Die kurze Antwort: Steuerlich musst du der Bitte heute meist noch nicht folgen, du darfst es aber jederzeit. Für Leistungen aus 2026 reicht noch eine Papierrechnung oder, wenn dein Kunde zustimmt, ein PDF, solange die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Für Leistungen aus 2027 gilt das nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug; ab 2028 brauchst du im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich eine E-Rechnung (Ausnahmen unter anderem für Kleinbeträge bis 250 Euro und Kleinunternehmer). Eine E-Rechnung an ein Unternehmen im Inland darfst du ohne dessen Zustimmung schicken. Ein PDF dagegen braucht seine Zustimmung, er kann es also ablehnen. Kläre mit deinem Kunden Format und Empfangsadresse und wandle deine gewohnte Rechnung aus Word, Excel oder PDF im Konverter um. 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos.
Stand: November 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Absatz 38 UStG, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2026 sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was in deinem Vertrag steht und was für deinen Einzelfall gilt, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Musst du? Was das Steuerrecht verlangt
Ob du eine E-Rechnung ausstellen musst, hängt nicht vom Wunsch deines Kunden ab, sondern vom Leistungszeitpunkt und deinem Umsatz. Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG). Bis Ende 2027 gelten Übergangsregeln (§ 27 Absatz 38 UStG):
| Wann du die Leistung erbringst | Was steuerlich reicht |
|---|---|
| 2025 oder 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF. Die Rechnung muss bis 31.12.2026 übermittelt sein. |
| 2027, dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | Papier oder, mit Zustimmung, PDF. Die Rechnung muss bis 31.12.2027 übermittelt sein. |
| 2027, dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | Nur die E-Rechnung. |
| ab 2028 | Nur die E-Rechnung. |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 Satz 4 UStDV) und für Kleinunternehmer (§ 34a Satz 4 UStDV). Den ganzen Zeitplan findest du unter E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Gerade jetzt wichtig: Eine Leistung aus 2026, die du erst im Januar 2027 abrechnest, fällt nach dem Wortlaut von § 27 Absatz 38 UStG unter keine Übergangsregel: Nummer 1 verlangt die Übermittlung bis 31.12.2026, und die Verlängerung nach Nummer 2 gilt nur für Leistungen aus 2027, unabhängig von deinem Umsatz. Rechne Leistungen aus 2026 deshalb noch im Dezember ab oder schick gleich eine E-Rechnung.
Darfst du? Ja, jederzeit und ohne Zustimmung
Die Übergangsregeln sind ein Angebot an dich, keine Pflicht: Die Entscheidung über ihre Nutzung steht laut Bundesfinanzministerium dem Rechnungsaussteller zu (BMF-FAQ, Frage 11). Eine Zustimmung deines Kunden brauchst du für die E-Rechnung nicht, denn die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers (Abschnitt 14.1 Absatz 4 Satz 4 UStAE). Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür (Abschnitt 14.1 Absatz 5 UStAE; BMF-FAQ, Frage 12).
Das gilt auch, wenn du Kleinunternehmer bist oder die Rechnung höchstens 250 Euro beträgt: Eine E-Rechnung ist auch dann ohne Zustimmung möglich (Abschnitt 14.7a Absatz 3 und 14.6 Absatz 4 UStAE). Mehr für Kleinunternehmer in E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Und wenn du nicht umstellen willst?
Papier darfst du in der Übergangszeit steuerlich immer verwenden. Ein PDF per E-Mail ist dagegen eine „sonstige Rechnung“ und braucht die Zustimmung deines Kunden (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 und 2 UStG). Sie braucht keine besondere Form und kann stillschweigend erfolgen; es muss nur Einvernehmen über das Format bestehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63; Abschnitt 14.1 Absatz 7 UStAE). Sagt dein Kunde ausdrücklich, dass er keine PDFs mehr annimmt, fehlt dieses Einvernehmen für künftige Rechnungen.
Dazu kommt euer Vertrag. Welches zulässige Format und welchen Übermittlungsweg ihr verwendet, ist laut Finanzverwaltung eine zivilrechtliche Frage, die ihr untereinander klärt (Abschnitt 14.1 Absatz 4 Satz 7 und Absatz 12 Satz 5 UStAE). Steht in deinem Vertrag oder in den Einkaufsbedingungen deines Kunden etwas zur E-Rechnung, gilt das. Steuerlich kann dein Kunde die E-Rechnung zwar noch nicht verlangen, er entscheidet aber selbst, mit wem er zusammenarbeitet. Wer einen wichtigen Kunden behalten will, kommt ihm deshalb meist entgegen.
Welches Format? XRechnung oder ZUGFeRD
Steuerlich sind beide gleichwertig. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten und zählt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Absatz 14 UStAE). Welches ihr nehmt, entscheidet ihr gemeinsam (Abschnitt 14.1 Absatz 12 Satz 5 UStAE). Faustregel: Nimm das Format, das dein Kunde nennt. Sagt er nichts, ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die bequemste Wahl, weil jeder das PDF ohne Spezialprogramm lesen kann. Mehr dazu in XRechnung vs. ZUGFeRD.
Sonderfall: Der Kunde ist eine Behörde
Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorschriften, beim Bund zum Beispiel die E-Rechnungsverordnung (ERechV), bei Ländern und Kommunen Landesrecht. Sie gelten neben dem Umsatzsteuerrecht; wo sich beide unterscheiden, ist die strengere Vorschrift maßgeblich (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 24 und 25). In der Regel brauchst du dann eine XRechnung mit Leitweg-ID, die du über ein Portal einreichst. Wie das abläuft, steht in Rechnung an Behörden, woher die Nummer kommt, in Was ist eine Leitweg-ID?.
So gehst du vor
- Beim Kunden nachfragen: Format, Empfangsadresse und Referenz. Eine Vorlage findest du unten. Das erspart dir die häufigsten Ablehnungsgründe.
- Rechnung wie gewohnt schreiben. Deine Word- oder Excel-Vorlage kannst du behalten, die Pflichtangaben ändern sich nicht. Was in Vorlagen oft fehlt, steht in E-Rechnung mit Word oder Excel.
- Umwandeln und prüfen im Konverter, siehe unten.
- Verschicken und aufheben. Schick die fertige E-Rechnung an die vereinbarte Adresse. Aufbewahren musst du Rechnungen acht Jahre (§ 14b Absatz 1 UStG), bei der E-Rechnung zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form (Abschnitt 14b.1 Absatz 1 UStAE).
Kommt die Datei zurück, hilft E-Rechnung abgelehnt – was jetzt? beim Lesen des Prüfberichts.
Vorlage: Rückfrage an deinen Kunden
Kopier dir den Text und pass ihn an:
Betreff: E-Rechnung – kurze Rückfrage
Guten Tag,
gern stelle ich Ihnen meine Rechnungen künftig als E-Rechnung aus. Damit sie bei Ihnen ohne Rückfragen verarbeitet werden kann, bitte ich um kurze Angaben:
- Welches Format wünschen Sie: XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931)?
- An welche Adresse soll die E-Rechnung gehen (E-Mail-Adresse für Rechnungen oder Portal)?
- Welche Referenz soll in der Rechnung stehen, zum Beispiel Bestellnummer oder Kostenstelle? Bei öffentlichen Auftraggebern: Wie lautet die Leitweg-ID?
- Ab welcher Rechnung soll das gelten?
Vielen Dank und freundliche Grüße
Die Leitweg-ID oder die Referenz, die dein Kunde dafür nennt, gehört in der E-Rechnung ins Feld Käufer-Referenz; bei der XRechnung ist es Pflicht, fehlt es, lehnen viele Empfänger die Datei ab. Eine Bestellnummer hat ein eigenes Feld.
So hilft dir rechnungswandler.de dabei
Du brauchst kein neues Rechnungsprogramm. Im Konverter liest du deine Rechnung als PDF, .docx oder .xlsx ein oder tippst die Daten ins Formular; die Datei verlässt deinen Browser nicht. Du wählst XRechnung oder ZUGFeRD und trägst bei Bedarf Käufer-Referenz oder Leitweg-ID ein. Vor dem Download prüft das Werkzeug unter anderem die Pflichtfelder der EN 16931, bei der XRechnung zusätzlich E-Mail und Telefon des Absenders, eine elektronische Adresse des Empfängers und, bei Überweisung, die IBAN. Die Summen rechnet es aus den Positionen. 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos, ohne Konto.
Häufige Fragen
Kann mein Kunde die Zahlung verweigern, wenn ich keine E-Rechnung schicke?
Das ist eine Frage eures Vertrags, nicht des Steuerrechts, und gehört im Streitfall zu einem Anwalt. Steuerlich gilt: Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, ist sie für den Vorsteuerabzug deines Kunden weiterhin eine ordnungsmäßige Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2). Für ein PDF brauchst du aber seine Zustimmung.
Mein Kunde sitzt im Ausland und will eine E-Rechnung. Geht das?
Ja. Ist einer von euch nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Du darfst sie aber mit Zustimmung des Kunden verwenden (Abschnitt 14.1 Absatz 6 Satz 3 UStAE), und die liegt vor, wenn er sie selbst verlangt. Klär vorher, welches Format er verarbeiten kann.
Das Wichtigste in Kürze
Verlangt dein Kunde eine E-Rechnung, musst du steuerlich erst, wenn für dich die Pflicht gilt: für Leistungen ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026, sonst ab 2028 (§ 27 Absatz 38 UStG), außer bei Kleinbeträgen und als Kleinunternehmer. Dürfen darfst du jederzeit, ohne Zustimmung deines Kunden (Abschnitt 14.1 Absatz 4 Satz 4 UStAE). Ein PDF braucht seine Zustimmung, Papier bleibt in der Übergangszeit zulässig. Format und Übermittlungsweg vereinbart ihr untereinander; Behörden haben eigene Regeln. Frag nach Format, Adresse und Referenz und wandle deine Rechnung im Konverter um: 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, ohne neues Programm.