Die kurze Antwort: Wird deine E-Rechnung abgelehnt, verstößt die Datei meist gegen eine Prüfregel: Eine Angabe fehlt, ein Betrag passt nicht zum Rest, oder die Datei ist gar nicht als E-Rechnung lesbar. Was genau, steht im Prüfbericht: Jeder Fehler hat dort einen Code wie BR-DE-15 und einen Text, der das betroffene Feld nennt. Behebe die Ursache in deinen Rechnungsdaten und erzeuge die Datei neu, statt im XML herumzubessern. Die häufigsten Gründe sind schnell behoben: fehlende Käufer-Referenz (bei Behörden die Leitweg-ID), fehlende Kontaktdaten, eine fehlende elektronische Adresse des Kunden oder Summen, die nicht aufgehen. Eine Datei prüfst du kostenlos mit unserem XRechnung-Viewer. Eine neue, vor dem Download geprüfte Datei erstellst du im Konverter, 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos.
Stand: November 2026. Grundlage sind § 14 Absatz 1 UStG, das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 6a, 6b und 35a), das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Rn. 22 und 23) sowie die Prüfregeln der KoSIT für XRechnung 3.0.2 und die Norm EN 16931. XRechnung 3.0 bleibt laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft; die Nachfolgeversion 4.0 ist angekündigt. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerbüro.
Warum E-Rechnungen zurückkommen: drei Arten von Fehlern
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Bevor ein Programm ihn verarbeitet, prüft es ihn mit einer Validierung, also automatisch gegen die Regeln der Norm. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet dabei drei Fehlerarten (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b und 35a):
| Fehlerart | Was dahintersteckt | Beispiel |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax oder ihren technischen Vorgaben. | Kaputtes XML, eine Datei in keiner zulässigen Syntax |
| Geschäftsregelfehler | Die Datei ist lesbar, verstößt aber gegen eine Prüfregel des Formats: Angaben fehlen oder widersprechen sich. | Käufer-Referenz (BT-10) fehlt; Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz |
| Inhaltsfehler | Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. | Falscher Steuersatz, falsche Anschrift |
Für dich als Absender heißt das:
- Ein Formatfehler wiegt am schwersten. Eine solche Datei ist steuerlich keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (Rn. 6a). Gilt für dich schon die Pflicht zur E-Rechnung, reicht sie also nicht.
- Ein Geschäftsregelfehler ist steuerlich nur dann ein Problem, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Ohne Formatfehler ist die Datei umsatzsteuerlich grundsätzlich noch eine E-Rechnung. Fehlt zum Beispiel nur die Käufer-Referenz, ist das „umsatzsteuerlich unbeachtlich“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a; vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23).
- Technisch sieht das anders aus. Nach technischer Sichtweise entspricht eine Datei schon dann nicht mehr der Norm EN 16931, wenn sie eine Geschäftsregel aus deren Kern-Datenmodell verletzt; das BMF nennt diese Sicht ausdrücklich (Rn. 23 des Schreibens von 2026). Eingangsplattformen und Buchhaltungsprogramme weisen solche Dateien deshalb meist zurück. Behördenportale lehnen zusätzlich ab, wenn eine Pflichtangabe der XRechnung fehlt, etwa die Leitweg-ID.
- Eine grüne Prüfung heißt nicht, dass alles stimmt. Ein falscher Steuersatz fällt bei der Validierung nicht unbedingt auf (Rn. 35a). Den Inhalt prüfst du weiter selbst.
Kurz gesagt: Eine Ablehnung bedeutet nicht automatisch, dass deine Rechnung steuerlich wertlos ist. Bezahlt wirst du aber meist erst, wenn die Datei durch die Prüfung kommt.
Den Prüfbericht lesen, Schritt für Schritt
Wie ein Prüfbericht aufgebaut ist, zeigen wir am Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, sie gibt den Standard XRechnung heraus). Andere Prüfprogramme gestalten ihre Berichte anders. Die Codes sind aber dieselben, weil sie aus der Norm EN 16931 und der XRechnung-Spezifikation stammen. Der Prüfbericht des KoSIT-Validators hat diese Teile:
- Angaben zum geprüften Dokument: Hier steht unter anderem der erkannte Dokumenttyp, zum Beispiel „EN16931 XRechnung (UBL Invoice)“. Passt der nicht zu dem, was du schicken wolltest, liegt der Fehler schon beim Format.
- Konformitätsprüfung: ein Satz wie „Das geprüfte Dokument enthält 2 Fehler / 0 Warnungen. Es ist nicht konform zu den formalen Vorgaben.“
- Übersicht der Validierungsergebnisse: Sie zeigt je Prüfschritt, wie viele Fehler, Warnungen und Informationen es gab: technisches Schema, Regeln der EN 16931 oder Zusatzregeln der XRechnung. Als Faustregel: Fehler beim Schema deuten auf einen Formatfehler, Fehler bei den Regeln auf einen Geschäftsregelfehler.
- Validierungsergebnisse im Detail: eine Tabelle mit Code, Grad (im Bericht „Adj. Grad“: error, warning oder information) und Text; darunter steht jeweils der Pfad. Der Text nennt das betroffene Feld mit seiner Nummer aus der Norm, etwa „Buyer reference“ (BT-10). Der Pfad zeigt, wo in der XML-Datei die Stelle liegt. Die Teile 3 und 4 erscheinen nur, wenn es Meldungen gibt.
- Bewertung: am Ende die Empfehlung, zum Beispiel „Es wird empfohlen das Dokument zurückzuweisen.“ oder „Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.“
Fehler oder Warnung? Für die Empfehlung zählen nur die Einträge mit dem Grad error. Warnungen allein führen in der Prüfkonfiguration der KoSIT nicht zur Empfehlung, die Datei zurückzuweisen. Einträge mit „information“ sind reine Hinweise. Steht nur eine Warnung im Bericht, heißt es in der Konformitätsprüfung trotzdem „nicht konform“. Entscheidend ist die Bewertung am Ende.
Ein Sonderfall: Steht in der Bewertung, dass kein Prüfszenario gegriffen hat, konnte der Validator die Datei keinem der Formate zuordnen, für die er eingerichtet ist. Dann passt meist das Format nicht zu dem, was der Empfänger annimmt.
Tipp: Arbeite die Fehler von oben nach unten ab. Mehrere Rechenregeln können an derselben Ursache hängen, etwa an einer falsch gerundeten Position.
Die häufigsten Ablehnungsgründe und wie du sie behebst
Die Codes und Feldnummern stammen aus den Prüfregeln für XRechnung 3.0.2 und EN 16931. Codes mit BR-DE und die PEPPOL-Regel gehören zu den Zusatzregeln der XRechnung, die übrigen kommen aus der europäischen Norm.
| Code | Was die Regel verlangt | So behebst du es |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Die Käufer-Referenz (BT-10) muss angegeben sein. | Bei Behörden gehört hier die Leitweg-ID hin, die dir dein Auftraggeber nennt. Bei Firmenkunden die Referenz, die dein Kunde vorgibt. |
| BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7 | Kontaktangaben des Verkäufers: Ansprechpartner (BT-41), Telefon (BT-42), E-Mail (BT-43). | Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in deinen Absenderdaten ergänzen. |
| PEPPOL-EN16931-R010, BR-63 | Eine elektronische Adresse des Käufers (BT-49) muss angegeben sein, mit Angabe ihrer Art. | Meist die E-Mail-Adresse deines Kunden für Rechnungen. Frag nach, wohin er E-Rechnungen haben will. |
| BR-DE-1, BR-DE-19 (Warnung) | Zahlungsangaben müssen enthalten sein. Bei SEPA-Überweisung (Code 58) soll eine korrekte IBAN angegeben sein. | IBAN prüfen, typisch sind Zahlendreher und fehlende Stellen. |
| BR-DE-16 | Bei steuerpflichtigen Umsätzen (und weiteren Steuerkategorien) muss deine USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) enthalten sein. | Eine der beiden Nummern eintragen. |
| BR-CO-26 | Eine Kennung des Verkäufers muss enthalten sein: Verkäuferkennung (BT-29), Registernummer (BT-30) oder USt-IdNr. (BT-31). | Achtung: Die Steuernummer allein zählt hier nicht. Hast du keine USt-IdNr., brauchst du eine der anderen Kennungen. |
| BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15 | Die Summen müssen aufgehen: Positionen, Nettosumme, Steuer und Bruttobetrag. | Beträge nicht von Hand eintragen, sondern aus den Positionen rechnen lassen. Rundung prüfen. |
| BR-S-08, BR-S-09 | Je Steuersatz müssen Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag zu den Positionen passen. | Wie oben. Häufige Ursache: Rabatte oder Zuschläge, die nur in der Summe stehen. |
| BR-E-10, BR-AE-10 | Bei steuerfreien Umsätzen und bei Reverse-Charge ist ein Befreiungsgrund nötig. | Den passenden Steuerfall wählen, etwa Kleinunternehmer oder § 13b UStG, damit Grund und Kennzeichen in der Datei stehen. |
Zwei Gründe haben mit den Prüfregeln nichts zu tun: Anlagen wie Stundenzettel gehören bei Behörden in die Rechnungsdatei, nicht als Anhang an die Mail. Und die Behörde verlangt eine XRechnung, du hast aber ein PDF geschickt. Beides erklärt der Artikel Rechnung an Behörden. Wo die Leitweg-ID herkommt, steht unter Was ist eine Leitweg-ID?.
So gehst du nach einer Ablehnung vor
- Genaue Fehlermeldung besorgen. Beim Hochladen in ein Behördenportal siehst du den Prüfbericht meist schon vor dem Absenden. Über eine automatische Ablehnung wirst du benachrichtigt, beim Bund nach § 4 Absatz 3 ERechV, wenn du über das Rechnungsportal des Bundes mit Nutzerkonto einreichst. Bei Firmenkunden frag nach, was ihr Programm gemeldet hat. „Kam nicht durch“ reicht nicht, du brauchst Code oder Fehlertext.
- Ursache in den Daten beheben, nicht in der Datei. Von Hand im XML zu ändern geht leicht schief, etwa wenn eine Summe danach nicht mehr zu den Positionen passt. Sicherer: Angaben korrigieren und die Datei neu erzeugen.
- Vor dem erneuten Senden prüfen. Eine Kurzprüfung machst du mit unserem XRechnung-Viewer. Die vollständige Prüfung macht der KoSIT-Validator. Die KoSIT stellt ihn kostenlos als Open-Source-Programm bereit. Er ist aber für Fachleute gemacht: Man startet ihn ohne bequeme Oberfläche über die Kommandozeile, und er braucht Java.
- Klären, wie die neue Datei verschickt wird. Ob du die korrigierte Datei unter derselben Rechnungsnummer neu einreichst oder eine Rechnungskorrektur schickst, regelt das Steuerrecht für diesen Fall nicht ausdrücklich. Frag deshalb zuerst den Empfänger, wie er es haben will. Viele Eingangsportale erwarten nach einer automatischen Zurückweisung schlicht die korrigierte Datei. Wichtig: Schickst du eine zweite Rechnung über dieselbe Leistung, muss klar sein, dass sie die erste ersetzt oder berichtigt, sonst schuldest du die Steuer unter Umständen doppelt. War die erste Datei wegen eines Formatfehlers gar keine E-Rechnung und musstest du schon eine ausstellen, muss die neue E-Rechnung eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (Abschnitt 15.2a Absatz 7 UStAE). Wie eine Rechnungskorrektur aussieht, erklärt E-Rechnung korrigieren oder stornieren. Im Zweifel stimmst du das mit deinem Steuerbüro ab.
- Prüfbericht und Dateien aufheben. Leg die verschickte Datei zusammen mit dem Prüfbericht ab, das hilft bei Rückfragen. Auch das BMF hält es für sinnvoll, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren (Rn. 35a).
Beispiel: Rechnung an die Stadtverwaltung kommt zurück
Malermeisterin Jana hat im Rathaus ihrer Stadt die Flure gestrichen. Ihre XRechnung lädt sie im Landesportal hoch, und das Portal lehnt sie ab. Im Prüfbericht steht:
| Code | Grad | Text (gekürzt) |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | error | Das Element „Buyer reference“ (BT-10) muss übermittelt werden. |
| BR-DE-7 | error | Das Element „Seller contact email address“ (BT-43) muss übermittelt werden. |
Bewertung: „Es wird empfohlen das Dokument zurückzuweisen.“
Jana sucht im Auftragsschreiben der Stadt die Leitweg-ID heraus. Dann wandelt sie ihre gewohnte Word-Rechnung im Konverter erneut um, trägt die Leitweg-ID ins Feld für die Käufer-Referenz ein und ergänzt ihre E-Mail-Adresse. Vor dem Download prüft der Konverter unter anderem, ob E-Mail und Telefon angegeben sind und ob die Leitweg-ID das richtige Format hat. Diesmal ist alles grün. Ob sie dieselbe Rechnungsnummer verwenden soll, hat sie vorher kurz mit der Rechnungsstelle der Stadt geklärt. Aufwand: eine Viertelstunde.
So hilft dir rechnungswandler.de dabei
Prüfen, was zurückkam: Der XRechnung-Viewer öffnet XRechnungen (UBL und CII) und ZUGFeRD-PDFs, ohne dass die Datei deinen Browser verlässt. Er prüft die wichtigsten Pflichtfelder und Rechenregeln der EN 16931 und der XRechnung. Kostenlos siehst du die ganze Rechnung und eine Ampel mit der Zahl der Mängel und Hinweise; mit Pro jeden Befund einzeln, mit Regel-Code wie BR-DE-15, und den Prüfbericht als PDF. Ehrlich gesagt: Das ist keine vollständige Validierung, der KoSIT-Validator prüft deutlich mehr Regeln.
Neu erstellen, was nicht durchkam: Im Konverter liest du deine bisherige Rechnung als PDF, Word- oder Excel-Datei ein oder tippst die Daten ins Formular. Vor dem Download prüft er unter anderem die Pflichtfelder der EN 16931, bei der XRechnung zusätzlich E-Mail und Telefon des Absenders, eine elektronische Adresse des Empfängers und die IBAN. Die Summen rechnet er aus den Positionen. Hast du keine USt-IdNr., trägt er deine Steuernummer zusätzlich als Verkäuferkennung ein, damit BR-CO-26 erfüllt ist. 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos, ohne Konto.
Mit Pro schneller: Du kannst die abgelehnte XML-Datei als Vorlage in den Konverter laden. Kunde, Positionen und Zahlungsdaten sind dann schon drin. Rechnungsnummer und Leistungsdatum trägst du neu ein, das Rechnungsdatum steht auf heute. Willst du die abgelehnte Rechnung unter ihrer alten Nummer neu einreichen, trägst du Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung ein.
Häufige Fragen
Ist meine Rechnung ungültig, wenn der Prüfbericht Fehler zeigt?
Nicht unbedingt. Steuerlich ist nur eine Datei mit Formatfehler keine E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler ist steuerlich nur dann relevant, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23). Dein Kunde oder die Behörde darf die Datei aus technischen Gründen trotzdem zurückweisen, und bis zur Korrektur wartest du dann meist auf dein Geld.
Muss ich Warnungen beheben?
Für die Empfehlung des KoSIT-Validators zählen nur Fehler. Beheben lohnt sich trotzdem: Eine Warnung wie BR-DE-19 (die IBAN soll korrekt sein) bedeutet im Ernstfall, dass dein Geld nicht ankommt.
Mein Kunde will XRechnung, ich habe ZUGFeRD geschickt. Ist das ein Fehler?
Steuerlich sind beide zulässig, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Absatz 14 UStAE). Welches Format dein Kunde annimmt, ist aber seine Entscheidung, und Behörden verlangen in der Regel die XRechnung. Die Unterschiede erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD. Im Konverter wählst du das Format einfach vor dem Download.
Ich habe eine fehlerhafte E-Rechnung bekommen. Was mache ich?
Dann bist du auf der anderen Seite. Prüf die Datei, zum Beispiel im XRechnung-Viewer, und fordere bei Fehlern eine korrigierte Rechnung an. Was das für deinen Vorsteuerabzug bedeutet, klärst du mit deinem Steuerbüro. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung empfangen.
Das Wichtigste in Kürze
Eine abgelehnte E-Rechnung hat fast immer einen konkreten Grund, und der steht im Prüfbericht: Code, Grad, Text und betroffenes Feld. Nur Einträge mit dem Grad „error“ führen beim KoSIT-Validator zur Empfehlung, die Datei zurückzuweisen. Steuerlich ist nur eine Datei mit Formatfehler gar keine E-Rechnung; ein Geschäftsregelfehler zählt nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b, 35a; vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23). Häufige Gründe sind eine fehlende Käufer-Referenz oder Leitweg-ID (BR-DE-15), fehlende Kontaktdaten (etwa BR-DE-7), eine fehlende Verkäuferkennung (BR-CO-26) und Summen, die nicht aufgehen. Behebe die Ursache in den Daten, erzeuge die Datei im Konverter neu (10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos) und prüfe sie vor dem Senden, zum Beispiel mit dem XRechnung-Viewer.