Hinweis: Rechnungswandler ist unser eigenes, unabhängiges Werkzeug. Wir sind kein Partner von Microsoft und werden von Microsoft weder geprüft noch empfohlen. Microsoft Excel ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe; wir nennen den Namen nur, damit du diese Anleitung findest.
Stand: November 2026. Funktionen von Microsoft Excel können sich ändern; maßgeblich sind die Angaben des Herstellers. Diese Anleitung ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die kurze Antwort: Diese Anleitung ist für dich, wenn du deine Rechnungen in Microsoft Excel erstellst. Excel erzeugt von sich aus keine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), sondern Tabellen bzw. PDF-Dateien. Deine Rechnungstabelle kannst du trotzdem weiter nutzen: Du lädst die fertige .xlsx-Datei in unseren Konverter, der sie direkt in deinem Browser ausliest. Ein Export als PDF ist dafür nicht nötig. Danach prüfst du die erkannten Angaben, wählst ZUGFeRD oder XRechnung und lädst die geprüfte Datei herunter. 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos, ohne Konto. Ob du überhaupt schon eine E-Rechnung brauchst, klärt der Artikel E-Rechnung mit Word oder Excel schreiben – geht das?.
Schritt für Schritt: von der Excel-Datei zur E-Rechnung
Schritt 1: Rechnung fertig ausfüllen und als .xlsx speichern
Füll deine Rechnungsvorlage wie gewohnt aus und speichere sie. Der Konverter liest Dateien mit der Endung .xlsx bis 10 MB. Andere Formate wie .xls, Dateien mit Makros (.xlsm), .csv und .ods lehnt er mit einem Hinweis ab. In diesem Fall speicherst du eine Kopie im passenden Format: In Excel über „Datei“ → „Speichern unter“ (bei Dateien in OneDrive oder SharePoint heißt der Befehl stattdessen „Kopie speichern“) und in der Liste „Dateityp“ den Eintrag „Excel-Arbeitsmappe“ mit der Endung .xlsx wählen.
Schritt 2: Datei in den Konverter laden
Öffne den Konverter und zieh die Datei in das Feld oder wähle sie aus. Die Datei wird in deinem Browser ausgelesen und nicht auf einen Server hochgeladen. Danach landest du im Formular, vorausgefüllt mit allem, was erkannt wurde.
Schritt 3: Erkannte Angaben prüfen und ergänzen
Oben steht der Kasten „Bitte prüfe die erkannten Angaben“. Er listet auf, was gefunden wurde, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, IBAN oder USt-IdNr. Was fehlt, trägst du im Formular nach. Die Summen rechnet das Werkzeug aus den Positionen; eine fehlerhafte Summenformel in deiner Tabelle landet so nicht in der E-Rechnung. Ergeben die Positionen nicht die Nettosumme deiner Tabelle, zeigt das Formular eine Warnung. Diese und markierte, rechnerisch unstimmige Positionen bestätigst du ausdrücklich, bevor eine Datei entsteht. Die Erkennung ist nie perfekt; du prüfst deshalb alle Felder selbst und bleibst für den Inhalt verantwortlich.
Schritt 4: Format wählen
Nach dem Einlesen ist ZUGFeRD (PDF) vorausgewählt, ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten im Profil EN 16931. Für Behörden oder wenn dein Kunde es verlangt, wählst du XRechnung (XML). Die Unterschiede erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
Bei einer Excel-Datei erzeugt der Konverter die sichtbare Seite der ZUGFeRD-PDF immer neu aus deinen geprüften Daten, in einem eigenen Layout. Das Aussehen deiner Tabelle wird dabei nicht übernommen; maßgeblich sind ohnehin die eingebetteten Daten.
Schritt 5: Prüfen, herunterladen, verschicken
Klick auf „Prüfen & umwandeln“. Der Konverter prüft unter anderem Pflichtfelder, Summen, Steuersätze und die Prüfziffer der IBAN. Ist alles in Ordnung, lädst du die Datei herunter. Verschick dann die E-Rechnung, nicht die Excel-Datei. Was du aufbewahren musst, steht im Artikel E-Rechnung mit Word oder Excel schreiben.
Was der Konverter aus deiner Tabelle liest
- Alle sichtbaren Tabellenblätter, in ihrer Reihenfolge. Ausgeblendete Blätter bleiben außen vor. Ausgeblendete Zeilen und Spalten in einem sichtbaren Blatt liest der Konverter dagegen mit. Insgesamt werden bis zu 2.000 Zeilen gelesen.
- Bei Formeln das gespeicherte Ergebnis. Die Formel selbst rechnet der Konverter nicht nach. Zeigt eine Zelle einen Fehlerwert statt eines Ergebnisses, bleibt sie leer.
- Zahlen so, wie die Zelle formatiert ist. Nachkommastellen übernimmt der Konverter aus dem Zahlenformat der Zelle, Prozentzellen kommen als „19 %“ an, Zellen mit Datumsformat als Datum, etwa „15.10.2026“. Bei den Positionen nimmt er den genauen Zellwert; Einzelpreise rundet er auf Cent. Prüfe Mengen aus Formeln im Formular.
- Nur Zellinhalte. Kopf- und Fußzeilen (die nur im Seitenlayout und beim Drucken erscheinen), Textfelder, Formen sowie Kommentare und Notizen liest der Konverter bei Excel-Dateien nicht.
So erkennt der Konverter deine Excel-Rechnung besser
- Beschriftung und Wert nebeneinander. Schreib „Rechnungsnummer:“, „Rechnungsdatum:“ und „Leistungsdatum:“ oder „Leistungszeitraum:“ in eine Zelle und den Wert in dieselbe Zeile. Auch der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ wird verstanden.
- Datumszellen mit Datumsformat. Dann kommen sie als Datum an.
- Positionen mit eigener Kopfzeile. Die Kopfzeile braucht mindestens drei Spalten: Menge (oder Anzahl, Stunden), Bezeichnung (oder Beschreibung, Leistung, Artikel) und Einzelpreis. Einheit, USt-Satz und Gesamtbetrag dürfen dazukommen. Leere Zeilen zwischen den Positionen stören nicht. Bis zu 50 Positionen werden übernommen.
- Fremde Blätter ausblenden. Liegt in derselben Mappe ein sichtbares Blatt mit Preis- oder Kundenliste, liest der Konverter es mit. Hat es eine ähnliche Kopfzeile, kann es mit deinen Positionen verwechselt werden. Blende solche Blätter vor dem Einlesen aus.
- Hilfsspalten in ein eigenes Blatt. Ausgeblendete Zeilen und Spalten liest der Konverter mit. Verschieb Hilfsrechnungen deshalb in ein eigenes Blatt und blende dieses aus, statt nur die Spalten auszublenden.
- Absenderdaten in Zellen. Anschrift, „USt-IdNr.“ oder „Steuernummer“, „IBAN“ und „BIC“ gehören in Zellen, nicht in die Kopf- oder Fußzeile. Eine IBAN wird nur übernommen, wenn ihre Prüfziffer stimmt.
- Sonderfälle klar benennen. Steht in deiner Tabelle ein eindeutiger Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmer) oder § 13b UStG (Reverse-Charge), schlägt der Konverter den passenden Steuerfall vor. Bei Rechnungen an Behörden hilft die Beschriftung „Leitweg-ID“.
Schreibst du jeden Monat Rechnungen mit derselben Vorlage, kannst du mit Pro die Zuordnung der Felder als Vorlage speichern und bis zu 10 Rechnungen in einem Durchgang umwandeln.
Häufige Fragen
Muss ich die Excel-Rechnung vorher als PDF speichern?
Nein. Der Konverter liest .xlsx-Dateien direkt. Eine PDF-Datei nimmt er zwar auch an, nötig ist der Umweg aber nicht.
Ich habe mehrere Rechnungen in einer Mappe, je eine pro Blatt. Geht das?
Nein, eine Datei ergibt eine E-Rechnung, und alle sichtbaren Blätter werden zusammen gelesen. Speichere jede Rechnung als eigene .xlsx-Datei oder blende die übrigen Blätter vor dem Einlesen aus.
Warum fehlt meine Bankverbindung?
Meist steht sie in der Kopf- oder Fußzeile (die nur im Seitenlayout und beim Drucken erscheint) oder in einem Textfeld. Beides liest der Konverter bei Excel-Dateien nicht. Trag sie im Formular nach oder schreib sie in deiner Vorlage in Zellen.
Kommt die E-Rechnung beim Kunden zurück?
Dann steht im Prüfbericht ein Fehlercode. Was er bedeutet und wie du die Datei neu erzeugst, erklärt E-Rechnung abgelehnt? Prüfbericht lesen, Fehler beheben.
Du schreibst deine Rechnungen als Textdokument? Dann hilft dir die Anleitung Rechnung aus Microsoft Word in eine E-Rechnung umwandeln.
Microsoft, Excel und Word sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.