbank einen Tageszähler ohne Bezug zu einzelnen Personen und je Anschluss und Stunde einen Zähler, der nicht Ihrer IP-Adresse, sondern nur einem Prüfwert (Hash) zugeordnet ist. Diesen bilden wir mit einem nur uns bekannten geheimen Schlüssel aus Ihrer IP-Adresse (bei IPv6-Adressen aus dem Netzbereich, zu dem sie gehört), dem Zweck der Zählung und der jeweiligen Stunde. Ihre IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Die Zähler löschen wir automatisch nach Ablauf des folgenden Kalendertags, sobald unser Server das nächste Mal einen solchen Zähler fortschreibt – in der Regel also nach etwa zwei Tagen. Zu technischen Wiederherstellungsständen der Datenbank siehe Abschnitt 2 („Cloudflare“).

Zweck und Rechtsgrundlage: Ihren Wunsch nutzen wir, um unser Angebot weiterzuentwickeln. Ihre E-Mail-Adresse nutzen wir ausschließlich, um Ihnen Rückfragen zu genau diesem Wunsch zu stellen oder darauf zu antworten – nicht für Werbung. Die Angabe der Adresse ist freiwillig; ohne sie können wir lediglich nicht nachfragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anregungen zur Verbesserung unseres Angebots entgegenzunehmen, auszuwerten und bei Bedarf mit Ihnen zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse für die Zähler stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (siehe Abschnitt „Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)“), etwa indem Sie uns an info@rechnungswandler.de mitteilen, dass wir Sie zu Ihrem Wunsch nicht kontaktieren oder die E-Mail löschen sollen. Bitte geben Sie im Wunschtext keine Rechnungsinhalte, keine Daten anderer Personen und keine Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) an; für einen Funktionswunsch sind sie nicht nötig.

Empfänger: Cloudflare (Server und Zähler, siehe Abschnitt 2) und Resend (Versand der E-Mail, siehe „E-Mail-Versand (Resend)“) als unsere Auftragsverarbeiter sowie Google als Anbieter unseres Postfachs (siehe „Kontaktaufnahme per E-Mail“). Zur Übermittlung in die USA siehe die genannten Abschnitte.

Speicherdauer: Die E-Mail mit Ihrem Wunsch bewahren wir in unserem Postfach auf, bis wir den Wunsch bearbeitet haben – also entschieden ist, ob und wie wir ihn umsetzen, und etwaige Rückfragen geklärt sind –, und löschen sie dann, spätestens zwölf Monate nach Eingang. Den Inhalt eines Wunsches können wir ohne Ihre E-Mail-Adresse und ohne sonstige Angaben zu Ihrer Person in unsere interne Planung übernehmen. Schreiben wir Ihnen oder Sie uns zu Ihrem Wunsch, gilt für diesen Austausch der Abschnitt „Kontaktaufnahme per E-Mail“. Wie lange Resend versendete E-Mails vorhält, steht im Abschnitt „E-Mail-Versand (Resend)“.

Pro-Konto und Anmeldung

Für die Pro-Version legen wir ein Konto an, das Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Pro-Status speichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nutzen Sie optionale Pro-Funktionen, kommen die dafür nötigen Daten hinzu: gespeicherte Absender-Profile und Mapping-Vorlagen (jeweils nur Stammdaten bzw. Layout-Regeln, von Ihnen selbst angelegt und jederzeit löschbar) sowie – falls Sie einen Schnittstellen-Schlüssel erzeugen – dessen Prüfsumme (Hash) und Erstellungszeitpunkt; der Schlüssel selbst wird bei uns nicht gespeichert. Ein Absender-Profil enthält neben dem von Ihnen vergebenen Profilnamen und den Zeitpunkten der Anlage und der letzten Änderung nur folgende Absenderangaben: Name, Anschrift und Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Besteuerungsart (etwa Kleinunternehmer), Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC und Kontoinhaber), wenn sie beim Speichern des Profils unter „Zahlung“ eingetragen ist, sowie höchstens fünf „weitere Angaben“ aus einer festen Auswahl: weitere Bankverbindungen (IBAN, BIC und Kontoinhaber), weitere Telefonnummern und E-Mail-Adressen (auf Wunsch jeweils mit einer Bezeichnung, etwa „Buchhaltung“), Website-Adressen und Faxnummern. Die weiteren Angaben werden mit dem Profil gespeichert, wenn sie beim Speichern des Profils im Formular eingetragen sind. Richten Sie für ein Absender-Profil die automatische Rechnungsnummer ein, speichern wir zu diesem Profil zusätzlich einen Nummernkreis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Er enthält neben der Zuordnung zu Profil und Konto nur: das von Ihnen gewählte Muster (höchstens 30 Zeichen, etwa „RE-{JAHR}-{NR:4}“; es kann zum Beispiel ein Firmenkürzel enthalten), die zuletzt vergebene laufende Nummer, das Jahr, zu dem diese Nummer gehört, und Ihre Einstellung, ob die Nummern zum Jahreswechsel wieder bei 1 beginnen. Eine Liste der vergebenen Rechnungsnummern, Zeitpunkte der Vergabe oder Rechnungsinhalte speichern wir dazu nicht. Für die Vergabe einer Nummer teilt Ihr Browser unserem Server nur mit, für welches Profil sie vergeben werden soll; der Server zählt die laufende Nummer hoch und gibt die fertige Rechnungsnummer zurück, ohne sie einzeln zu speichern. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir dabei die Vergaben je Konto (siehe Abschnitt „Missbrauchsschutz“). Den Nummernkreis löschen wir, wenn Sie die automatische Rechnungsnummer für das Profil ausschalten, wenn Sie das Profil löschen und wenn wir Ihr Konto löschen. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen Anmelde-Link per E-Mail; der Anmelde-Token wird bei uns nur als Hash, zeitlich begrenzt und einmal verwendbar gespeichert. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (siehe Abschnitt „Cookies“). Rechnungsinhalte werden auch mit Pro-Konto nicht gespeichert.

Anmeldungen im Konto und Begrenzung bei Pro-Zugängen

Bei jeder Anmeldung in ein Konto – auch in ein kostenloses Konto ohne Pro-Zugang – legen wir einen Eintrag an, damit Sie sehen, wo Ihr Konto angemeldet ist, und einzelne Anmeldungen beenden können. Bei einem Pro-Zugang aus einem Vertrag ab dem in § 4 Abs. 7 der AGB genannten Tag dient der Eintrag außerdem dazu, die dort vereinbarte Grenze von höchstens zwei gleichzeitigen Anmeldungen umzusetzen. Er enthält nur: die Zuordnung zu Ihrem Konto, eine Kennung der Anmeldung (bei uns nur als Hash gespeichert), den Zeitpunkt der Anmeldung, den Tag der letzten Nutzung (nur das Datum, höchstens einmal täglich aktualisiert), den Zeitpunkt, zu dem die Anmeldung abläuft, und eine interne Versionsnummer (eine bloße Zahl), mit der wir alle Anmeldungen eines Kontos auf einmal ungültig machen können – etwa bei „Überall abmelden“, bei einer Erstattung oder bei Anhaltspunkten für einen unbefugten Zugriff. Ihre IP-Adresse, eine Gerätebezeichnung oder Ihre Browserkennung („User-Agent“) speichern wir dazu nicht. Auf der Konto-Seite zeigen wir Ihre Anmeldungen mit Anmeldezeitpunkt, Tag der letzten Nutzung und Ablaufdatum an und markieren die Anmeldung, mit der Sie die Seite gerade aufrufen; Sie können dort jede Anmeldung einzeln oder mit „Überall abmelden“ alle zugleich beenden. „Abmelden“ beendet nur die Anmeldung in dem Browser, in dem Sie es wählen.

Die Begrenzung gilt nur, solange Ihr Konto einen Pro-Zugang nach diesen Bedingungen hat (laufendes Abonnement oder laufender Pro-Pass): Wird das Konto dann angemeldet, während bereits zwei Anmeldungen bestehen, beenden wir automatisch die am längsten bestehende. Beginnt für Ihr Konto ein solcher Pro-Zugang (Kauf eines Abonnements oder Pro-Passes), während mehr als zwei Anmeldungen bestehen, bleiben die zwei neuesten bestehen; die übrigen beenden wir automatisch. Bei kostenlosen Konten und bei Konten, die an dem genannten Tag bereits einen laufenden Pro-Zugang hatten, begrenzen wir die Zahl der Anmeldungen nicht und beenden keine Anmeldung automatisch.

Die Anmeldung selbst ist erforderlich, damit wir Ihnen Ihr Konto und gegebenenfalls den Pro-Zugang bereitstellen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nutzen Sie einen Zugang, den ein Unternehmen gekauft hat, sind Sie selbst nicht unser Vertragspartner; dann stützen wir die Anmeldung auf das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens und unser eigenes daran, den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Liste der Anmeldungen, die Begrenzung auf zwei Anmeldungen und das automatische Beenden stützen wir auf unser berechtigtes Interesse, die vereinbarte Nutzung durch eine Person einzuhalten und Konten vor unbefugter Mitnutzung zu schützen, sowie auf Ihr Interesse, die Anmeldungen Ihres Kontos zu überblicken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dieser Verarbeitung können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO; siehe Abschnitt „Widerspruchsrecht“).

Einen Eintrag löschen wir sofort, wenn die Anmeldung endet: wenn Sie sich in diesem Browser abmelden, wenn Sie die Anmeldung auf der Konto-Seite beenden oder dort „Überall abmelden“ wählen und wenn sie durch eine neue Anmeldung oder beim Beginn eines Pro-Zugangs nach dem vorigen Absatz abgelöst wird. Alle Einträge Ihres Kontos löschen wir außerdem sofort, wenn Ihr Pro-Zugang wegen einer Erstattung entzogen wird, und wenn Sie sich zum ersten Mal über einen Anmelde-Link in ein Konto anmelden, das durch einen Kauf entstanden ist – damit bleibt dort niemand angemeldet, der die E-Mail-Adresse beim Kauf nur angegeben hat. Beenden wir alle Anmeldungen Ihres Kontos, weil Anhaltspunkte für einen unbefugten Zugriff bestehen (etwa auf Ihre Meldung hin), sind sie über die Versionsnummer sofort unwirksam; die Einträge löscht spätestens der nächste tägliche Aufräumlauf. Jede Anmeldung läuft spätestens 30 Tage nach der Anmeldung ab. Einträge abgelaufener Anmeldungen löschen wir bei der nächsten Anmeldung in Ihrem Konto, spätestens aber mit einem täglichen automatischen Aufräumlauf. Löschen wir Ihr Konto auf Ihre Anfrage, werden dabei auch alle Einträge zu Ihren Anmeldungen gelöscht. Zu technischen Wiederherstellungsständen der Datenbank siehe Abschnitt 2 („Cloudflare“).

Übergang: Anmeldungen, die schon vor der Einführung dieses Verfahrens bestanden, stellen wir beim ersten Aufruf danach automatisch um, ohne dass Sie sich neu anmelden müssen. Dabei legen wir einen Eintrag wie oben beschrieben an – mit dem ursprünglichen Anmeldezeitpunkt und dem ursprünglichen Ablauf, die Anmeldung wird also nicht verlängert; bei der Grenze für Pro-Zugänge zählt sie mit diesem ursprünglichen Anmeldezeitpunkt wie jede andere Anmeldung mit – und ersetzen das bisherige Cookie, das Ihre E-Mail-Adresse enthielt, durch das neue. Die Kennung wird in diesem Fall nicht zufällig erzeugt, sondern mit einem nur uns bekannten geheimen Schlüssel aus dem bisherigen Cookie abgeleitet, damit mehrere gleichzeitige Anfragen derselben Seite auf denselben Eintrag treffen; ohne diesen Schlüssel lässt sie sich nicht errechnen. Damit ein altes Cookie nur ein einziges Mal umgestellt werden kann, speichern wir je Umstellung zusätzlich einen Vermerk mit Ihrer E-Mail-Adresse, einem Prüfwert (Hash), dem Zeitpunkt der Umstellung und einem Ablaufzeitpunkt einen Tag nach dem Ende des alten Cookies. Der tägliche Aufräumlauf löscht diese Vermerke nach ihrem Ablauf, spätestens also rund einen Monat nach der Einführung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem Übergang ohne erneute Anmeldung und daran, dass alte Cookies nicht wiederverwendet werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein Pro-Konto kann auch durch einen Kauf entstehen: Kaufen Sie Pro, ohne vorher ein Konto angelegt zu haben, legen wir für die von Ihnen beim Kauf (bei Paddle bzw. Stripe) angegebene E-Mail-Adresse automatisch ein Konto an und schalten den gekauften Zugang frei (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – sonst hätten Sie für die bezahlte Leistung keinen Zugang. Direkt nach dem Kauf werden Sie dabei in dieses neu entstandene Konto angemeldet; dafür speichern wir zusätzlich die Kennung des Bezahlvorgangs bei Paddle bzw. Stripe, mit der das Konto entstanden ist. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse, Sie nach dem Kauf sicher anzumelden und diese Anmeldung nur für genau diesen Kauf zuzulassen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gehört die Adresse bereits einem bestehenden Konto, erhalten Sie stattdessen einen Anmelde-Link per E-Mail – ein Kauf allein öffnet nie ein fremdes bestehendes Konto. Solange Sie sich in ein so entstandenes Konto noch nie über einen Anmelde-Link angemeldet und damit Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, lassen sich darin keine Absender-Profile, keine Nummernkreise und keine Mapping-Vorlagen speichern. Bei der ersten Anmeldung über einen Anmelde-Link löschen wir alle Absender-Profile mit ihren Nummernkreisen, Mapping-Vorlagen und Schnittstellen-Schlüssel, die bis dahin in diesem Konto gespeichert waren, und beenden alle bestehenden Anmeldungen (siehe Abschnitt „Anmeldungen im Konto und Begrenzung bei Pro-Zugängen“). So kann niemand, der Ihre E-Mail-Adresse bei einem Kauf nur angegeben hat, Daten hinterlegen, die später in Ihrem Konto weiterwirken – etwa eine Bankverbindung, die in Ihre Rechnungen übernommen würde. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und Ihr Interesse am Schutz Ihres Kontos vor unbefugter Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei späteren Anmeldungen wird dadurch nichts mehr gelöscht. Sie können ein so entstandenes Konto jederzeit formlos löschen lassen, indem Sie uns von der betroffenen Adresse aus an info@rechnungswandler.de schreiben; wir löschen dann E-Mail-Adresse, Pro-Status und alle dazu gespeicherten Pro-Daten. Kaufbelege, die Paddle bzw. Stripe als Merchant of Record für die eigene steuerliche Aufbewahrungspflicht führen, bleiben davon unberührt.

Bezahlung über Paddle (Merchant of Record)

Bestellungen der Pro-Version, die im Bestellfenster von Paddle abgeschlossen werden, wickelt unser Online-Wiederverkäufer Paddle als sogenannter Merchant of Record ab. Vertragspartnerin des Kaufs ist für Käufer außerhalb der USA und Kanadas die Paddle.com Market Limited, 30 Old Bailey, London EC4M 7AU, Vereinigtes Königreich (Kontakt zum Datenschutz: privacy@paddle.com). Paddle verarbeitet die Daten, die Sie im Bestellfenster angeben – insbesondere E-Mail-Adresse, Land und gegebenenfalls Postleitzahl, bei einem Kauf für ein Unternehmen auch Firmenname, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sowie Ihre Zahlungsdaten –, als eigener Verantwortlicher für den Verkauf, die Zahlung, die Umsatzsteuer und die Betrugsabwehr. Wählen Sie PayPal, melden Sie sich dafür bei PayPal an; die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, verarbeitet die Daten dann ebenfalls in eigener Verantwortung; für Apple Pay bzw. Google Pay gilt Entsprechendes für Apple bzw. Google. Sind Sie bei uns angemeldet, tragen wir Ihre Konto-E-Mail-Adresse im Bestellfenster vor; Sie können sie dort ändern. Bevor sich das Bestellfenster öffnet, fragen wir, ob Sie privat oder als Firma kaufen. Wählen Sie „Als Firma kaufen“, können Sie E-Mail-Adresse, Firmenname, Anschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland bzw. Region, Land) und freiwillig die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Diese Angaben übergibt Ihr Browser direkt an Paddle, damit sie im Bestellfenster vorgetragen sind und auf Ihrer Rechnung stehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); an unseren Server werden sie dabei nicht gesendet, und wir speichern sie nicht. Nur wenn Sie „Firmendaten auf diesem Gerät merken“ ankreuzen, legt Ihr Browser die Firmendaten ohne E-Mail-Adresse im Local Storage ab (Eintrag „rw-firmendaten-kauf“), damit Sie sie beim nächsten Kauf nicht neu eintippen müssen; der Eintrag wird nicht an uns gesendet und wird gelöscht, wenn Sie das Häkchen bei einem späteren Kauf entfernen oder die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Außerdem übergeben wir Paddle bei jedem Kauf eine Zufallskennung, mit der wir den Kauf nach Ihrer Rückkehr diesem Browser zuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; siehe „Cookies“). Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Paddle.

Das Bestellfenster von Paddle lädt Ihr Browser erst, wenn Sie auf einen Kaufknopf klicken oder einen Zahlungslink aus einer E-Mail von Paddle öffnen, der auf unsere Seite „Zahlung“ führt. Erst dann lädt Ihr Browser das Programm von Paddle von einem Server von Paddle (cdn.paddle.com); dabei erhält Paddle Ihre IP-Adresse und die üblichen technischen Angaben Ihres Browsers. Dieses Programm lädt zusätzlich ein Hilfsprogramm des Paddle-Dienstes „Retain“ nach; Angaben über Sie übergeben wir diesem nicht. Nach unserer Prüfung setzt das Programm von Paddle auf unserer Domain keine Cookies und legt dort nichts im Speicher Ihres Browsers ab. Das Bestellfenster selbst ist eine eingebettete Seite von Paddle; sie nutzt für den Bezahlvorgang den lokalen Speicher und den Sitzungsspeicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Diese Zugriffe auf Ihr Endgerät sind unbedingt erforderlich, damit der von Ihnen ausdrücklich gewünschte Kauf durchgeführt werden kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ohne einen solchen Klick oder Zahlungslink wird auf unseren Seiten nichts von Paddle geladen.

In unsere eigenen Systeme übernehmen wir von Paddle nur, was wir für die Freischaltung brauchen: Paddle benachrichtigt unseren Server über Kauf, Verlängerung, Kündigung und Erstattung; die E-Mail-Adresse des Käufers fragen wir dazu bei Paddle ab. Wir speichern zu Ihrem Konto die E-Mail-Adresse, Ihren Pro-Status, ob ein Abonnement über Paddle besteht, und den Zeitpunkt der letzten berücksichtigten Benachrichtigung von Paddle zu Ihrem Abonnement, damit eine verspätet eintreffende Benachrichtigung keinen neueren Stand überschreibt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Pro-Version (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); nutzen Sie einen Zugang, den ein Unternehmen gekauft hat, sind Sie selbst nicht unser Vertragspartner, und wir stützen die Verarbeitung auf das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens und unser eigenes an der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kehren Sie nach dem Kauf auf unsere Seite zurück, übermittelt Ihr Browser unserem Server die Kennung des Bezahlvorgangs; damit fragen wir den Bezahlvorgang bei Paddle ab (Zeitpunkt, gekaufter Tarif, mitgegebene Zufallskennung und die E-Mail-Adresse des Käufers), um Sie gegebenenfalls direkt in Ihr Konto anzumelden. Entsteht Ihr Konto durch den Kauf, speichern wir zusätzlich die Kennung des Bezahlvorgangs (siehe „Pro-Konto und Anmeldung“). Damit eine Benachrichtigung nicht doppelt wirkt, speichern wir außerdem ihre Kennung und den Zeitpunkt ihres Eingangs – ohne E-Mail-Adresse und ohne weitere Angaben – und löschen beides nach 30 Tagen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Freischaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Den aktuellen Stand Ihres Abonnements fragen wir bei Bedarf anhand Ihrer E-Mail-Adresse bei Paddle ab – etwa wenn Sie auf der Konto-Seite Ihre Abo-Angaben aufrufen, und bei einem regelmäßigen Abgleich, ob der Pro-Status in unserer Datenbank noch dem Stand bei Paddle entspricht; über Abweichungen informiert uns dieser Abgleich per E-Mail. Den Link in das Kundenportal von Paddle, den wir Ihnen dort anzeigen, lässt sich unser Server dafür jedes Mal neu von Paddle ausstellen. Die Antworten speichern wir nicht. Kündigen oder widerrufen Sie über unsere Schaltflächen oder per E-Mail, geben wir die zur Zuordnung nötigen Angaben, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, an Paddle weiter, um Ihre Erklärung umzusetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; siehe „Kündigung und Widerruf über die Schaltflächen“).

Die Bestelldaten, die Sie im Bestellfenster angegeben haben (etwa E-Mail-Adresse, Land, gegebenenfalls Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Bestelldatum und Betrag), stellt uns Paddle in unserem Paddle-Konto zur Verfügung. Wir sehen sie dort ein, wenn es für die Abwicklung, für Rückfragen oder für steuerliche Zwecke nötig ist; in unsere Datenbank übernehmen wir sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Für unsere wöchentliche Verkaufsstatistik rufen wir sie außerdem automatisch ab und fassen sie sofort zu Anzahlen und Summen zusammen (siehe „Wöchentliche Verkaufsstatistik“).

Das Vereinigte Königreich ist kein Mitgliedstaat der EU. Für die Übermittlung personenbezogener Daten dorthin hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/1772, verlängert durch den Durchführungsbeschluss (EU) 2025/2574 bis zum 27. Dezember 2031). Übermittelt Paddle Daten in weitere Länder, stützt Paddle dies auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Paddle.

Bezahlung über Stripe (Merchant of Record)

Bestellungen der Pro-Version, die auf der Bezahlseite von Stripe abgeschlossen werden, wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe als sogenannter Merchant of Record unter der Marke „Link“ ab. Die Bestellung selbst kommt nach den Kaufbedingungen von Stripe mit der Stripe-Tochtergesellschaft Sold through Link, LLC („Link SMP“) zustande; Vertragspartnerin für die allgemeinen Link-Verbraucherdienste ist gegenüber Nutzern mit Wohnsitz in Deutschland die Stripe Technology Company, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigenverantwortlicher Verantwortlicher. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) geben Sie ausschließlich bei Stripe ein; sie erreichen uns nie. In unsere eigenen Systeme übernehmen wir von Stripe lediglich die Information, welche E-Mail-Adresse welchen Pro-Zugang erworben hat, um Ihnen die Leistung freizuschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Darüber hinaus stellt Stripe uns als Verkäufer der Leistung im Stripe-Konto die Bestelldaten zur Verfügung, die Sie im Bezahlvorgang angegeben haben (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Steuernummer sowie Bestelldatum und Betrag). Diese Daten sehen wir dort ein, wenn es für die Abwicklung, für Rückfragen oder für steuerliche Zwecke nötig ist; in unsere Datenbank übernehmen wir sie nicht. Für unsere wöchentliche Verkaufsstatistik rufen wir sie außerdem automatisch ab und fassen sie sofort zu Anzahlen und Summen zusammen (siehe „Wöchentliche Verkaufsstatistik“). Sind Sie bei uns angemeldet, tragen wir Ihre Konto-E-Mail-Adresse auf der Bezahlseite von Stripe vor; Sie können sie dort ändern. Außerdem übergeben wir Stripe bei jedem Kauf eine Zufallskennung, mit der wir den Kauf nach Ihrer Rückkehr diesem Browser zuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; siehe „Cookies“). Den Stand Ihres Abonnements fragen wir bei Bedarf bei Stripe ab – etwa anhand Ihrer E-Mail-Adresse, wenn Sie auf der Konto-Seite Ihre Abo-Angaben aufrufen, und bei einem regelmäßigen Abgleich, ob die Pro-Status in unserer Datenbank noch dem Stand bei Stripe entsprechen; die Antworten speichern wir nicht, abgesehen vom Pro-Status selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Einzelheiten zur Verarbeitung durch Stripe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe. Die Übermittlung von Daten in die USA stützt Stripe vorrangig auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Stripe zertifiziert ist, sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wöchentliche Verkaufsstatistik

Einmal pro Woche ruft unser Server bei Paddle und bei Stripe automatisch die Käufe, Verlängerungen und Erstattungen der vergangenen sechs Wochen sowie den aktuellen Stand der Abonnements ab. Die Antworten der Anbieter können auch Angaben zu einzelnen Käufern enthalten, etwa Name, E-Mail-Adresse, Firma oder Kundenkennung. Unser Server übernimmt daraus je Vorgang nur Zeitpunkt, Tarif, Betrag, Währung und die Angabe, ob für ein Unternehmen gekauft wurde, und bildet daraus sofort Anzahlen und Summen – etwa die Zahl der Käufe je Woche und Tarif, den Umsatz und die Zahl der laufenden und gekündigten Abonnements. Nur diese Anzahlen und Summen erhalten wir als internen Bericht per E-Mail (Versand über Resend, siehe „E-Mail-Versand (Resend)“). Die Antworten der Anbieter und die Angaben zu einzelnen Käufen speichern wir nicht; sie sind nur während des Abrufs auf unserem Server vorhanden. Den Bericht nutzen wir ausschließlich für unsere interne Geschäftsstatistik, nicht für Entscheidungen über einzelne Kunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Entwicklung unseres Angebots anhand der eigenen Verkaufszahlen zu verfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dieser Verarbeitung können Sie widersprechen (siehe Abschnitt „Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)“).

Gegebenenfalls lassen wir zu diesen Wochenzahlen einen kurzen erläuternden Text von einem KI-Modell erstellen. Dafür gehen nur die zusammengefassten Zahlen – keine Angaben zu einzelnen Käufen oder Käufern – an Amazon Bedrock, mit denselben Einstellungen wie bei der KI-Erkennung (Aufruf über den AWS-Standort Frankfurt am Main, Verarbeitung nur in Rechenzentren in der EU, keine Speicherung von Anfrage und Antwort).

E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand von System-E-Mails (insbesondere der Anmelde-Links, technischer Benachrichtigungen sowie der automatischen Antworten und Hinweise zu E-Mail-Anfragen, siehe „Kontaktaufnahme per E-Mail“, sowie der E-Mails mit Funktionswünschen an unser Postfach, siehe „Formular ‚Funktion wünschen‘“) nutzen wir den Dienst Resend der Resend, Inc. (USA). Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt an Resend übermittelt – bei Hinweisen zu einer E-Mail-Anfrage an uns also auch Ihre Absenderadresse, der Betreff und der Text Ihrer Anfrage, bei einem Funktionswunsch Ihr Wunschtext und, falls angegeben, Ihre E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen E-Mail-Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Resend hält versendete E-Mails einschließlich ihres Inhalts nach eigenen Angaben 30 Tage vor (Stand: Oktober 2026); nach Ende unseres Vertrags mit Resend werden die Daten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag innerhalb von 90 Tagen gelöscht. Resend verarbeitet die Daten in den USA; die Übermittlung stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Bestandteil des mit Resend geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Resend.

Webanalyse (Umami)

Wir nutzen Umami, einen datenschutzfreundlichen Analysedienst, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird (z. B. Seitenaufrufe, Herkunft, Geräteart). Umami arbeitet ohne Cookies und ohne seitenübergreifendes Tracking; IP-Adressen werden nicht gespeichert. Bevor Ihr Browser Daten an Umami sendet, kürzen wir sie: Kommen Sie von einer fremden Website, wird als Herkunft nur deren Adresse ohne Unterseite übermittelt (etwa „https://www.google.com“). Aus Adressen unserer eigenen Seiten entfernen wir Anmelde- und Kaufkennungen, und bei der aufgerufenen Adresse wird der Teil nach dem Zeichen „#“ nicht übermittelt. Neben den Seitenaufrufen zählen wir einzelne Ereignisse: eine abgeschlossene Umwandlung (mit Dateiformat und Art der Eingabe), das Erreichen des kostenlosen Limits, das Herunterladen des Prüfberichts (mit Dateiformat), den Klick auf einen Kaufknopf (mit dem gewählten Tarif), einen im Bestellfenster von Paddle abgeschlossenen Kauf (mit Tarif und Zahlungsanbieter), den Klick auf einen Pro-Hinweis (mit Art des Hinweises und Dateiformat), das Speichern eines Empfängers im Adressbuch (nur ob neu angelegt oder aktualisiert), das Wiederholen einer Rechnung (nur ob aus einer XML- oder PDF-Datei) und das Erstellen einer Mahnung (nur die Mahnstufe und ob die Rechnung aus einer Datei, dem Konverter oder einer Serie stammt). Rechnungsinhalte, Empfängerdaten, Ihre E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten werden dabei nicht übermittelt, und im Speicher Ihres Browsers wird dafür nichts abgelegt. Auf der Seite des XRechnung-Viewers wird Umami nicht geladen; dort wird nichts gezählt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anbieter von Umami ist die Umami Software, Inc., 28 Geary St, Suite 650 #243, San Francisco, California, USA. Das Zählskript wird von deren Server (cloud.umami.is) geladen; dabei erhält Umami technisch bedingt Ihre IP-Adresse. Unser Umami-Konto ist in der EU-Region von Umami Cloud eingerichtet. Umami setzt jedoch auch Unterauftragnehmer in den USA ein; dass Daten dabei in die USA übermittelt werden, kann deshalb nicht ausgeschlossen werden. Umami verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach seinem Vertrag über Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum), der mit der Nutzung des Kontos gilt; für die Übermittlung in die USA sind darin die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Umami, Auftragsverarbeitungsvertrag von Umami.

Cookies: nur technisch notwendig, kein Cookie-Banner

Diese Website setzt keine Cookies ein, die eine Einwilligung erfordern würden. Der Pro-Login verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei ist. Es enthält nur eine Sitzungskennung und eine Signatur, mit der wir prüfen, dass das Cookie von uns stammt – nicht Ihre E-Mail-Adresse. Die Sitzungskennung wird bei jeder Anmeldung zufällig erzeugt; nur bei Anmeldungen aus der Zeit vor der Umstellung wird sie einmalig aus dem bisherigen Cookie abgeleitet (siehe Abschnitt „Anmeldungen im Konto und Begrenzung bei Pro-Zugängen“). Das Cookie gilt 30 Tage ab der Anmeldung; danach ist eine neue Anmeldung nötig. Während eines laufenden Kaufvorgangs kommt für wenige Stunden ein zweites technisch notwendiges Cookie mit einer Zufallskennung hinzu, das ausschließlich der Missbrauchsabwehr beim Abschluss des Kaufs dient, also bei der Rückkehr vom Bestellfenster von Paddle bzw. von der Bezahlseite von Stripe (kein Tracking, keine Auswertung). Die Reichweitenmessung erfolgt cookielos (siehe Umami). Was das Bestellfenster von Paddle nach Ihrem Klick auf einen Kaufknopf in Ihrem Browser speichert, steht im Abschnitt „Bezahlung über Paddle“. Daneben legt diese Website einzelne Einträge im Speicher Ihres Browsers ab (Local Storage bzw. Session Storage), die Ihr Browser nicht an uns sendet: den Zähler der kostenlosen Umwandlungen (bis 31. Oktober 2026 die Zahl der Umwandlungen des Tages; ab 1. November 2026 für den laufenden Kalendermonat gekürzte Prüfwerte (Hashes) der Rechnungsnummern, die Sie umgewandelt haben – nur so lässt sich erkennen, ob dieselbe Rechnung schon gezählt wurde; die Rechnungsnummer selbst wird nicht im Klartext gespeichert; Einträge vergangener Monate werden beim nächsten Besuch automatisch gelöscht), ob Sie den Cookie-Hinweis geschlossen haben, die gewählte Ansicht des Konverters, in Pro das zuletzt verwendete Absender-Profil und die zuletzt verwendete Mapping-Vorlage (jeweils nur deren interne Nummer), für die Dauer eines Kaufs einen Hinweis für die Rückkehr zur Anmeldung, nur auf Ihren Wunsch die Firmendaten für einen Kauf (siehe „Bezahlung über Paddle“) sowie auf den Seiten des Konverters und des XRechnung-Viewers eine kurzlebige Marke mit einem Zeitstempel. Diese Marke verhindert, dass sich die Seite mehr als einmal automatisch neu lädt, wenn im selben Fenster noch ein Skript eines anderen Anbieters aktiv ist (etwa nach dem Bestellfenster von Paddle), und wird wieder entfernt, sobald die Seite ohne ein solches Skript geladen ist. Rechnungsinhalte stehen in keinem dieser Einträge; die gekürzten Prüfwerte der Rechnungsnummern bleiben ausschließlich in Ihrem Browser. In Pro kommt das Empfänger-Adressbuch hinzu (Eintrag „rw-empfaenger-adressbuch“ im Local Storage): Es wird erst angelegt, wenn Sie auf „Empfänger speichern“ klicken, und enthält nur die Stammdaten der von Ihnen gespeicherten Empfänger (Name bzw. Firma, Anschrift, Land, USt-IdNr. und Steuernummer, E-Mail- bzw. elektronische Adresse, Leitweg-ID, Ansprechpartner, Kostenstelle bzw. Buchungsreferenz), keine Rechnungspositionen, Beträge oder Rechnungsnummern. Zweck ist allein, dass Sie wiederkehrende Empfänger nicht neu eintippen müssen. Das Adressbuch bleibt in Ihrem Browser; es wird nicht an uns gesendet, und wir können es nicht einsehen. Beim Export erzeugt Ihr Browser eine Datei auf Ihrem Gerät, beim Import liest er eine von Ihnen gewählte Datei ein – auch das ohne Übertragung an uns. Sie können einzelne Empfänger im Adressbuch löschen oder das ganze Adressbuch über die Website-Daten Ihres Browsers entfernen; es bleibt sonst gespeichert, bis Sie es löschen. Ebenfalls nur in Pro und nur, wenn Sie es selbst festlegen, speichert Ihr Browser zu einem Absender-Profil ein Logo und eine Firmenfarbe (Einträge „rw_profil_marke_“ mit der internen Nummer des Profils im Local Storage). Das Logo wird dafür in Ihrem Browser verkleinert und ausschließlich lokal gespeichert; es wird nicht an uns gesendet und nur beim Erzeugen der PDF in Ihrem Browser verwendet. Löschen Sie das Logo, wird es aus dem Eintrag entfernt; ohne Logo und Farbe sowie beim Löschen des Absender-Profils in diesem Browser wird der Eintrag gelöscht. Der Eintrag liegt nur in diesem Browser und bleibt auch nach einer Löschung Ihres Kontos dort, bis Sie ihn löschen oder die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Laden Sie in Pro ein eigenes Briefpapier hoch, wandelt Ihr Browser es in ein Seitenbild um und speichert es zusammen mit den eingestellten Rändern zum Absender-Profil in der Browser-Datenbank IndexedDB (Datenbank „rw-briefpapier“, Eintrag mit der internen Nummer des Profils). Das Briefpapier wird nicht an uns gesendet und nur beim Erzeugen der PDF in Ihrem Browser verwendet. Sie können es jederzeit mit „Briefpapier löschen“ entfernen; beim Löschen des Absender-Profils in diesem Browser wird es ebenfalls gelöscht. Sonst bleibt es in diesem Browser, auch nach einer Löschung Ihres Kontos, bis Sie es löschen oder die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Speichern Sie in Pro eine Rechnung als Serie („Serienrechnung“), legt Ihr Browser die vollständige Rechnung als Vorlage samt Rhythmus, Stichtag und den von der Serie vergebenen Rechnungsnummern in der Browser-Datenbank IndexedDB ab (Datenbank „rw-serien“). Die Inhalte der Serie werden nicht an uns gesendet; zum Erzeugen einer fälligen Rechnung fragt Ihr Browser bei aktivem Nummernkreis nur die nächste Rechnungsnummer des Absender-Profils ab, wie bei jeder anderen Rechnung. Sie können eine Serie jederzeit unter „Alle Serien verwalten“ mit „Löschen“ entfernen; sonst bleibt sie in diesem Browser, auch nach einer Löschung Ihres Kontos, bis Sie sie löschen oder die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Kann der Browser nach dem Herunterladen einer Serienrechnung den neuen Stand nicht speichern, merkt er sich im Local Storage (Eintrag „rw-serien-ausgegeben“) nur die Kennung der Serie, den Termin und die bereits verwendete Rechnungsnummer, damit diese Nummer nicht ein zweites Mal vergeben wird; der Eintrag wird entfernt, sobald Sie den Termin als erzeugt übernehmen, spätestens beim nächsten Aufruf, nachdem Sie die Serie gelöscht haben. Nutzen Sie in Pro im XRechnung-Viewer den Buchungsstapel im DATEV-Format, speichert Ihr Browser Ihre Einstellungen dafür im Local Storage (Eintrag „rw_datev_einstellungen“): Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge, Kontenrahmen und Konten sowie Firmenname, USt-IdNr., Steuernummer und die Angabe „Kleinunternehmer“, an denen Ihr Browser Ausgangs- und Eingangsrechnungen unterscheidet. Rechnungsinhalte stehen darin nicht. Der Eintrag wird nicht an uns gesendet; er bleibt in diesem Browser, auch nach einer Löschung Ihres Kontos, bis Sie die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Bei „Rechnung wiederholen“ liest Ihr Browser die hochgeladene frühere E-Rechnung nur aus, um das Formular vorzubelegen; dabei wird nichts gespeichert und nichts an uns gesendet. Erstellen Sie in Pro eine Zahlungserinnerung oder Mahnung, liest Ihr Browser die dafür gewählte Rechnung ebenfalls nur aus und erzeugt die PDF selbst; dabei wird nichts an uns gesendet. Nur wenn Sie „Mahnstufe in diesem Browser merken“ einschalten, speichert Ihr Browser im Local Storage (Eintrag „rw-mahnstufen“) je Rechnung die Rechnungsnummer, die erstellte Mahnstufe und das Datum der Mahnung, damit beim nächsten Mal die folgende Stufe vorgeschlagen wird – keine Beträge, Namen oder sonstigen Rechnungsinhalte. Die Einträge werden nicht an uns gesendet; Sie können sie mit „Gemerkte Stufen löschen“ entfernen, sonst bleiben sie in diesem Browser, auch nach einer Löschung Ihres Kontos, bis Sie sie löschen oder die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Wir halten diese Einträge für technisch notwendig, damit die von Ihnen genutzten Funktionen wie gewünscht arbeiten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ein Einwilligungs-Banner („Cookie-Banner“) ist daher nicht erforderlich – wir zeigen lediglich einen kurzen Informationshinweis. Sollte sich das ändern, wird diese Erklärung aktualisiert.