E-Rechnung für Mandanten, die in Word oder Excel schreiben

Was deine Mandanten damit machen

1. Rechnung wie gewohnt schreiben, in Word, Excel oder einem anderen Programm, das ein PDF ausgibt.
2. Datei auf rechnungswandler.de einlesen. PDF, Word (.docx) und Excel (.xlsx) werden direkt im Browser ausgelesen. Wer keine Datei hat, tippt die Angaben ins Formular.
3. Erkannte Angaben prüfen und ergänzen. Das Werkzeug versucht, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, IBAN und mehr zu erkennen. Geprüft und korrigiert wird immer im Formular, Kleinunternehmer und Reverse-Charge nach § 13b UStG sind als Steuerfall wählbar.
4. Prüfen und herunterladen. Vor dem Download prüft das Werkzeug unter anderem die Pflichtfelder der Norm EN 16931, die Summen und die IBAN-Prüfziffer. Heraus kommt eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931.

Bekommen deine Mandanten selbst E-Rechnungen, öffnen sie die im kostenlosen XRechnung-Viewer, auch ohne Programm.

Die Rechnung bleibt beim Mandanten

Auslesen, Prüfen und Erzeugen laufen im Browser auf dem Gerät deines Mandanten. Die Rechnung wird nicht an unseren Server geschickt und nicht gespeichert. Ausnahmen gibt es nur in Pro und nur, wenn der Mandant sie selbst einschaltet: Bei der KI-Erkennung geht der gelesene Text an einen Dienst in der EU, nicht die Datei. Und im Konto liegen nur seine Absenderdaten, die Zählerstände für Rechnungsnummern und Auslese-Vorlagen, die sich merken, wo auf seinem Rechnungslayout welche Angabe steht – keine Beträge, Kunden oder Positionen. Serienvorlagen und Adressbuch bleiben im Browser. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Deshalb gibt es bei uns auch keinen Kanzlei- oder Lesezugang: Wo keine Rechnungen gespeichert sind, gibt es nichts, was eine Kanzlei dort einsehen könnte. Deine Mandanten schicken dir ihre E-Rechnungen so, wie ihr das heute schon vereinbart habt.

Was es kostet

• Kostenlos: 10 E-Rechnungen im Monat, ohne Konto, ohne Wasserzeichen.
• Pro, für alle, die mehr brauchen: Pass für 24 Stunden 4,99 €, Monat 7,99 €, Jahr 69 €, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Was Pro enthält, steht auf der Pro-Seite.

Für die meisten Mandanten mit wenigen Rechnungen im Monat reicht die kostenlose Version.

Was du als Kanzlei tun kannst

• Den Link weitergeben: rechnungswandler.de, zum Beispiel in deinem Mandantenrundschreiben, auf deiner Website oder in einer Antwort auf die Frage „Wie mache ich das mit der E-Rechnung?“.
• Das Merkblatt weitergeben: eine Seite in Sie-Form mit den Pflichtterminen und vier Schritten für den Einstieg, mit Platz für deinen Kanzleistempel.Merkblatt herunterladen (PDF)
• Mehr musst du nicht tun. Es gibt nichts einzurichten, keine Anmeldung und keinen Vertrag mit uns.

Was rechnungswandler.de nicht ist

rechnungswandler.de ist ein Werkzeug zum Umwandeln und Prüfen von Rechnungen, keine Steuerberatung. Ob ein Mandant schon 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, welcher Steuerfall passt und wie seine Rechnungen gebucht werden, bleibt Sache deiner Kanzlei. Die Prüfung vor dem Download kontrolliert Pflichtfelder und Rechenregeln, nicht, ob der Inhalt steuerlich richtig ist, etwa der Steuersatz.

Häufige Fragen