E-Rechnung umstellen: Checkliste bis zu deinem Stichtag

Die kurze Antwort: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist kein Großprojekt, sondern eine überschaubare Reihenfolge von sieben Schritten. Welcher Termin für dich zählt, hängt an einer einzigen Zahl: deinem Gesamtumsatz im Jahr 2026. Lag er über 800.000 Euro, musst du für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen; lag er darunter, hast du bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Dieser Artikel erklärt die Regeln nicht noch einmal – die stehen kompakt in E-Rechnungspflicht 2027/2028. Hier geht es ausschließlich darum, was du in welcher Reihenfolge abarbeitest, damit an deinem Stichtag alles steht.

Stand: September 2026. Die genannten Termine und Grenzen folgen dem Umsatzsteuergesetz in der aktuell geltenden Fassung (Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG). Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung – Sonderfälle klärst du mit deinem Steuerbüro.

Schritt 0: Welcher Stichtag gilt für dich?

Bevor du irgendetwas umstellst, brauchst du eine Zahl: deinen Gesamtumsatz des Vorjahres. Gemeint ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz insgesamt – nicht nur das Geschäft mit Unternehmen, sondern auch das, was du an Privatkunden fakturierst. Wichtig beim Nachrechnen: Das Gesetz misst diesen Gesamtumsatz nach den vereinnahmten Entgelten (§ 19 Absatz 2 UStG), also ohne Umsatzsteuer. Es zählt der Nettobetrag – bei 19 % liegt deine Bruttosumme entsprechend deutlich höher als die Zahl, auf die es hier ankommt. Für die Pflicht ab 2027 zählt das Kalenderjahr 2026.

Zwei Hinweise dazu. Erstens: Es ist eine Vorjahres-Grenze. Sicher weißt du deinen Stichtag für 2027 also erst, wenn 2026 durch ist – wer erkennbar in der Nähe der 800.000 Euro liegt, plant deshalb vernünftigerweise mit dem früheren Termin. Zweitens: Es zählt nicht nur, wann du die Leistung erbringst, sondern auch, wann die Rechnung beim Kunden ist. Die Übergangsregelung verlangt beides zusammen: Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, bleiben Papier und PDF nur erlaubt, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG); für Umsätze aus dem Jahr 2027 gilt dasselbe nur bis zum 31. Dezember 2027 und nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz (Nummer 2).

Daraus ergibt sich ein Fall, der im Handwerk eher Regel als Ausnahme ist: Eine Leistung, die du im Dezember 2026 ausführst und erst im Januar 2027 abrechnest, passt nach dem Gesetzeswortlaut in keine der beiden Übergangsregelungen – für Nummer 1 kommt die Rechnung zu spät, für Nummer 2 ist der Umsatz zu früh ausgeführt. So gelesen, wie es dasteht, wäre dafür eine E-Rechnung nötig, und zwar unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze. Eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung zu genau dieser Konstellation ist uns nicht bekannt – das ist die Lesart des Gesetzestextes, keine Verwaltungsmeinung. Wenn du Dezember-Leistungen regelmäßig erst im Januar abrechnest, solltest du das mit deinem Steuerbüro klären, bevor der Jahreswechsel da ist. Praktisch gibt es zwei einfache Auswege: die Dezember-Rechnungen noch im Dezember rausschicken – oder für den Jahreswechsel gleich auf E-Rechnung umstellen.

Welche Umsätze überhaupt betroffen sind und welche Ausnahmen es gibt, steht in E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Wenn dein Stichtag der 1. Januar 2027 ist

Diese Reihenfolge hat sich bewährt, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut und die billigen Schritte zuerst kommen:

1. Empfang absichern. Keine Zukunftsaufgabe, sondern seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Ein ganz normales E-Mail-Postfach genügt dafür: Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist ausdrücklich nicht vorgeschrieben (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Absatz 5). Prüfe also nur, ob es eine Adresse gibt, die du deinen Lieferanten nennen kannst, ob jemand sie zuverlässig liest und ob du eine XML-Datei anzeigen kannst. Eine eigene Adresse wie rechnungen@… ist reine Organisation – praktisch, aber freiwillig.
2. Bestandsaufnahme machen. Schreib auf, womit du heute Rechnungen erzeugst – Word, Excel, Handwerker-Software, Warenwirtschaft, Kassensystem, Buchhaltung. Oft laufen mehrere Wege parallel, und genau die vergisst man.
3. Deine Anbieter fragen. Für jedes dieser Programme brauchst du Antworten auf vier Fragen (siehe unten). Das ist der Schritt mit der längsten Wartezeit – deshalb früh starten.
4. Format entscheiden. XRechnung oder ZUGFeRD, je nach Empfängergruppe. Die Entscheidungshilfe steht in XRechnung vs. ZUGFeRD.
5. Probelauf machen. Eine echte Rechnung einmal als E-Rechnung erzeugen, ansehen, prüfen lassen – und bei einem wohlgesonnenen Kunden testweise einreichen.
6. Kunden informieren. Ein Absatz in der nächsten Rechnung oder im nächsten Angebot genügt.
7. Archivierung und Sonderfälle klären. Wohin gehen die Originaldateien, und wie handhabst du Dauerrechnungen, Anzahlungen und Korrekturen?

Du brauchst dafür keine Monate Arbeitszeit, aber Kalenderzeit: Anbieter antworten nicht sofort, Testrechnungen brauchen eine Rückmeldung vom Kunden, und umstellen willst du nicht in der letzten Dezemberwoche. Rechne mit zwei bis drei Monaten Vorlauf – überwiegend Wartezeit, nicht Aufwand.

Wenn du erst zum 1. Januar 2028 dran bist

Ein Jahr mehr heißt nicht ein Jahr nichts tun – es heißt vor allem: entspannter, in anderer Reihenfolge.

• Schritt 1 gilt trotzdem sofort. Die Empfangspflicht kennt keine Umsatzgrenze und keine Verlängerung. Wer sie 2025 verschlafen hat, holt sie jetzt nach.
• Mach den Probelauf trotzdem bald. Er kostet nichts und beantwortet die eigentlich wichtige Frage: Habe ich alle Daten, die eine E-Rechnung verlangt? Fällt dir dabei auf, dass von einem Stammkunden nicht einmal die vollständige Anschrift sauber im System steht, ist das der wertvollste Fund des Projekts – und du hast ein Jahr, das in Ruhe zu beheben.
• Nutze den natürlichen Anlass. Deine größeren Kunden stellen zum 1. Januar 2027 um und sprechen dich ohnehin an. Das ist eine kostenlose Generalprobe: Du siehst am eingehenden Beleg, wie eine echte E-Rechnung aussieht, und kannst gleich fragen, welches Format sie erwarten.
• Setz dir einen Termin, keinen Vorsatz. Ein Kalendereintrag – etwa „Rechnungsstellung umstellen“ im Frühjahr 2027 – wirkt besser als der Plan, es „irgendwann 2027“ anzugehen.

Die Schritte 2 bis 7 gelten unverändert, nur mit einem Jahr mehr Luft.

Der Schritt, an dem die meisten hängen bleiben: Was kann deine Rechnungssoftware?

Punkt 3 ist die eigentliche Arbeit: herauszufinden, was deine heutige Rechnungsstellung kann. Frag bei jedem Programm, mit dem du Rechnungen erzeugst, diese vier Dinge – am besten schriftlich, damit du die Antwort später nachlesen kannst:

1. Erzeugt das Programm E-Rechnungen nach EN 16931 – und in welchen Formaten? „Wir unterstützen die E-Rechnung“ ist keine Antwort. Gefragt sind konkret XRechnung und ZUGFeRD.
2. Ab wann ist das verfügbar, und kostet es extra? Manche liefern die Funktion per Update, andere nur in höheren Tarifen.
3. Wie kommt die Rechnung zum Kunden? Erzeugt das Programm nur die Datei, oder verschickt es sie auch?
4. Wie werden die Dateien archiviert? Speichert das Programm das Original, oder musst du selbst dafür sorgen?

Aus den Antworten ergibt sich fast von allein, was zu tun ist. Grob gibt es drei Ausgangslagen:

• Dein Programm kann es (oder kann es bald). Dann ist der Rest Konfiguration: Format wählen, Stammdaten vervollständigen, testen.
• Du schreibst Rechnungen in Word oder Excel. Dann brauchst du einen zusätzlichen Schritt, der aus deinen Rechnungsdaten die strukturierte Datei macht. Dafür gibt es kostenlose Werkzeuge; worauf du bei der Auswahl achtest, steht in E-Rechnung-Tool auswählen.
• Du willst ohnehin wechseln. Dann ist die E-Rechnung ein guter Anlass, das jetzt zu entscheiden statt später – ein Überblick steht im Vergleich der Buchhaltungssoftware. Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, braucht diesen Schritt aber nicht.

Der Probelauf: einmal erzeugen, einmal prüfen lassen

Dieser Schritt hat das beste Verhältnis von Aufwand zu Erkenntnis und ist an einem Nachmittag erledigt. Nimm eine echte, bereits gestellte Rechnung und erzeuge daraus einmal eine E-Rechnung. Achte auf drei Dinge:

• Fehlen dir Angaben? Eine E-Rechnung verlangt Felder, die auf Papier oft unvollständig sind – etwa Einheiten bei den Positionen, ein Leistungsdatum oder eine Käuferreferenz. Was hier hakt, hakt später bei jeder Rechnung.
• Sieht die Datei richtig aus? Öffne das Ergebnis in einem kostenlosen Viewer, so wie es dein Kunde tun würde. Welche sich eignen, steht im Artikel zum Empfangen von E-Rechnungen.
• Hält sie einer Prüfung stand? Ein ordentliches Werkzeug prüft die Pflichtfelder vor dem Download. Wer ganz sichergehen will, lässt die Datei zusätzlich von einem Validator kontrollieren.

Wenn du kein Werkzeug zur Hand hast: Mit unserem Konverter kannst du genau diesen Probelauf kostenlos machen – XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931, ohne Konto und ohne Anmeldung, verarbeitet im Browser statt auf einem fremden Server. Ob du dauerhaft dabei bleibst oder dein Rechnungsprogramm die Aufgabe übernimmt, entscheidest du später.

Der zweite Teil des Probelaufs ist wichtiger, als er klingt: Schick eine Testrechnung an einen echten Kunden, am besten an einen, mit dem du gut kannst. Erst seine Rückmeldung („kam an, konnten wir einlesen“) beweist, dass die Kette funktioniert.

Kunden informieren: ein Absatz reicht

Es braucht kein Rundschreiben. Mit der letzten Rechnung vor der Umstellung genügt ein Satz: dass du ab deinem Stichtag E-Rechnungen ausstellst, in welchem Format, und an welche Adresse sie gehen sollen, falls der Kunde eine andere wünscht. Große Auftraggeber haben oft feste Vorgaben – die erfährst du nur, wenn du fragst. Und in die Gegenrichtung: Teile deinen Lieferanten die feste Adresse für Eingangsrechnungen mit.

Archivierung: Das Original ist die Datei

Ein Punkt, der in der Hektik untergeht: E-Rechnungen sind – wie alle Rechnungen – grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Maßgeblich ist die Datei selbst; zumindest ihr strukturierter Teil muss unversehrt in der ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht.

Für einen kleinen Betrieb braucht es dafür keine teure Archivlösung: ein fester Ordner je Jahr für Ein- und Ausgang, sprechende Dateinamen, regelmäßige Sicherung auf einen zweiten Datenträger, und Dateien dürfen nicht unbemerkt verändert werden können. Mehr dazu steht im Abschnitt zur Aufbewahrung in E-Rechnung empfangen.

Ein Sonderfall, an den kaum jemand denkt: Dauerrechnungen

Mietverträge, Wartungsverträge, Abos: Hier gibt es meist eine einmal ausgestellte Dauerrechnung, die jahrelang gilt. Die Finanzverwaltung stellt dafür seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht mehr auf ein Datum ab, sondern auf eine Bedingung: Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Absatz 19). „Zulässigerweise“ heißt: Papier oder PDF waren in dem Moment erlaubt, in dem du die Dauerrechnung erteilt hast. Wer unter der 800.000-Euro-Grenze bleibt, darf eine Dauerrechnung deshalb auch noch im Jahr 2027 auf Papier erteilen (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG) – und muss sie danach ebenfalls nicht nachreichen. Für die meisten kleinen Betriebe heißt das: nichts zu tun. Bei steuerfreier Vermietung ohne Option nach § 9 UStG stellt sich die Frage ohnehin nicht, weil dort schon gar keine Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen.

Nachziehen musst du erst, wenn sich die umsatzsteuerlichen Rechnungspflichtangaben ändern – das Musterbeispiel des BMF ist die Mieterhöhung. Dann muss die Änderung in einer berichtigten oder in einer neuen E-Rechnung abgebildet werden, sofern für dich zu diesem Zeitpunkt E-Rechnungspflicht besteht. Setz dir dafür einen eigenen Punkt auf die Liste, statt den Fall im Alltag zu entdecken.

Die Checkliste zum Abhaken

Sofort, unabhängig von deinem Stichtag

• E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festgelegt (gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber praktisch)
• Jemand ist zuständig, dieses Postfach zu prüfen
• Ich kann eine XML-Rechnung anzeigen (Viewer oder Software)
• Digitale Ablage für Originaldateien steht, Sicherung läuft

Vorbereitung

• Gesamtumsatz des Vorjahres ermittelt, Stichtag im Kalender notiert
• Alle Wege aufgeschrieben, auf denen bei mir Rechnungen entstehen
• Bei jedem Anbieter die vier Fragen gestellt (Format, Termin, Versand, Archiv)
• Format je Kundengruppe entschieden: XRechnung oder ZUGFeRD
• Stammdaten vollständig: Anschriften, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Kundenreferenzen

Test

• Eine echte Rechnung probehalber als E-Rechnung erzeugt
• Ergebnis in einem Viewer geöffnet und geprüft
• Testrechnung an einen Kunden geschickt und Rückmeldung erhalten

Umstellung

• Kunden über den Wechsel informiert
• Sonderfälle geklärt: Dauerrechnungen, Anzahlungen, Korrekturen
• Ablauf in zwei Sätzen aufgeschrieben (wer macht was, wo liegen die Dateien)
• Ab dem Stichtag laufen die Ausgangsrechnungen im neuen Format

Was du NICHT tun musst

Rund um die E-Rechnung wird viel Druck verkauft. Diese sechs Dinge kannst du dir sparen:

• Keine teure Software kaufen. Wer wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt mit einem kostenlosen Werkzeug aus. Ein Abo lohnt sich, wenn du Buchhaltung, Mahnwesen und Steuer-Export aus einer Hand willst – nicht, weil die E-Rechnung es verlangt.
• Keine alten Rechnungen umwandeln. Die Pflicht gilt ab deinem Stichtag für neue Umsätze. Bereits gestellte Papier- und PDF-Rechnungen bleiben gültig und werden normal weiter aufbewahrt.
• Kein spezielles Netzwerk für den Versand. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. E-Mail mit der Datei im Anhang ist zulässig; Netzwerke wie Peppol sind eine Option, kein Muss.
• Keine elektronische Signatur. Eine qualifizierte Signatur ist für Rechnungen seit Jahren nicht vorgeschrieben – und macht aus einem PDF auch keine E-Rechnung.
• Rechnungen an Privatkunden nicht umstellen. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden bleibt alles, wie es ist – genau wie für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG nicht umstellen. Die Pflicht greift nur, wenn der Umsatz nicht nach diesen Vorschriften steuerfrei ist (§ 14 Absatz 2 UStG) – betroffen sind zum Beispiel die steuerfreie Vermietung, Finanz- und Versicherungsleistungen, Heilbehandlungen und bestimmte Bildungsleistungen. Dort besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen, und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Wenn du sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Umsätze hast, gilt das natürlich nur für den steuerfreien Teil.

Und du musst nicht alles auf einmal perfekt machen: Sorge zuerst dafür, dass Empfang, Anzeige, Prüfung, Verbuchung und Ablage sauber funktionieren. Automatisierung kommt später.

Häufige Fragen

Wann sollte ich spätestens anfangen?

Plane zwei bis drei Monate Vorlauf vor deinem Stichtag ein – der eigentliche Aufwand ist klein, aber du wartest auf Antworten von Anbietern und Kunden. Die kostenlosen Schritte (Empfang absichern, Bestandsaufnahme, Probelauf) kannst du sofort erledigen.

Ich weiß noch nicht, ob ich über 800.000 Euro komme. Was tun?

Wer erkennbar in der Nähe der Grenze liegt, plant mit dem früheren Stichtag. Der Mehraufwand ist gering, und du bist auf der sicheren Seite. Welcher Umsatzbegriff im Einzelfall maßgeblich ist – etwa bei mehreren Betrieben oder einer Organschaft –, klärst du mit deinem Steuerbüro.

Muss ich alle Kunden gleichzeitig umstellen?

Ab deinem Stichtag gilt die Pflicht für alle betroffenen Umsätze – vorher kannst du aber schrittweise umstellen: erst die Kunden, die E-Rechnungen ohnehin erwarten, dann der Rest. So sammelst du Erfahrung an kleinen Fällen.

Mein Rechnungsprogramm kann kein E-Rechnungsformat. Muss ich wechseln?

Nicht zwingend. Du kannst weiter mit deinem gewohnten Programm arbeiten und die fertigen Rechnungsdaten mit einem separaten Werkzeug in das strukturierte Format bringen. Ein Wechsel lohnt sich erst, wenn du ohnehin unzufrieden bist oder das Volumen den Zwischenschritt lästig macht.

Was ist, wenn mein Stichtag da ist und ich noch nicht so weit bin?

Eine Rechnung im falschen Format ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Spürbar wird das meist praktisch: Dein Geschäftskunde kann Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen und die Rechnung zurückweisen – du wartest länger auf dein Geld. Deshalb lieber ein einfaches Werkzeug nutzen, das heute funktioniert, als auf die perfekte Lösung zu warten.

Das Wichtigste in Kürze

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine Reihenfolge, kein Projekt: Stichtag bestimmen (über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 bedeutet 1. Januar 2027, sonst 1. Januar 2028), Empfang absichern, Bestandsaufnahme der eigenen Rechnungswege, Anbieter nach Format, Termin, Versand und Archivierung fragen, Format wählen, einmal probehalber eine E-Rechnung erzeugen und prüfen lassen, Kunden informieren, Archivierung und Sonderfälle klären. Rechne mit zwei bis drei Monaten Vorlauf, überwiegend Wartezeit. Was du dir sparen kannst: teure Software, das Umwandeln alter Rechnungen, ein spezielles Versandnetzwerk und elektronische Signaturen. Den Probelauf kannst du sofort machen – mit dem Konverter von rechnungswandler.de erzeugst du kostenlos eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931, ohne Konto und ohne dass deine Daten hochgeladen werden.