Die kurze Antwort: Liegt der Gesamtbetrag einer Rechnung bei höchstens 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer, ist es eine Kleinbetragsrechnung. Sie darf dauerhaft als „sonstige Rechnung“ gehen, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF, auch nach 2027 (§ 33 Satz 4 UStDV). Und sie braucht weniger Angaben: deinen Namen und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 Satz 1 UStDV). Beides gilt aber nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, Fernverkäufe und Reverse-Charge nach § 13b UStG. Freiwillig darfst du auch kleine Beträge als E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen; das Format verlangt dann aber mehr Angaben als § 33 UStDV. Erstellen kannst du sie im Konverter, 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos.
Stand: November 2026. Grundlage sind §§ 33 bis 35 UStDV, § 14 UStG, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerbüro.
Wann ist eine Rechnung eine Kleinbetragsrechnung?
Entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung, also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer: Er darf 250 Euro nicht übersteigen (§ 33 Satz 1 UStDV). Genau 250,00 Euro sind also noch ein Kleinbetrag; das BMF spricht von „bis 250 Euro Bruttobetrag“ (BMF-FAQ, Frage 4).
Rechnest du mehrere Leistungen in einer Rechnung ab, zählt allein deren Gesamtbetrag. Übersteigt er 250 Euro, brauchst du eine E-Rechnung, sobald für dich die Pflicht gilt, auch wenn der Teil, der der Pflicht unterliegt, für sich genommen unter 250 Euro liegt (Abschnitt 14.6 Absatz 4 Sätze 5 und 6 UStAE).
Diese Angaben reichen bis 250 Euro
Eine Kleinbetragsrechnung muss nach § 33 Satz 1 UStDV mindestens enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also deine,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe, also den Bruttobetrag, sowie den Steuersatz; bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.
Was im Vergleich zur normalen Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG wegfallen darf:
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Kunden | Pflicht | nicht nötig |
| Deine Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | nicht nötig |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Pflicht | nicht nötig (Abschnitt 14.5 Absatz 14 UStAE) |
| Leistungszeitpunkt | Pflicht | nicht nötig |
| Nettobetrag und Steuer getrennt | Pflicht | Bruttobetrag und Steuersatz genügen |
Ein Kassenbon mit diesen Angaben genügt also; beim Betrag reicht etwa „119,00 € inkl. 19 % USt“. Dein Kunde rechnet die Vorsteuer dann selbst aus dem Bruttobetrag heraus (§ 35 Absatz 1 UStDV).
Keine E-Rechnungspflicht, auch nicht ab 2028
Bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung grundsätzlich Pflicht, mit Übergangsregeln bis Ende 2027 (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 und § 27 Absatz 38 UStG). Für Kleinbetragsrechnungen macht § 33 Satz 4 UStDV eine dauerhafte Ausnahme: Sie können „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Anders als die Übergangsregeln hat diese Ausnahme kein Ablaufdatum. Wann die Pflicht für größere Rechnungen bei dir greift, steht in E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Eine Papierrechnung geht also immer. Für ein PDF per E-Mail brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Sie braucht keine besondere Form und kann auch stillschweigend erfolgen; es muss nur Einvernehmen über das Format bestehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 22, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025; Abschnitt 14.6 Absatz 4 und Abschnitt 14.1 Absatz 7 UStAE). Hat dein Kunde deine PDFs bisher anstandslos angenommen, reicht das in der Regel.
Hier gilt die Erleichterung nicht
§ 33 Satz 3 UStDV nimmt drei Fälle ausdrücklich aus (Abschnitt 14.6 Absatz 3 UStAE). Für Rechnungen über diese Leistungen gelten weder die verkürzten Angaben noch die Ausnahme von der E-Rechnung. Ist dein Kunde nicht im Inland ansässig, besteht allerdings ohnehin keine E-Rechnungspflicht.
- Fernverkäufe (§ 3c UStG): vereinfacht gesagt Versandlieferungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern, die im Bestimmungsland versteuert werden.
- Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG): vereinfacht gesagt Lieferungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land.
- Reverse-Charge nach § 13b UStG: Leistungen, bei denen dein Kunde die Steuer schuldet, zum Beispiel bestimmte Bauleistungen an Bauunternehmer.
Im Inland ist vor allem der dritte Fall wichtig. Baust du als Subunternehmer für 200 Euro eine Tür bei einem Bauunternehmer ein, der selbst Bauleistungen erbringt, braucht die Rechnung die Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG, aber ohne Steuerbetrag, denn den schuldet dein Kunde, und dazu den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Absatz 5 UStG). Sitzt ihr beide im Inland, muss sie ab deinem Stichtag als E-Rechnung gehen, egal wie klein der Betrag ist. Ob eine Leistung überhaupt unter § 13b fällt, etwa bei kleinen Reparaturen, erklärt E-Rechnung bei Bauleistungen nach § 13b.
Und bei Behörden? Dort gelten zusätzlich eigene Vorschriften. Beim Bund ist nach § 3 Absatz 3 Nummer 1 ERechV vor allem eine Rechnung nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, nicht jeder kleine Betrag. Was gilt, erklärt Rechnung an Behörden.
Freiwillig als E-Rechnung: erlaubt, aber mit mehr Angaben
Du darfst auch Kleinbeträge als E-Rechnung schicken, und zwar ohne Zustimmung des Empfängers (Abschnitt 14.6 Absatz 4 Satz 4 UStAE). Das lohnt sich, wenn dein Kunde nur noch E-Rechnungen verarbeitet oder du alle Rechnungen einheitlich erstellen willst.
Ein Haken: Die Prüfregeln der Norm EN 16931 machen bei kleinen Beträgen keine Ausnahme. Sie verlangen Angaben, die § 33 UStDV nicht fordert, unter anderem:
| Angabe | Prüfregel der EN 16931 |
|---|---|
| Rechnungsnummer (BT-1) | BR-02 |
| Name des Käufers (BT-44) | BR-07 |
| Anschrift des Käufers (BG-8) mit Ländercode | BR-10, BR-11 |
| Bei steuerpflichtigen Positionen: deine USt-IdNr. oder Steuernummer | BR-S-02 |
Bei der XRechnung kommen weitere Pflichtangaben dazu, etwa eine Käufer-Referenz und deine Kontaktdaten. Eine E-Rechnung über 30 Euro enthält deshalb praktisch dieselben Angaben wie eine normale Rechnung. Für den Einkauf an der Ladenkasse ist der Bon meist der einfachere Weg; für Kleinbeträge an Geschäftskunden, die du sowieso mit Rechnungsnummer und Anschrift abrechnest, kostet die E-Rechnung kaum Mehraufwand.
Sonderfall Fahrkarten
Fahrausweise im Personenverkehr gelten mit wenigen Angaben als Rechnung, etwa Name und Anschrift des Beförderers, Ausstellungsdatum, Bruttobetrag und, außer beim ermäßigten Satz, Steuersatz (§ 34 Absatz 1 Satz 1 UStDV). Sie dürfen unabhängig vom Betrag immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34 Absatz 1 Satz 2 UStDV).
So hilft dir rechnungswandler.de dabei
Für eine Kleinbetragsrechnung auf Papier oder als PDF brauchst du kein Werkzeug. Will dein Kunde auch kleine Beträge als E-Rechnung oder hast du einen Fall nach § 13b, liest der Konverter deine Rechnung als PDF, Word- oder Excel-Datei ein, oder du tippst die Daten ins Formular. Vor dem Download prüft er die Pflichtfelder der EN 16931 und rechnet die Summen aus den Positionen; bei Reverse-Charge wählst du den passenden Steuerfall. Das läuft im Browser, ohne Konto; 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos. Verlangt dein Kunde grundsätzlich E-Rechnungen, hilft dir Kunde verlangt eine E-Rechnung – was jetzt?.
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 250 Euro brutto oder netto?
Brutto. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer (§ 33 Satz 1 UStDV; BMF-FAQ, Frage 4).
Muss auf eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Steuerlich nein (Abschnitt 14.5 Absatz 14 UStAE). Schickst du sie als E-Rechnung, verlangt das Format aber eine Rechnungsnummer.
Ich bin Kleinunternehmer. Was gilt für mich?
Deine Rechnungen dürfen unabhängig vom Betrag immer als sonstige Rechnung gehen (§ 34a Satz 4 UStDV). Für Beträge bis 250 Euro bleibt § 33 UStDV daneben anwendbar (§ 34a Satz 2 UStDV). Mehr in E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Was gilt beim Barkauf über 250 Euro?
Für bar bezahlte Leistungen gibt es keine Sonderregel. Kauft ein Unternehmen für sein Unternehmen ein, der Betrag liegt über 250 Euro und der Verkäufer kann oder will keine Übergangsregel nutzen, ist eine E-Rechnung auszustellen. Das BMF nennt als eine Möglichkeit, vor Ort einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung auszustellen und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen, etwa per E-Mail; ihr dürft aber auch einen anderen Weg wählen (BMF-FAQ, Frage 10).
Ich bekomme eine Kleinbetragsrechnung als E-Rechnung. Ist das zulässig?
Ja, auch bei Kleinbeträgen braucht der Absender dafür keine Zustimmung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 22, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Wie du sie öffnest, steht in E-Rechnung empfangen.
Das Wichtigste in Kürze
Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer sind Kleinbetragsrechnungen. Sie brauchen nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 Satz 1 UStDV) und dürfen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF gehen (§ 33 Satz 4 UStDV), auch ab 2028. Ausgenommen von beiden Erleichterungen sind Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge nach § 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Eine E-Rechnung darfst du freiwillig immer schicken, ohne Zustimmung (Abschnitt 14.6 Absatz 4 UStAE); sie braucht dann aber die Angaben der Norm, etwa Rechnungsnummer und Kundenanschrift. Erstellen kannst du sie im Konverter, 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos.