Die kurze Antwort: Es kommt darauf an, in welchem Bereich euer Verein gerade handelt. Für den ideellen Bereich, also Mitgliedsbeiträge, Spenden und die eigentliche Vereinsarbeit, gilt die E-Rechnungspflicht nicht: Der Verein muss dort E-Rechnungen weder empfangen können noch selbst ausstellen. Sobald euer Verein aber unternehmerisch tätig ist, etwa mit Bandenwerbung, Getränkeverkauf oder der Verpachtung der Vereinsgaststätte, gelten die allgemeinen Regeln: E-Rechnungen empfangen können seit dem 1. Januar 2025, selbst ausstellen in der Regel erst ab 2027 oder 2028 – und auch dann nur an inländische Unternehmen. Rechnungen an Privatleute (auch an private Mitglieder), Kleinbeträge bis 250 Euro, viele steuerfreie Leistungen und Rechnungen eines Vereins, der Kleinunternehmer ist, bleiben dauerhaft außen vor. Wo du als Kassierer doch eine E-Rechnung brauchst, wandelst du deine gewohnte Word- oder Excel-Rechnung mit unserem Konverter um – 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos.
Stand: Oktober 2026. Grundlage sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, die BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024, 2025 und 2026 sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gerade bei Vereinen hängt viel am Einzelfall – welche Einnahme zu welchem Bereich gehört, klärt euer Vorstand im Zweifel mit dem Steuerbüro.
Warum es beim Verein auf den Bereich ankommt
Die E-Rechnungspflicht ist eine Regel aus dem Umsatzsteuerrecht, und das unterscheidet bei Vereinen nur zwei Bereiche: unternehmerisch und nichtunternehmerisch. Das Bundesfinanzministerium sagt es in seinen FAQ ausdrücklich: Vereine können beides sein; „soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung anzuwenden“ (BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 5).
Wenn du die vier Bereiche aus dem Gemeinnützigkeitsrecht kennst, kannst du sie grob so zuordnen (eine vereinfachte Übersicht, im Einzelfall kann es anders liegen):
| Bereich (Gemeinnützigkeit) | Typische Einnahmen | Umsatzsteuerlich (grobe Zuordnung) |
|---|---|---|
| Ideeller Bereich | echte Mitgliedsbeiträge, Spenden, echte Zuschüsse (ohne Gegenleistung) | nichtunternehmerisch, keine E-Rechnungspflicht |
| Vermögensverwaltung | Verpachtung der Vereinsgaststätte, Vermietung von Räumen | unternehmerisch, oft steuerfrei |
| Zweckbetrieb | Teilnehmer- und Startgelder, Kursgebühren (je nach Art des Kurses oft Zweckbetrieb) | unternehmerisch, teils steuerfrei |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Verkauf beim Vereinsfest, Bandenwerbung, Trikotwerbung | unternehmerisch |
Die Grundlage für die erste Zeile: Nimmt ein Verein Mitgliedsbeiträge ein, um die gemeinsamen Belange seiner Mitglieder zu verfolgen, fehlt es nach Auffassung der Finanzverwaltung an einem Leistungsaustausch, und insoweit ist er kein Unternehmer (Abschnitt 1.4 Absatz 1 und Abschnitt 2.10 Absatz 1 UStAE). Unternehmer wird er erst, soweit er nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt. Zwei Vorsichtshinweise:
- Nicht jeder „Beitrag“ ist ein echter Beitrag. Zahlen Mitglieder für eine Sonderleistung, die sich nach ihrer tatsächlichen oder vermuteten Inanspruchnahme richtet, liegt ein Leistungsaustausch vor (Abschnitt 1.4 Absatz 1 UStAE). Als echte Beiträge sieht die Finanzverwaltung gleich hohe Beiträge oder Beiträge an, die nach einem für alle Mitglieder verbindlichen Maßstab berechnet werden (Absatz 2). Ob das etwa für Platz- oder Hallengebühren gilt, klärst du mit dem Steuerbüro.
- Die 50.000-Euro-Grenze hat damit nichts zu tun. Bleiben die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (ohne Zweckbetriebe) eines gemeinnützigen Vereins bei höchstens 50.000 Euro im Jahr, fallen keine Körperschaft- und Gewerbesteuer an (§ 64 Absatz 3 AO). Für die Umsatzsteuer und damit für die E-Rechnung spielt diese Grenze keine Rolle.
Empfangen: Wann euer Verein E-Rechnungen annehmen muss
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen inländische Unternehmen einander E-Rechnungen schicken, ohne dass der Empfänger zustimmen muss; der Empfänger hat die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen (Abschnitt 14.1 Absatz 4 Sätze 4 und 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Für euren Verein heißt das:
Ist euer Verein (auch) unternehmerisch tätig, muss er E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch, wenn er Kleinunternehmer ist (Abschnitt 14.1 Absatz 5 Satz 2 UStAE) oder nur steuerfreie Umsätze ausführt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randnummer 17, in der Fassung vom 15. Oktober 2025).
Für Einkäufe, die nur den ideellen Bereich betreffen, gilt die Pflicht nicht. Das BMF formuliert: „Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E-Rechnungen ausstellen“ (BMF-FAQ, Frage 5). Der Lieferant darf die Rechnung dann auf Papier schicken; eine E-Rechnung oder ein PDF braucht eure Zustimmung, die auch stillschweigend erfolgen kann (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 und Absatz 1 Satz 5 UStG; Abschnitt 14.1 Absatz 8 Sätze 1 bis 3 UStAE). Diese Regel gilt für juristische Personen, also etwa den eingetragenen Verein. Ein nicht eingetragener Verein ist keine juristische Person; was für ihn gilt, klärt ihr mit dem Steuerbüro.
Kauft ihr für beide Bereiche gleichzeitig ein, etwa Getränke, die teils beim Fest verkauft und teils bei der Mitgliederversammlung ausgeschenkt werden, geht die E-Rechnungspflicht vor (Abschnitt 14.1 Absatz 8 Satz 4 UStAE).
Der Aufwand ist klein:
- Ein E-Mail-Postfach genügt. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Abschnitt 14.1 Absatz 5 Satz 3 UStAE). Praktisch ist eine feste Funktionsadresse für die Kasse (etwa „kasse“ bei eurer Vereinsdomain), die beim Kassiererwechsel bleibt.
- Eine Möglichkeit zum Lesen. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF. Eine reine XRechnung ist eine XML-Datei und braucht einen Viewer, etwa unseren kostenlosen XRechnung-Viewer.
- Die Datei aufbewahren. Bei einer E-Rechnung ist die Datei das Original; ein Ausdruck im Kassenordner reicht nicht.
Mehr dazu im Artikel E-Rechnung empfangen.
Ausstellen: Wann euer Verein selbst E-Rechnungen schreiben muss
Eine E-Rechnung muss euer Verein nur schreiben, wenn alle diese Punkte zutreffen:
- Die Leistung gehört zum unternehmerischen Bereich.
- Der Kunde ist ein Unternehmen, bezieht die Leistung für sein Unternehmen, und beide Seiten sind im Inland ansässig (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG).
- Die Leistung ist nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei. Dazu gehören zum Beispiel die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (Nummer 12) und unter bestimmten Voraussetzungen Kurse und Teilnehmergebühren bei Sportveranstaltungen gemeinnütziger Einrichtungen (Nummer 22).
- Der Gesamtbetrag liegt über 250 Euro. Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF (§ 33 Satz 4 UStDV; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randnummer 22, in der Fassung vom 15. Oktober 2025).
- Euer Verein ist kein Kleinunternehmer.
- Die Übergangsfrist ist abgelaufen.
Was das für typische Vereinsfälle bedeutet:
| Fall | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Mitgliedsbeitrag, Beitragsanforderung | Nein, ein echter Beitrag ist kein Entgelt für eine Leistung. |
| Spende, Zuwendungsbestätigung | Nein, eine Zuwendungsbestätigung ist keine Rechnung. |
| Bratwurst und Getränke beim Fest an Besucher | Nein, für Verkäufe an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht. |
| Kursgebühr eines Mitglieds oder einer Privatperson | Nein, aus demselben Grund. |
| Bandenwerbung für den örtlichen Handwerksbetrieb, über 250 Euro | Ja, ab 2027 oder 2028 – außer euer Verein ist Kleinunternehmer. |
| Getränke für die Weihnachtsfeier einer Firma, 180 Euro | Nein, Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. |
| Verpachtung der Vereinsgaststätte an einen Wirt | Nein, soweit die Verpachtung nach § 4 Nummer 12 UStG steuerfrei ist. Wird Küchen- oder Thekeninventar mitverpachtet, kann ein Teil steuerpflichtig sein (Betriebsvorrichtungen); das klärt das Steuerbüro. Verzichtet ihr auf die Befreiung (§ 9 UStG), gilt die Pflicht. |
| Leistung an die Stadt oder Gemeinde | Umsatzsteuerlich nur, wenn die Stadt dafür unternehmerisch handelt (z. B. Betrieb gewerblicher Art wie ein städtisches Schwimmbad oder Stadtwerke); sonst gelten eigene Regeln der öffentlichen Auftraggeber, oft XRechnung. |
Zur letzten Zeile: Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen nur unter die umsatzsteuerliche Pflicht, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt; daneben gelten eigene Vorschriften (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Randnummer 24): für Rechnungen an den Bund die E-Rechnungsverordnung des Bundes, für Städte und Gemeinden das jeweilige Landesrecht. Was du dabei beachten musst, erklärt der Artikel Rechnung an Behörden.
Der Zeitplan
Auch wenn alle Punkte zutreffen, bleibt Zeit. Für Leistungen aus 2025 und 2026 darf euer Verein Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF schicken, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Für Leistungen aus 2027 gilt das bei Übermittlung bis 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Vereins 2026 nicht über 800.000 Euro lag (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 und 2 UStG). Echte Mitgliedsbeiträge und Spenden zählen dabei nicht mit, weil sie keine Umsätze sind. Die meisten Vereine müssen deshalb erst für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen schreiben. Den ganzen Zeitplan zeigt E-Rechnungspflicht 2027/2028, was zur Grenze zählt, der Artikel Umsatzgrenze 800.000 €.
Sonderfall: Der Verein als Kleinunternehmer
Viele kleine Vereine sind umsatzsteuerlich Kleinunternehmer: Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Absatz 1 UStG). Beiträge und Spenden gehören nicht dazu, bestimmte steuerfreie Umsätze werden ebenfalls abgezogen (§ 19 Absatz 2 UStG). Ob euer Verein darunter fällt, klärst du am besten mit dem Steuerbüro.
Für einen Kleinunternehmer-Verein gilt:
- Ausstellen: dauerhaft keine Pflicht, auch nicht ab 2028. Seine Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung gehen, als PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 34a Satz 4 UStDV).
- Empfangen: ja, wie jedes andere inländische Unternehmen.
- Auf der Rechnung: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.
Einen Fehler solltest du in keinem Fall machen: auf ein Dokument für den ideellen Bereich Umsatzsteuer schreiben. Wer außerhalb des unternehmerischen Bereichs Steuer gesondert ausweist, schuldet sie nach § 14c Absatz 2 UStG (Abschnitt 2.10 UStAE). Mehr im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Praxis: Von der Word-Vorlage zur E-Rechnung
In vielen Vereinen liegt eine Word- oder Excel-Vorlage im Kassenordner, die von Kassierer zu Kassierer weitergegeben wird. Die musst du nicht wegwerfen. Eine Rechnung aus Word oder Excel ist zwar keine E-Rechnung, auch nicht als PDF, sie lässt sich aber umwandeln, wie der Artikel E-Rechnung mit Word oder Excel ausführlich zeigt. Kurz gefasst:
- Rechnung wie gewohnt schreiben und als .docx oder .xlsx speichern.
- Im Konverter einlesen. Die Datei wird in deinem Browser verarbeitet, nicht auf unseren Server hochgeladen. Die erkannten Angaben prüfst du im Formular.
- Steuerfall wählen: „Standard“ mit 19 % oder 7 % je Position, „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ oder „0 % mit eigener Begründung“ für steuerfreie Positionen.
- Vereinsangaben vollständig eintragen: Name und Anschrift des Vereins und die Steuernummer, die das Finanzamt dem Verein zugeteilt hat. Für eine XRechnung kommen eine Ansprechperson mit E-Mail und Telefon sowie eine Käuferreferenz dazu.
- XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen und verschicken. ZUGFeRD ist für Firmenkunden oft die angenehmere Wahl, weil es ein lesbares PDF enthält; mehr unter XRechnung vs. ZUGFeRD.
- Die fertige Datei aufbewahren, nicht nur die Word-Vorlage.
Die Erkennung ist nie perfekt, du prüfst die Angaben deshalb immer selbst. Für die meisten Vereine reichen die 10 kostenlosen E-Rechnungen pro Monat; ein Konto brauchst du nicht.
Ein Beispiel aus der Praxis
Petra ist Kassiererin im TSV Musterhausen, einem gemeinnützigen Sportverein mit 300 Mitgliedern. So geht sie vor:
- Bestandsaufnahme: Beiträge, Spenden und der echte Zuschuss der Gemeinde gehören zum ideellen Bereich. Unternehmerisch sind das Sommerfest, die Bandenwerbung und die Verpachtung des Vereinsheims.
- Empfang: Weil der Verein unternehmerisch tätig ist, legt Petra die feste Kassen-Adresse des Vereins als Rechnungsadresse fest und teilt sie den Lieferanten mit. E-Rechnungen landen im Ordner „Kasse/2026/Eingang“, der automatisch gesichert wird.
- Kleinunternehmer klären: Das Steuerbüro bestätigt, dass der Verein unter den Grenzen des § 19 UStG bleibt. Der TSV muss also auch künftig keine E-Rechnungen ausstellen.
- Trotzdem vorbereitet sein: Das Autohaus, das Bandenwerbung bucht, bittet um eine E-Rechnung. Petra wandelt ihre Word-Rechnung im Konverter um, Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, und schickt die ZUGFeRD-Datei.
Gesamtaufwand: ein Abend – und wächst der Verein über die Grenzen, kennt Petra den Ablauf schon.
Häufige Fragen
Unser Verein hat nur Mitgliedsbeiträge und Spenden. Müssen wir etwas tun?
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums nicht: Für den nichtunternehmerischen Bereich muss ein Verein E-Rechnungen weder empfangen können noch ausstellen (Frage 5). Prüf aber ehrlich, ob es wirklich keine Einnahmen gegen Entgelt gibt, etwa aus regelmäßigen Verkäufen oder aus Werbung.
Sind gemeinnützige Vereine von der E-Rechnung befreit?
Nein, die Gemeinnützigkeit allein befreit nicht. Sie kann zwar bei der Umsatzsteuer zu Steuerbefreiungen oder zum ermäßigten Steuersatz führen, für die E-Rechnung zählt aber nur, ob der Verein im konkreten Fall unternehmerisch tätig ist und ob eine der Ausnahmen greift.
Müssen wir unseren Mitgliedern E-Rechnungen schicken?
Nein. Mitglieder sind in aller Regel Privatpersonen, und an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Die Beitragsanforderung per Brief oder E-Mail bleibt erlaubt.
Ein Lieferant schickt uns plötzlich eine XML-Datei. Was nun?
Das ist eine XRechnung. Öffnen kannst du sie mit einem Viewer, etwa unserem kostenlosen XRechnung-Viewer. Aufbewahren musst du die XML-Datei selbst, nicht nur einen Ausdruck.
Wir verkaufen beim Fest auch an Firmen. Brauchen wir dafür E-Rechnungen?
Meist nicht: Bis 250 Euro Gesamtbetrag ist es eine Kleinbetragsrechnung, die immer auf Papier oder mit Zustimmung als PDF gehen darf. Darüber gilt die Pflicht frühestens für Leistungen ab 2027, für die meisten Vereine ab 2028, und gar nicht, wenn euer Verein Kleinunternehmer ist.
Das Wichtigste in Kürze
Für Vereine gilt die E-Rechnungspflicht nur im unternehmerischen Bereich; Beiträge, Spenden und die eigentliche Vereinsarbeit sind nicht betroffen (BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 5). Ist euer Verein auch unternehmerisch tätig, muss er seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach reicht. Ausstellen muss er sie nur an inländische Unternehmen, frühestens für Leistungen ab 2027, meist ab 2028 – und nie für Leistungen an Privatpersonen, für Kleinbeträge bis 250 Euro, für nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen und wenn der Verein Kleinunternehmer ist. Wo du eine E-Rechnung brauchst, wandelst du deine Word- oder Excel-Rechnung mit rechnungswandler.de im Browser um: 10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, ohne Registrierung und ohne Speicherung eurer Daten.