Hinweis: Rechnungswandler ist unser eigenes, unabhängiges Werkzeug. Wir sind kein Partner von Microsoft und werden von Microsoft weder geprüft noch empfohlen. Microsoft Word ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe; wir nennen den Namen nur, damit du diese Anleitung findest.
Stand: November 2026. Funktionen von Microsoft Word können sich ändern; maßgeblich sind die Angaben des Herstellers. Diese Anleitung ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die kurze Antwort: Microsoft Word erzeugt von sich aus keine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), sondern Dokumente bzw. PDF-Dateien. An deiner Vorlage musst du trotzdem nichts ändern: Du lädst die fertige .docx-Datei in unseren Konverter, prüfst die erkannten Angaben, wählst ZUGFeRD oder XRechnung und lädst die geprüfte Datei herunter. Ein Export als PDF ist dafür nicht nötig. Drei Dinge vorweg:
- Ohne Upload: Der Konverter wird aus dem Internet geladen, verarbeitet deine Rechnung aber in deinem Browser auf deinem Gerät. Deine Word-Datei wird nicht auf einen Server hochgeladen.
- Dein Layout bleibt erhalten (Pro): Mit Pro sieht die ZUGFeRD-PDF aus wie deine Word-Vorlage, auf Wunsch auch auf deinem eigenen Briefpapier.
- Kostenlos: 10 E-Rechnungen pro Monat, ohne Konto und ohne Wasserzeichen. Die ZUGFeRD-PDF bekommt dann unser eigenes Layout.
Ob du überhaupt schon eine E-Rechnung brauchst, klärt der Artikel E-Rechnung mit Word oder Excel schreiben – geht das?.
Schritt für Schritt: von der Word-Datei zur E-Rechnung
Schritt 1: Rechnung fertig schreiben und als .docx speichern
Schreib die Rechnung wie gewohnt in deiner Vorlage und speichere sie. Der Konverter liest Dateien mit der Endung .docx bis 10 MB. Ältere Formate wie .doc, Dateien mit Makros (.docm) und auch Word-Vorlagen (.dotx) lehnt er mit einem Hinweis ab. In diesem Fall speicherst du eine Kopie im passenden Format: In Word über „Datei“ → „Speichern unter“ (bei Dateien in OneDrive oder SharePoint heißt der Befehl stattdessen „Kopie speichern“) und in der Liste „Dateityp“ den Eintrag mit der Endung .docx wählen.
Schritt 2: Datei in den Konverter laden
Öffne den Konverter und zieh die Datei in das Feld oder wähle sie aus. Danach landest du im Formular, vorausgefüllt mit allem, was erkannt wurde.
Schritt 3: Erkannte Angaben prüfen und ergänzen
Oben steht der Kasten „Bitte prüfe die erkannten Angaben“. Er listet auf, was gefunden wurde, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, IBAN oder USt-IdNr. Was fehlt, trägst du im Formular nach. Die Summen rechnet das Werkzeug aus den Positionen. Passen einzelne Positionen im Original rechnerisch nicht zusammen, sind sie markiert, und du bestätigst sie ausdrücklich, bevor eine Datei entsteht. Die Erkennung ist nie perfekt; du prüfst deshalb alle Felder selbst und bleibst für den Inhalt verantwortlich.
Schritt 4: Format wählen
Nach dem Einlesen ist ZUGFeRD (PDF) vorausgewählt, ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten im Profil EN 16931. Für Behörden oder wenn dein Kunde es verlangt, wählst du XRechnung (XML). Die Unterschiede erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
Schritt 5: Aussehen der ZUGFeRD-Seite festlegen
Bei ZUGFeRD erzeugt der Konverter die sichtbare PDF-Seite kostenlos neu aus deinen geprüften Daten, im eigenen Layout „Petrol Pur“. Soll die Seite aussehen wie deine Word-Vorlage, wählst du mit Pro „Original-Layout beibehalten“: Dann wird deine Word-Datei als sichtbare Ansicht nachgebaut. Was dabei genau passiert und wo die Grenzen liegen, steht im nächsten Abschnitt.
Schritt 6: Prüfen, herunterladen, verschicken
Klick auf „Prüfen & umwandeln“. Der Konverter prüft unter anderem Pflichtfelder, Summen, Steuersätze und die Prüfziffer der IBAN. Ist alles in Ordnung, lädst du die Datei herunter. Verschick dann die E-Rechnung, nicht die Word-Datei. Was du aufbewahren musst, steht im Artikel E-Rechnung mit Word oder Excel schreiben.
Bleibt mein Layout erhalten?
Mit Pro ja, bei ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF mit zwei Teilen: einer sichtbaren Seite für Menschen und den eingebetteten Rechnungsdaten für die Software deines Kunden. Wie die sichtbare Seite aussieht, entscheidest du:
| Was du wählst | So sieht die Rechnung aus |
|---|---|
| ZUGFeRD, kostenlos | Neu gezeichnet aus deinen geprüften Daten, im eigenen Layout „Petrol Pur“ |
| ZUGFeRD mit Pro, „Original-Layout beibehalten“ | Deine Word-Datei wird als sichtbare Seite nachgebaut |
| ZUGFeRD mit Pro, Original-Layout auf Briefpapier | Die nachgebaute Seite liegt auf deinem leeren Briefpapier |
| XRechnung | Reine XML-Datei ohne sichtbare Seite |
Was beim Nachbau übernommen wird
Der Konverter baut deine .docx-Datei in deinem Browser Seite für Seite nach und setzt das Ergebnis als sichtbare Seite in die ZUGFeRD-PDF. Übernommen werden unter anderem:
- die Seitengröße aus deiner Datei, zum Beispiel A4,
- Kopf- und Fußzeilen, und zwar auf jeder Seite,
- Tabellen mit ihren Spaltenbreiten,
- Bilder aus der Datei, etwa dein Logo,
- Schriften, die in der Word-Datei eingebettet sind.
Längere Rechnungen verteilt der Konverter auf mehrere Seiten. Getrennt wird dabei möglichst zwischen zwei Absätzen oder zwei Tabellenzeilen, nicht mitten durch eine Textzeile. Nur wenn das auf einer Seite nicht geht, etwa bei sehr hohen oder verbundenen Tabellenzellen, schneidet der Konverter an der Seitenkante. Summenzeilen, die du mit Tabulatoren statt mit einer Tabelle ausgerichtet hast, rückt er an der Positionstabelle zurecht; der Text selbst bleibt dabei unverändert.
Wo der Nachbau an Grenzen stößt
Der Nachbau ist eine Nachbildung im Browser, kein Ausdruck aus Word. Ehrlich gesagt kann er deshalb in Einzelheiten abweichen:
- Schriften: Ist eine Schrift nicht in der Word-Datei eingebettet, nimmt dein Browser die Schriften, die auf deinem Gerät vorhanden sind. Zeilenumbrüche und Abstände können dann etwas anders ausfallen als in Word.
- Knapp zu lang: Rutschen nur wenige Zeilen über das Seitenende, verkleinert der Konverter die Seite leicht, statt eine zweite Seite mit zwei Zeilen anzulegen.
- Mehrseitige Rechnungen: Hast du für die erste Seite eine eigene Kopfzeile, kann sie auch auf den Folgeseiten erscheinen. Eine Seitenzahl in Kopf- oder Fußzeile kann auf allen Seiten gleich sein. Frei platzierte Grafiken kann ein Seitenwechsel durchschneiden.
- Seite als Bild: Die nachgebaute Seite steht als Bild in der PDF. Text darauf lässt sich nicht markieren oder durchsuchen; die Rechnungsdaten stecken vollständig im eingebetteten Datensatz.
- Ungewöhnlich aufgebaute Dateien: Klappt der Nachbau nicht, verwendet der Konverter das eigene Layout.
Wichtig: Maßgeblich sind die eingebetteten Daten. Die nachgebaute Seite zeigt aber den Stand deiner Word-Datei. Hast du im Formular etwas korrigiert, etwa einen Betrag, korrigiere es auch in der Word-Datei und lies sie neu ein, oder nimm das eigene Layout. Logo, Firmenfarbe und den Zahlungs-QR-Code, die du mit Pro einstellen kannst, gibt es nur im eigenen Layout; beim Original-Layout bleibt deine Seite unverändert.
Original-Layout auf deinem eigenen Briefpapier
Druckst du deine Rechnungen bisher auf vorgedrucktes Briefpapier, steht der Briefkopf gar nicht in der Word-Datei. Mit Pro legst du die nachgebaute Seite deshalb auf dein eigenes Briefpapier: Im letzten Schritt „Abschluss“ wählst du „Original-Layout beibehalten“ und lädst dein leeres Briefpapier hoch, als PDF, Word-Datei (.docx) oder Bild (PNG oder JPEG) im Format A4. Es wird zu deinem Absender-Profil gespeichert, allerdings nur in deinem Browser.
Weiße Flächen der Rechnung werden durchsichtig, Logo und Fußzeile deines Briefpapiers scheinen durch, am Inhalt ändert sich nichts; wie das genau aussieht, hängt auch vom PDF-Programm ab, mit dem die Rechnung geöffnet wird. Eine Vorschau und eine automatische Prüfung zeigen dir, ob und wo Briefpapier und Rechnungstext übereinanderliegen. Dann verkleinerst du die Rechnung (bis 75 %) oder verschiebst sie, per Knopf auch automatisch passend, sofern das geht. Das Briefpapier kommt auf Seite 1; Folgeseiten bleiben ohne, außer du lädst eine eigene Folgeseite hoch.
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Auslesen, Prüfen und Erzeugen der E-Rechnung laufen in deinem Browser, auch der Nachbau deiner Word-Seite fürs Original-Layout. Deine Datei geht an keinen Server, und Rechnungsinhalte speichern wir nicht, auch mit Pro nicht.
Die einzige Ausnahme ist die KI-Erkennung in Pro. Sie ist freiwillig, und du startest sie selbst per Knopf, wenn nach dem Einlesen noch Felder leer sind. Nur dann geht der ausgelesene Text, nie die Datei, über unseren Server an ein KI-Modell bei Amazon Web Services (Amazon Bedrock) in Rechenzentren in der EU; gespeichert wird er dabei nicht. Die KI füllt nur leere Felder und markiert jeden Vorschlag; prüfen musst du ihn selbst.
Mit Pro liegen auf unserem Server nur dein Konto und was du selbst anlegst, etwa Absender-Profile und Vorlagen für die Feldzuordnung. Dein Briefpapier bleibt nur in deinem Browser.
Viele Rechnungen mit derselben Vorlage
Schreibst du jeden Monat viele Rechnungen mit derselben Word-Vorlage, spart dir Pro die Wiederholung:
- Stapel: Bis zu 10 Rechnungen (PDF, Word oder Excel) wandelst du in einem Durchgang um, mit Warteschlange, Einzeldownloads und „alle als ZIP“. Format und Absender wählst du einmal für den ganzen Stapel.
- Original-Layout im Stapel: Word-Dateien werden auch im Stapel nachgebaut, wenn das gelingt; Excel-Dateien bekommen das eigene Layout. Seit dem 4. November 2026 geht das auch auf deinem eigenen Briefpapier: Du wählst es einmal für alle Dateien, jede Datei wird auf Überdeckungen geprüft und auf Wunsch automatisch passend gemacht.
- Feldzuordnung als Vorlage: Erkennt der Konverter ein Feld in deiner Vorlage nicht richtig, ordnest du die Textzeilen einmal selbst den Feldern zu und speicherst das als Vorlage (Mapping-Vorlage) für alle Rechnungen mit gleichem Aufbau. Der Stapel verwendet die zuletzt genutzte Vorlage.
- Absender-Profil: Deine Absenderdaten mit Bankverbindung speicherst du als Profil. Das zuletzt genutzte lädt automatisch, auf Wunsch mit der nächsten Rechnungsnummer aus deinem eigenen Nummernkreis als Vorschlag.
Pro gibt es als 24-Stunden-Pass für 4,99 € oder im Abo für 7,99 € im Monat bzw. 69 € im Jahr.
So erkennt der Konverter deine Word-Rechnung besser
Je klarer deine Vorlage aufgebaut ist, desto weniger musst du von Hand nachtragen:
- Beschriftungen vor die Werte. „Rechnungsnummer:“, „Rechnungsdatum:“ und „Leistungsdatum:“ oder „Leistungszeitraum:“ machen die Zuordnung eindeutig. Auch der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ wird verstanden.
- Positionen als echte Tabelle. Eine Word-Tabelle mit Kopfzeile wird am zuverlässigsten als Positionsliste übernommen, besser als Zeilen, die nur mit Tabulatoren ausgerichtet sind. Die Kopfzeile braucht mindestens drei Spalten: Menge (oder Anzahl, Stunden), Bezeichnung (oder Beschreibung, Leistung, Artikel) und Einzelpreis. Einheit, USt-Satz und Gesamtbetrag dürfen dazukommen. Menge und Einheit dürfen in einer Zelle stehen, etwa „10 Std.“. Bis zu 50 Positionen werden übernommen.
- Seitenumbruch in der Tabelle ist kein Problem. Leere Zeilen und eine wiederholte Kopfzeile auf Seite 2 werden übersprungen.
- Kopf- und Fußzeile dürfen bleiben. Anschrift, Bankverbindung und Steuernummer stehen dort oft. Der Konverter liest Kopf- und Fußzeilen und auch Textfelder mit.
- Steuerangaben beschriften. „USt-IdNr.“ oder „Steuernummer“ vor der Nummer, „IBAN“ und „BIC“ vor der Bankverbindung. Eine IBAN wird nur übernommen, wenn ihre Prüfziffer stimmt.
- Sonderfälle klar benennen. Steht auf deiner Rechnung ein eindeutiger Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmer) oder § 13b UStG (Reverse-Charge), schlägt der Konverter den passenden Steuerfall vor. Bei Rechnungen an Behörden hilft die Beschriftung „Leitweg-ID“.
Häufige Fragen
Muss ich die Word-Rechnung vorher als PDF speichern?
Nein. Der Konverter liest .docx-Dateien direkt. Eine PDF-Datei nimmt er zwar auch an, nötig ist der Umweg aber nicht.
Bleibt das Aussehen meiner Word-Vorlage erhalten?
Mit Pro ja: Bei ZUGFeRD wählst du „Original-Layout beibehalten“, dann wird deine Word-Datei als sichtbare Seite nachgebaut, mit Kopf- und Fußzeilen, Tabellen und Logo. Ist eine Schrift nicht in der Datei eingebettet, können Zeilenumbrüche leicht abweichen. Kostenlos zeichnet der Konverter die Seite in seinem eigenen Layout neu. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Seite.
Wird meine Word-Datei auf einen Server hochgeladen?
Nein. Die Datei wird in deinem Browser ausgelesen und umgewandelt. Einzige Ausnahme ist die freiwillige KI-Erkennung in Pro, die du selbst startest: Dann geht nur der ausgelesene Text, nie die Datei, über unseren Server an ein KI-Modell bei Amazon Web Services (Amazon Bedrock) in Rechenzentren in der EU; gespeichert wird er dabei nicht.
Muss ich ein Programm installieren?
Nein. Der Konverter läuft im Browser. Wer möchte, richtet ihn wie ein Programm mit eigenem Symbol und Fenster ein: in Google Chrome oder Microsoft Edge über „App installieren“ in der Adresszeile, in Safari am Mac (ab macOS Sonoma) über „Ablage“ → „Zum Dock hinzufügen“. Eine Internetverbindung brauchst du auch dann, deine Rechnungen bleiben aber auf deinem Rechner.
Kann ich mehrere Word-Rechnungen auf einmal umwandeln?
Ja, mit Pro bis zu 10 Dateien in einem Durchgang, auch im Original-Layout und auf deinem eigenen Briefpapier.
Was mache ich mit einer .doc-Datei?
Öffne sie in Word und speichere eine Kopie als .docx, wie in Schritt 1 beschrieben. Danach kannst du sie einlesen.
Die Positionen wurden nicht erkannt. Was jetzt?
Trag sie im Formular ein. Für die nächsten Rechnungen lohnt es sich, die Positionen in deiner Vorlage als Tabelle mit den Spalten Menge, Bezeichnung und Einzelpreis anzulegen; so erkennt der Konverter sie am zuverlässigsten.
Kommt die E-Rechnung beim Kunden zurück?
Dann steht im Prüfbericht ein Fehlercode. Was er bedeutet und wie du die Datei neu erzeugst, erklärt E-Rechnung abgelehnt? Prüfbericht lesen, Fehler beheben.
Du schreibst deine Rechnungen in einer Tabelle? Dann hilft dir die Anleitung Rechnung aus Microsoft Excel in eine E-Rechnung umwandeln.
Microsoft, Excel und Word sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.