Die kurze Antwort: Ein gutes E-Rechnungs-Tool erzeugt beide gängigen Formate normkonform (XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931), prüft die Rechnung vor dem Download, geht sparsam mit deinen Daten um und ist für gelegentliche Rechnungen kostenlos nutzbar. Die entscheidende Frage stellt sich vor allen anderen: Wo werden deine Rechnungsdaten verarbeitet – lokal in deinem Browser oder auf einem fremden Server? Anhand von acht Kriterien kannst du jedes Werkzeug schnell einschätzen. Unser Konverter arbeitet zum Beispiel komplett im Browser, ohne dass deine Daten hochgeladen werden – warum das ein wichtiger Punkt ist, liest du gleich.
Warum die Wahl des Tools überhaupt zählt
Mit der E-Rechnungspflicht 2027/2028 kommt auf viele Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Firmen dieselbe Aufgabe zu: aus den eigenen Rechnungsdaten eine strukturierte E-Rechnung machen. Dafür gibt es inzwischen viele Online-Werkzeuge – von kostenlosen Formularen bis zu Abo-Portalen. Sie unterscheiden sich stärker, als man auf den ersten Blick denkt: beim Datenschutz, bei den Formaten, bei versteckten Kosten und beim Funktionsumfang.
Die folgende Kriterienliste hilft dir, ein Tool nüchtern zu bewerten – unabhängig davon, für welches du dich am Ende entscheidest. Wir sagen bei jedem Punkt ehrlich dazu, wie wir es handhaben. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung, sondern eine praktische Orientierung.
Kriterium 1: Wo werden meine Rechnungsdaten verarbeitet?
Das ist der wichtigste Punkt – deshalb steht er zuerst. Eine Rechnung enthält sensible Angaben: Kundennamen, Adressen, Umsätze, deine Bankverbindung. Viele Online-Tools laden deine Datei oder deine Eingaben auf einen Server hoch, verarbeiten sie dort und schicken das Ergebnis zurück. Technisch verlassen deine Daten damit deinen Rechner.
Es gibt einen sichereren Weg: die Verarbeitung direkt im Browser (clientseitig). Dabei bleibt alles auf deinem Gerät, es wird nichts hochgeladen.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Steht in der Datenschutzerklärung, ob und wie lange Rechnungsinhalte gespeichert werden?
- Läuft die Umwandlung im Browser oder auf einem Server?
- Werden deine Daten an Dritte oder KI-Dienste weitergegeben?
rechnungswandler.de verarbeitet alle Eingaben lokal in deinem Browser – deine Rechnungsdaten werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert. Auch die weiter unten beschriebene Texterkennung läuft direkt auf deinem Gerät.
Kriterium 2: Was kostet es – und was ist gratis enthalten?
„Kostenlos“ bedeutet nicht überall dasselbe. Manche Tools sind nur in einer stark eingeschränkten Testversion gratis, setzen ein Wasserzeichen in die Rechnung oder schalten wesentliche Funktionen erst im Abo frei. Andere sind für den gelegentlichen Gebrauch dauerhaft kostenlos.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Ist die Gratis-Version dauerhaft nutzbar oder nur ein befristeter Test?
- Gibt es ein Wasserzeichen oder Werbung in der fertigen Rechnung?
- Welche Funktionen kosten extra – und brauchst du sie überhaupt?
- Bindet dich das Angebot an ein Abo, oder gibt es eine Zahlung pro Nutzung?
Bei uns sind bis zu fünf Umwandlungen pro Tag kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen. Wer regelmäßig viele Rechnungen schreibt oder Zusatzfunktionen braucht, kann zu Pro greifen – wahlweise als 24-Stunden-Pass für 2,99 € oder im Abo. Ein Pass ohne Abo-Bindung ist praktisch, wenn du Pro nur für eine einzelne Rechnung brauchst.
Kriterium 3: Werden beide Formate normkonform erzeugt und geprüft?
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate durchgesetzt: die XRechnung (reine XML-Datei, meist für Behörden) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten, meist für Geschäftskunden). Welches du brauchst, hängt vom Empfänger ab – die Unterschiede erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD. Ein gutes Tool beherrscht beide.
Entscheidend ist außerdem, dass die Rechnung dem EU-Standard EN 16931 entspricht – das ist die Norm, auf der die gesetzliche E-Rechnung beruht. Und: Ein sauberes Werkzeug prüft die Rechnung vor dem Download auf Pflichtfelder, Summen und Formate, statt dich mit einer fehlerhaften Datei allein zu lassen.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Erzeugt das Tool sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD?
- Wird das Profil EN 16931 unterstützt (nicht nur reduzierte Profile)?
- Gibt es eine Prüfung vor dem Download – und wie ausführlich ist sie?
rechnungswandler.de erzeugt beide Formate im Profil EN 16931 und führt vor jedem Download einen Kurzcheck der Pflichtfelder durch. Das Erzeugungsverfahren wird regelmäßig gegen die offiziellen Validatoren getestet. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigen die Anleitungen PDF in XRechnung umwandeln und ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Kriterium 4: Kann das Tool eingescannte Rechnungen auslesen?
Nicht jede Ausgangsrechnung liegt sauber digital vor. Manchmal hast du nur einen Scan oder ein abfotografiertes PDF ohne Textebene. Ein einfaches Werkzeug findet darin keine Daten – du müsstest alles abtippen. Werkzeuge mit Texterkennung (OCR) lesen auch solche Bild-PDFs aus und füllen das Formular vor.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Erkennt das Tool Text in gescannten oder fotografierten PDFs?
- Kostet die Texterkennung extra?
- Wo läuft sie – im Browser oder auf einem Server (siehe Kriterium 1)?
Bei uns ist die Texterkennung für alle kostenlos und läuft direkt im Browser: Erkennt der Konverter ein Bild-PDF ohne Textebene, bietet er dir aktiv an, die Seiten auszulesen – gestartet wird sie nur auf deinen Klick, und die Daten bleiben dabei auf deinem Gerät.
Kriterium 5: Lassen sich Anhänge rechtssicher einbetten?
Zu vielen Rechnungen gehören Belege: ein Stundenzettel, ein Lieferschein, ein Leistungsnachweis. Bei einer klassischen PDF-Rechnung hängst du die einfach als weitere Datei an die E-Mail. Bei einer E-Rechnung ist das kniffliger – denn das strukturierte Format ist die verbindliche Rechnung, und lose Zusatzdateien gehen im Zweifel verloren.
Die saubere Lösung: Anhänge werden in die ZUGFeRD-Datei eingebettet, sodass Rechnung und Belege ein einziges Dokument bilden. Das können längst nicht alle Tools – es ist ein echtes Unterscheidungsmerkmal.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Kann ich Anhänge in die E-Rechnung selbst einbetten (statt sie nur lose mitzuschicken)?
- Bleiben eingebettete Anhänge auch für den Empfänger sichtbar?
Das ist bei uns eine Pro-Funktion: Anhänge werden in die ZUGFeRD-Datei eingebettet – bei ZUGFeRD auf Wunsch zusätzlich als sichtbare Seiten des PDFs, sodass ein Empfänger sie auch ohne Spezialsoftware sehen kann.
Kriterium 6: Brauche ich für den Start ein Konto?
Für einen schnellen Einzelfall willst du dich vielleicht nicht erst registrieren. Manche Tools verlangen eine Anmeldung, bevor du überhaupt etwas ausprobieren kannst. Andere lassen dich sofort loslegen und bieten ein Konto nur dort an, wo es einen echten Nutzen bringt (etwa für gespeicherte Absender-Profile).
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Kann ich ohne Registrierung eine Rechnung umwandeln?
- Wenn ein Konto nötig ist: wofür genau, und wie melde ich mich an?
Bei uns funktioniert das kostenlose Umwandeln ganz ohne Konto. Ein Konto brauchst du nur für Pro – und dort meldest du dich passwortlos per E-Mail-Link an.
Kriterium 7: Gibt es Schnittstellen für die Automatisierung?
Wenn du regelmäßig viele Rechnungen verarbeitest, willst du irgendwann nicht mehr jede einzeln durch ein Formular schleusen. Dann werden Stapelverarbeitung und Schnittstellen zu Automatisierungswerkzeugen interessant – etwa zu n8n, mit dem sich Arbeitsabläufe ohne Programmierung verketten lassen.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Lassen sich mehrere Rechnungen in einem Durchgang umwandeln?
- Gibt es Bausteine oder Schnittstellen für Automatisierungs-Tools?
Das ist bei uns Fortgeschrittenen-Terrain und Teil von Pro: Stapelverarbeitung für mehrere Rechnungen auf einmal sowie ein n8n-Baustein, der Anhänge automatisch zusammenführt. Für die meisten Gelegenheits-Rechnungen brauchst du das nicht – aber es ist gut zu wissen, dass es mitwächst.
Kriterium 8: Wie transparent ist der Anbieter?
Zum Schluss ein weicher, aber wichtiger Punkt: Wie offen geht ein Anbieter mit den eigenen Grenzen um? Ein Werkzeug, das ehrlich sagt, was die Gratis-Version kann und was Geld kostet, das seine Datenverarbeitung erklärt und keine falschen Rechtsversprechen macht, verdient mehr Vertrauen als eines mit Marketing-Superlativen.
Prüf-Fragen für dieses Kriterium:
- Gibt es ein Impressum und eine verständliche Datenschutzerklärung?
- Werden Grenzen und Kosten offen benannt?
- Wird zwischen „erfüllt die Norm“ und „ersetzt die Steuerberatung“ sauber unterschieden?
Die Kriterien als schnelle Checkliste
Nutze diese Liste, wenn du ein Tool testest – je mehr Häkchen, desto besser:
- Verarbeitung im Browser, keine Speicherung der Rechnungsdaten
- Dauerhaft kostenlose Basis-Nutzung, kein Wasserzeichen
- XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931
- Prüfung vor dem Download
- Texterkennung für gescannte PDFs
- Anhänge in die ZUGFeRD-Datei einbettbar
- Nutzung ohne Pflicht-Registrierung
- Stapelverarbeitung / Automatisierung für später
- Transparenter Anbieter mit Impressum und Datenschutzerklärung
Häufige Fragen
Muss ein E-Rechnungs-Tool beide Formate können?
Sinnvoll ist es. Behörden verlangen fast immer die XRechnung, im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft praktischer. Beherrscht ein Tool nur eines, stößt du früher oder später an eine Grenze. Welches Format wann passt, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
Ist ein kostenloses Tool schlechter als ein Abo-Portal?
Nicht automatisch. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein kostenloses, normkonformes Werkzeug völlig. Ein Abo lohnt sich vor allem, wenn du viele Rechnungen schreibst oder Zusatzfunktionen wie Stapelverarbeitung oder eingebettete Anhänge regelmäßig brauchst.
Woran erkenne ich, dass die erzeugte Rechnung wirklich normkonform ist?
Achte darauf, dass das Tool das Profil EN 16931 nennt und vor dem Download prüft. Wer ganz sichergehen will, kann die fertige Datei zusätzlich mit einem kostenlosen Validator kontrollieren – wie das geht, steht im Artikel ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Ist die Verarbeitung im Browser wirklich sicher genug?
Für den Datenschutz ist sie sogar vorteilhaft: Was deinen Rechner nie verlässt, kann unterwegs auch nicht abgefangen oder auf einem fremden Server gespeichert werden. Wichtig bleibt trotzdem, dass du deine fertige Rechnung wie jedes Original ordentlich aufbewahrst.
Kann ich ein vorhandenes PDF direkt in eine E-Rechnung umwandeln?
Die Daten ja, das Dokument nicht eins zu eins. Ein gutes Tool liest ein PDF (bei Scans per Texterkennung) aus und füllt das Formular vor; daraus entsteht die neue, normkonforme E-Rechnung. Der Ablauf steht in PDF in XRechnung umwandeln.
Das Wichtigste in Kürze
Ein gutes E-Rechnungs-Tool bewertest du an acht Punkten: Wo werden deine Daten verarbeitet (idealerweise lokal im Browser, ohne Upload)? Was ist wirklich kostenlos? Erzeugt es XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 und prüft vor dem Download? Liest es gescannte Rechnungen per Texterkennung? Lassen sich Anhänge in die ZUGFeRD-Datei einbetten? Brauchst du ein Konto? Gibt es Automatisierung für später? Und wie transparent ist der Anbieter? rechnungswandler.de arbeitet komplett im Browser, ist für bis zu fünf Umwandlungen pro Tag kostenlos und deckt diese Kriterien ab – Anhänge-Einbettung und n8n-Automatisierung sind Teil von Pro. Am schnellsten findest du es heraus, indem du deine nächste Rechnung im Konverter einfach ausprobierst.