Rechnung an Behörden: So reichst du die XRechnung ein

Die kurze Antwort: Eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber läuft anders als eine an einen Firmenkunden – aber der Ablauf ist überschaubar. Du brauchst drei Dinge: das Format XRechnung (eine XML-Datei, kein PDF), die Leitweg-ID deines Auftraggebers und den richtigen Einreichungsweg. Für die Bundesverwaltung ist das seit dem 19. September 2025 die zentrale Plattform OZG-RE; bei Ländern und Kommunen entweder ein eigenes Landesportal oder ebenfalls die OZG-RE. Alle drei Angaben muss dir dein Auftraggeber nennen – steht nichts in der Bestellung, frag nach. Die XRechnung-Datei selbst erzeugst du mit unserem Konverter kostenlos im Browser.

Stand: September 2026. Dieser Artikel erklärt den Ablauf allgemein und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Ländern und Kommunen gilt jeweils eigenes Landesrecht, das sich ändern kann. Was für deinen konkreten Auftrag gilt, steht in deinem Vertrag oder deiner Bestellung – im Zweifel fragst du deinen Auftraggeber oder dein Steuerbüro.

Warum die Regeln bei Behörden so uneinheitlich sind

Der Grund steckt schon im europäischen Ursprung. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet in Artikel 7 die Mitgliedstaaten, dafür zu sorgen, dass ihre öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm empfangen und verarbeiten. Ob du als Lieferant deine Rechnung auch elektronisch schicken musst, regelt sie nicht. Diese zweite Frage hat in Deutschland jede Ebene für sich beantwortet: der Bund in der E-Rechnungsverordnung (ERechV), jedes der 16 Bundesländer in eigenen Gesetzen und Verordnungen. Entscheidend ist deshalb nicht, was du allgemein über die E-Rechnungspflicht gelesen hast, sondern wer dein Auftraggeber ist.

Der Bund: Pflicht seit dem 27. November 2020

Das ist der am klarsten geregelte Fall. Nach § 3 Absatz 1 ERechV müssen Rechnungssteller ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln; die Pflicht gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 Absatz 3 ERechV). Ausgenommen sind nach § 3 Absatz 3 ERechV nur wenige Fälle:

• Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro netto,
• Rechnungen, die unter die Sonderregeln für geheimhaltungsbedürftige Daten (§ 8) oder für den Auswärtigen Dienst und Beschaffungen im Ausland (§ 9) fallen,
• Rechnungen in Verfahren der Organleihe.

Hier steckt der häufigste Irrtum im ganzen Thema: Die 1.000 Euro sind keine allgemeine Bagatellgrenze. Sie greifen ausschließlich beim Direktauftrag, also der formlosen Beauftragung ohne Vergabeverfahren. Kommt dein Auftrag aus einer Ausschreibung oder einem Rahmenvertrag, gilt die elektronische Form unabhängig vom Rechnungsbetrag – auch bei 120 Euro.

Und es gibt eine zweite Falle: Im Vergaberecht sind Direktaufträge nach § 14 UVgO inzwischen bis 15.000 Euro netto möglich. An der E-Rechnung ändert das nichts – der Bund stellt ausdrücklich klar, dass diese Anhebung § 3 Absatz 3 Nummer 1 ERechV unberührt lässt und die Pflicht ab einem Auftragswert über 1.000 Euro netto fortbesteht. Ein formlos erteilter Direktauftrag über 4.000 Euro braucht also trotzdem eine E-Rechnung. Und selbst wenn eine Ausnahme greift, kann sich eine Pflicht zusätzlich aus deinem Vertrag ergeben; darauf weist der Bund in seinen FAQ ausdrücklich hin.

Länder und Kommunen: 16 eigene Regelungen

Hier gibt es keine ehrliche Pauschalantwort – und wer dir eine gibt, hat sie vermutlich abgeschrieben. Die Bandbreite reicht von Ländern, die ihre Lieferanten wie der Bund verpflichten, bis zu Ländern ohne eine solche Pflicht: Der Bayerische Oberste Rechnungshof etwa hält in seinem Jahresbericht 2026 fest, in Bayern bestehe derzeit keine Verpflichtung für Lieferanten und Dienstleister, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu stellen.

So findest du heraus, was für deinen Auftrag gilt – in dieser Reihenfolge:

1. In der Bestellung oder in den Vergabeunterlagen. Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg stehen dort meist drin – die verlässlichste Quelle, weil sie für genau deinen Auftrag gilt.
2. Auf der Informationsseite deines Bundeslandes. e-rechnung-bund.de führt die Übersicht „E-Rechnung in den Bundesländern“; die KoSIT veröffentlicht zusätzlich eine Ländersynopse.
3. Per Nachfrage bei der Rechnungs- oder Beschaffungsstelle. Eine kurze Mail spart dir im Zweifel Wochen.

Kommunen richten sich nach dem Recht ihres Bundeslandes: Manche nutzen das Landesportal mit, andere haben einen eigenen Eingang. Unabhängig davon rollt die E-Rechnung ohnehin auf dich zu: Im Geschäft zwischen Unternehmen gelten ab 2027 und 2028 eigene Stichtage – den Zeitplan findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Welches Format brauchst du?

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist nach § 4 Absatz 1 ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden. Erlaubt ist auch ein anderer Standard, sofern er der Norm EN 16931 entspricht – der Bund nennt dafür ausdrücklich ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG.

Dieses Detail wird oft verkürzt, deshalb deutlich: Gemeint ist nicht „ZUGFeRD geht auch“, sondern genau dieses eine Profil. Ein ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT), wie es viele Programme standardmäßig erzeugen, ist etwas anderes. Dazu kommt: Der Bund nimmt das Profil nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat an, also nicht als das PDF mit eingebetteter XML, das man üblicherweise unter ZUGFeRD versteht. Im Zweifel nimmst du für Behörden ohnehin die XRechnung – wie sich die Formate unterscheiden, erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was sicher nicht reicht: ein normales PDF. Im Sinne der EU-Richtlinie ist es keine E-Rechnung, weil es kein strukturierter Datensatz ist.

Der Einreichungsweg – hier scheitern die meisten

Das Format ist schnell erzeugt. Die eigentliche Hürde ist die Frage, wohin die Datei soll – an die normale E-Mail-Adresse deines Ansprechpartners jedenfalls nicht.

Bund: eine Plattform, vier Wege

Lange hatte der Bund zwei Eingangsplattformen, ZRE und OZG-RE. Seit dem 19. September 2025 läuft alles über die OZG-RE; die ZRE wurde zum Jahresende 2025 abgeschaltet. Anleitungen, die dich dorthin schicken, sind veraltet.

Die Zuständigkeit ist heute so verteilt:

• Unmittelbare Bundesverwaltung und Verfassungsorgane: ausschließlich über die OZG-RE.
• Mittelbare Bundesverwaltung (etwa Anstalten und Körperschaften des Bundes): meist ebenfalls über die OZG-RE – verpflichtet, ausgerechnet diese Plattform zu nutzen, sind diese Stellen aber nicht; vereinzelt gibt es Eigenlösungen.
• Fünf Bundesländer nutzen die Plattform mit: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Vor der ersten Einreichung registrierst du dich einmalig – Unternehmenskonto plus mindestens ein Benutzerkonto, für Rechnungssender kostenlos; alternativ über „Mein Unternehmenskonto“ auf ELSTER-Basis. Danach stehen vier Übertragungswege offen:

De-Mail ist hier nicht vorgesehen. Ältere Ratgeber führen den Kanal oft noch auf; für die OZG-RE nennt der amtliche Leitfaden abschließend die vier Wege aus der Tabelle.

Anlagen gehören in die Rechnung, nicht an die Mail. Stundenzettel, Aufmaß oder Lieferschein müssen in den Rechnungsdatensatz eingebettet werden. Hängst du sie stattdessen an die E-Mail, verwirft die Plattform die gesamte Mail – deine Rechnung kommt dann gar nicht an. Bis 15 MB werden Anlagen eingebettet, größere hängst du als Verweis an (bis 200 MB; sie stehen dem Empfänger 60 Tage zum Download bereit). Achtung beim Übertragungsweg E-Mail: Dort ist schon bei 10 MB Schluss, weil eingebettete Anlagen in der XML-Datei mitreisen. Zugelassen sind unter anderem PDF, PNG, JPG, XLSX, ODS und CSV, aktive Inhalte wie Makros nicht.

Länder und Kommunen

Die Landesportale funktionieren ähnlich – Weberfassung, Upload, E-Mail und meist Peppol –, haben aber eigene Adressen und Registrierungen. Welches für dich gilt, sagt dir dein Auftraggeber. Rate hier bitte nicht: Eine Rechnung im falschen Portal ist nicht „fast richtig“, sondern nicht eingereicht.

Die Leitweg-ID: ohne sie geht nichts

Die Leitweg-ID ist die Zuordnungsnummer, mit der die Plattform deine Rechnung automatisch an die richtige Stelle in der Verwaltung weiterleitet. Du bekommst sie immer von deinem Auftraggeber – nachschlagen oder ausrechnen kannst du sie nicht. Aufbau und Herkunft erklärt der Artikel Was ist eine Leitweg-ID. Drei Punkte speziell für Behördenrechnungen:

• Pflichtfeld ist die Käufer-Referenz, nicht die Leitweg-ID. Die Geschäftsregel BR-DE-15 verlangt das Feld „Buyer reference“ (BT-10); dass dort bei Behörden die Leitweg-ID steht, geben die öffentlichen Auftraggeber vor – beim Bund § 5 ERechV –, nicht der Standard selbst.
• Die ersten Ziffern verraten den Weg. Beim Bund steht 991 für die unmittelbare Bundesverwaltung und Verfassungsorgane, 992 für Stellen der mittelbaren Bundesverwaltung an der OZG-RE, 993 für solche mit eigener Lösung. Eine 993 ist ein Signal, gezielt nach dem Eingangsweg zu fragen.
• Bei „Leitweg-ID ist nicht valide“ liegt es oft an Kleinigkeiten. Der Bund nennt als typische Ursachen falsch gesetzte Bindestriche und Leerzeichen vor oder hinter der Nummer.

Diese Angaben verlangt der Bund zusätzlich

Über die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben hinaus schreibt § 5 ERechV weitere Inhalte vor. In der XRechnung landen sie in festen Feldern:

Die letzten beiden Zeilen sind der Klassiker unter den vermeidbaren Fehlern: Sie stehen in der Bestellung und werden beim Rechnungschreiben übersehen.

Warum Behördenrechnungen zurückkommen

Eine zurückgewiesene Rechnung ist kein Drama, kostet aber Zeit bis zur Zahlung. Die häufigsten Ursachen:

1. Leitweg-ID fehlt, ist vertippt oder gehört zu einem anderen Auftrag. Übernimm sie exakt so, wie sie im Auftrag steht – eine Behörde kann mehrere haben.
2. Bestell- oder Lieferantennummer fehlt, obwohl sie bei der Beauftragung mitgeteilt wurde.
3. Falsches Format: ein PDF ohne strukturierte Daten oder eine Datei, die der Norm EN 16931 nicht entspricht.
4. Anlagen als E-Mail-Anhang statt eingebettet – ebenso mehrere Dateien in einer Mail oder eine Datei über 10 MB beim Übertragungsweg E-Mail.
5. Fehlende Steuerangaben: Enthalten sein muss mindestens die USt-IdNr. oder die Steuernummer des Verkäufers; sonst meldet die Prüfung Fehlercodes wie BR-CO-9 oder BR-CO-26.
6. Inhaltliche Fehler wie falsche Summen – die fallen erst beim Empfänger auf, nicht bei der Plattform.

Ein Haken dabei: Weist der Auftraggeber deine Rechnung inhaltlich zurück, bekommst du keine gesonderte Nachricht – der amtliche Leitfaden rät deshalb, regelmäßig selbst in die Rechnungsübersicht zu schauen. Ohne Rückmeldung bleibt auch, wessen Rechnung keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann (§ 4 Absatz 4 ERechV). Ein Blick in den Status nach ein paar Tagen erspart dir also womöglich wochenlanges Warten.

Zwei Feinheiten noch: Eine eingereichte Rechnung lässt sich nicht zurückrufen – bei einem Fehlversand hilft nur, den Empfänger zu kontaktieren und zu korrigieren. Und die Plattform ist kein Archiv: Rechnungen werden 28 Tage nach Bereitstellung beziehungsweise letztem Statuswechsel gelöscht. Wie du die Originaldatei aufbewahrst, steht im Artikel E-Rechnung empfangen und aufbewahren.

Schritt für Schritt zur ersten Behördenrechnung

1. Unterlagen durchsehen: Leitweg-ID, Bestell- und Lieferantennummer, Format und Einreichungsweg stehen in Bestellung oder Vertrag – fehlt etwas, kurz nachfragen.
2. Zugang einrichten: beim Bund ein kostenloses OZG-RE-Konto, bei Land oder Kommune das genannte Portal.
3. Übertragungsweg wählen: selten? Weberfassung oder Upload. Regelmäßig? E-Mail. Aus der Software heraus? Peppol.
4. XRechnung erzeugen und Anlagen einbetten – aus deinem Rechnungsprogramm oder, in eigener Sache, kostenlos mit unserem Konverter.
5. Einreichen und nachsehen: Prüfbericht ansehen, absenden, Eingangsbestätigung und Originaldatei sichern – und den Status später selbst kontrollieren.

Häufige Fragen

Mein Auftraggeber hat mir keine Leitweg-ID genannt. Was jetzt?

Nachfragen, bevor du die Rechnung erzeugst. Der Rechnungsempfänger ist im Rahmen seines Einkaufs- beziehungsweise Vergabeprozesses gehalten, sie dir mitzuteilen; nachschlagen oder berechnen kannst du sie nicht.

Muss ich mich wirklich registrieren, nur um eine Rechnung zu schicken?

Für die Plattform des Bundes ja: Die E-Rechnungsverordnung setzt für die Übermittlung ein Nutzerkonto auf einem Verwaltungsportal voraus. Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssender kostenlos und nur einmal nötig. Bei Landesportalen gelten eigene Regeln.

Mein Auftrag war nur 200 Euro. Reicht da nicht eine normale Rechnung?

Nicht automatisch. Die Ausnahme in § 3 Absatz 3 ERechV gilt für Direktaufträge bis 1.000 Euro Auftragswert netto – nicht für jeden kleinen Rechnungsbetrag. Stammt dein Auftrag aus einem Vergabeverfahren oder Rahmenvertrag, bleibt es bei der elektronischen Form; und auch ein formloser Direktauftrag über 1.000 Euro netto ist pflichtig, obwohl das Vergaberecht Direktaufträge bis 15.000 Euro netto zulässt.

Kann ich statt XRechnung eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?

Beim Bund ist auch ein anderer EN-16931-konformer Standard zulässig; genannt wird dafür ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG – ein bestimmtes Profil, nicht ZUGFeRD im Allgemeinen. Angenommen wird es zudem nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat, also nicht als PDF mit eingebetteter XML. Bei Ländern und Kommunen können die Vorgaben abweichen. Verlangt dein Auftraggeber nichts anderes, nimm die XRechnung.

Ich arbeite für eine Stadtverwaltung, nicht für den Bund. Gilt das alles genauso?

Teilweise. Das Prinzip ist dasselbe – strukturiertes Format, Leitweg-ID, definierter Eingangsweg –, aber Pflichten, Portal und Registrierung richten sich nach dem Landesrecht. Verbindlich ist, was in deiner Bestellung steht.

Woran erkenne ich, dass meine Rechnung angekommen ist?

Die Plattform prüft automatisch auf formale Fehler; über die ordnungsgemäße Übermittlung und eine automatische Ablehnung wirst du benachrichtigt (§ 4 Absatz 3 ERechV). Bei Weberfassung und Upload siehst du den Prüfbericht schon vor dem Absenden. Weist dein Auftraggeber die Rechnung später inhaltlich zurück, kommt dagegen keine gesonderte Nachricht – dafür schaust du selbst in die Rechnungsübersicht.

Ich bin Kleinunternehmer und habe keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Geht das trotzdem?

Ja. Bei der Registrierung und in der Rechnung kannst du statt der USt-IdNr. deine Steuernummer angeben – eines von beiden muss enthalten sein. Was sonst für dich gilt, steht im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Das Wichtigste in Kürze

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt seit dem 27. November 2020 die elektronische Form; ausgenommen sind vor allem Direktaufträge bis 1.000 Euro Auftragswert netto – eine allgemeine Bagatellgrenze ist das nicht. Standardformat ist die XRechnung, eingereicht wird seit dem 19. September 2025 zentral über die OZG-RE per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol; eine kostenlose Registrierung ist Voraussetzung. Ohne die Leitweg-ID im Feld Käufer-Referenz (BT-10) kommt keine Behördenrechnung durch – und über eine inhaltliche Zurückweisung informiert dich niemand, den Status siehst du nur, wenn du selbst nachschaust. Länder und Kommunen regeln Pflichten und Portale eigenständig; maßgeblich ist, was in deiner Bestellung steht. In eigener Sache: Die XRechnung erzeugst du mit rechnungswandler.de kostenlos im Browser, ohne Registrierung und ohne Speicherung deiner Daten; für viele Rechnungen auf einmal gibt es die Stapelverarbeitung in rechnungswandler.de Pro.