Die kurze Antwort: Hast du deinem Mieter oder Kunden die Dauerrechnung zulässigerweise auf Papier oder als PDF erteilt, zum Beispiel einen Mietvertrag mit allen Rechnungsangaben, musst du keine zusätzliche E-Rechnung ausstellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Abschnitt 14.1 Absatz 19 Satz 4 UStAE). Das gilt für zulässigerweise erteilte Dauerrechnungen auch nach dem 1. Januar 2028; für Verträge aus dem Jahr 2027 lies den Hinweis unter „Was heißt zulässigerweise?“. Handeln musst du erst, wenn sich etwas ändert, typischerweise bei einer Mieterhöhung: Gilt für dich zu diesem Zeitpunkt die E-Rechnungspflicht, gehört die Änderung in eine neue oder berichtigte E-Rechnung. Für einen neuen Vertrag mit E-Rechnungspflicht reicht eine einzige E-Rechnung für den ersten Monat, wenn daraus klar hervorgeht, dass sie als Dauerrechnung gilt. Ist deine Vermietung steuerfrei, stellt sich die Frage meist gar nicht.
Stand: November 2026. Grundlage sind § 14 Absatz 2 UStG, die Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 UStG, Abschnitt 14.1 Absätze 17 bis 19 und Abschnitt 14.5 Absätze 12 und 17 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) in der Fassung der BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 44 bis 46). Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Deinen Einzelfall, besonders bei Vermietung mit Umsatzsteuer, klärst du mit deinem Steuerbüro.
Was ist eine Dauerrechnung?
Bei Verträgen über eine laufende Leistung, etwa Miete, Pacht oder Wartung, schreibt kaum jemand jeden Monat eine neue Rechnung. Stattdessen enthält der Vertrag selbst alle Angaben, die eine Rechnung braucht, zum Beispiel Namen und Anschriften, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer (etwa die Mieternummer), die Beschreibung der Leistung und den Leistungszeitraum, das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Ein solcher Vertrag gilt umsatzsteuerlich als Rechnung (Abschnitt 14.1 Absatz 17 UStAE). Man nennt ihn Dauerrechnung.
Den Zeitraum muss der Vertrag nicht einmal selbst nennen. Es reicht, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt, etwa aus der Überweisung „Miete März“; als Beispiele nennt die Finanzverwaltung Miet-, Pacht- und Wartungsverträge (Abschnitt 14.5 Absatz 17 Satz 1 UStAE).
Ein unterschriebener Mietvertrag ist aber keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Muss also jeder Vermieter zum Stichtag eine Datei nachliefern?
Die Regel: Bestand bleibt, Änderungen kommen als E-Rechnung
Die Antwort steht seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Absatz 19. Sinngemäß sagt er drei Dinge:
- Bestehende Dauerrechnungen bleiben. Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, musst du für eine zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung keine zusätzliche E-Rechnung ausstellen (Satz 4).
- Bei Änderungen kommt eine E-Rechnung. Ändern sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung ausgestellt werden (Satz 3). Das Musterbeispiel ist die Mieterhöhung (Abschnitt 14.5 Absatz 17 Satz 5 UStAE).
- Für neue Verträge reicht eine E-Rechnung. Besteht die Pflicht, genügt es, einmal für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung auszustellen, in die der Vertrag als Anhang eingebettet ist oder aus der klar hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (Satz 1).
Punkt 2 und 3 gelten nur, wenn für dich zu diesem Zeitpunkt die E-Rechnungspflicht besteht. Wann das ist, steht in E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Was heißt „zulässigerweise“?
Gemeint ist: In dem Moment, in dem du die Dauerrechnung erteilt hast, durfte sie Papier oder PDF sein. Das trifft auf alle Verträge zu, die du bis Ende 2026 geschlossen hast, denn bis dahin durfte jedes Unternehmen sonstige Rechnungen verwenden (ein PDF mit Zustimmung des Empfängers). Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 nennt dafür ein festes Datum: Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht zur zusätzlichen E-Rechnung, solange sich die Angaben nicht ändern (Rn. 46, bislang nicht geändert).
Der Anwendungserlass stellt seit 2025 nicht auf dieses Datum ab, sondern auf die Zulässigkeit. Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, darfst du für Leistungen aus 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG). Nach dem Wortlaut des Anwendungserlasses (Abschnitt 14.1 Absatz 19 Satz 4) gilt die Erleichterung deshalb auch für Dauerrechnungen, die ein kleiner Betrieb 2027 noch zulässig auf Papier erteilt. Eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung genau zu diesem Fall gibt es nicht. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 46) nennt nur Verträge vor dem 1.1.2027. Wer 2027 einen Vertrag neu schließt oder ändert, stellt deshalb am besten gleich eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum aus.
Erst prüfen: Brauchst du überhaupt eine Rechnung?
Bevor du dir über Formate Gedanken machst, lohnt ein Blick auf die Steuerpflicht. Eine Pflicht zur Rechnung (und damit zur E-Rechnung) besteht nur für Umsätze, die nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 UStG). Die Vermietung von Grundstücken und Räumen ist grundsätzlich steuerfrei (§ 4 Nummer 12 UStG). Nicht steuerfrei sind nach § 4 Nummer 12 Satz 2 UStG aber die kurzfristige Beherbergung (etwa Ferienzimmer), die Vermietung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen, die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und die Vermietung von Betriebsvorrichtungen; dort gilt die E-Rechnungspflicht ganz normal. Für viele Vermieter heißt das:
- Wohnungsvermietung: in aller Regel steuerfrei, also keine Rechnungspflicht und keine E-Rechnungspflicht.
- Gewerbemiete ohne Umsatzsteuer: ebenfalls steuerfrei, solange du nicht zur Umsatzsteuer optierst. Die Option ist nur unter Voraussetzungen möglich (§ 9 Absatz 2 UStG).
- Gewerbemiete mit Umsatzsteuer: Hast du nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet (Option) und weist Umsatzsteuer aus, gilt die E-Rechnungspflicht ganz normal. Das ist der Fall, um den es in diesem Artikel vor allem geht.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV), mehr dazu unter E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Wartungsverträge, Hausmeisterdienste oder Softwarepflege sind dagegen meist ganz normal steuerpflichtig. Hier greift die E-Rechnungspflicht, sobald dein Kunde ein Unternehmen im Inland ist.
Drei typische Fälle
Fall 1: Gewerbemiete mit altem Mietvertrag
Du vermietest seit 2019 ein Ladenlokal an einen Friseurbetrieb, mit Option zur Umsatzsteuer. Der Mietvertrag nennt Nettomiete, 19 % Umsatzsteuer, Bruttobetrag und deine Steuernummer. Der Mieter überweist jeden Monat mit dem Vermerk „Miete Monat/Jahr“.
Was du tun musst: zunächst nichts. Der Vertrag wurde vor 2027 als sonstige Rechnung erteilt, und solange Miete und übrige Angaben gleich bleiben, brauchst du keine E-Rechnung nachzureichen, auch nicht 2028 oder später. Bewahre den Vertrag samt Nachträgen wie bisher auf.
Fall 2: Wartungsvertrag mit fester Monatspauschale
Du wartest als Handwerksbetrieb die Heizungsanlage eines Hotels gegen eine feste Monatspauschale. Der Vertrag von 2024 enthält alle Rechnungsangaben, der Kunde zahlt per Dauerauftrag.
Was du tun musst: wie bei der Miete zunächst nichts, solange sich nichts ändert. Achtung aber bei der Abgrenzung: Schreibst du ohnehin jedes Jahr eine eigene Rechnung über die Pauschale, ist das keine Dauerrechnung. Diese Jahresrechnung muss dann ab deinem Stichtag eine E-Rechnung sein. Die Erleichterung gilt nur, wenn der Vertrag selbst die Rechnung ist.
Fall 3: Mieterhöhung oder Indexanpassung
Im Ladenlokal aus Fall 1 steigt die Miete zum 1. März 2028 aufgrund einer Indexklausel. Damit ändern sich Entgelt und Steuerbetrag, also umsatzsteuerliche Pflichtangaben.
Was du tun musst: Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Du stellst deshalb eine E-Rechnung aus, die die neue Miete ab März 2028 abbildet und klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Sie gilt dann für alle Folgemonate, bis sich wieder etwas ändert. Ein Brief „Die Miete erhöht sich ab März auf …“ reicht als Rechnung dann nicht mehr.
Das BMF nennt als Beispiel nur die Mieterhöhung. Pflichtangaben sind nach § 14 Absatz 4 UStG aber zum Beispiel auch Name und Anschrift der Beteiligten, Steuernummer, Steuersatz und Entgelt. Nach dem Wortlaut gilt die Regel für jede Änderung einer Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG, also auch für einen Steuersatzwechsel, einen neuen Vertragspartner oder eine neue Anschrift. Ob jede Bagatelländerung gemeint ist, sagt die Finanzverwaltung nicht. Kläre solche Fälle mit deinem Steuerbüro.
Der Übergang 2027 und 2028 im Überblick
| Wann ändert sich der Vertrag oder kommt ein neuer? | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | Papier oder PDF (mit Zustimmung) zulässig, keine E-Rechnung nachreichen | Papier oder PDF (mit Zustimmung) zulässig, keine E-Rechnung nachreichen |
| im Jahr 2027 | E-Rechnung erforderlich | Papier oder PDF noch zulässig (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG); für 2028 ist eine E-Rechnung die sichere Wahl |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung erforderlich | E-Rechnung erforderlich |
| keine Änderung | nichts zu tun | nichts zu tun (Verträge aus 2027: siehe Hinweis oben) |
Die Zeile „keine Änderung“ ist für die meisten Vermieter die wichtigste: Ein laufender, zulässig erteilter Vertrag verliert seine Wirkung als Rechnung nicht, nur weil ein Stichtag kommt.
So sieht eine Dauerrechnung als E-Rechnung aus
Musst du eine E-Rechnung als Dauerrechnung ausstellen, sind die Anforderungen überschaubar:
- Einmal für den ersten Zeitraum. Du stellst die E-Rechnung für den ersten Monat (oder das erste Quartal) aus, für den die neuen Angaben gelten (Abschnitt 14.1 Absatz 19 Satz 1 UStAE).
- Als Dauerrechnung erkennbar. Entweder bettest du den Vertrag als Anhang in die E-Rechnung ein, oder aus dem Inhalt ergibt sich klar, dass sie als Dauerrechnung gilt. Ein Satz in den Bemerkungen genügt dafür nach dem Wortlaut in der Regel, etwa: „Dauerrechnung: gilt für die monatliche Miete ab 01.03.2028 bis zur nächsten Änderung.“
- Rechnungsnummer im Datenteil. Es reicht eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, zum Beispiel die Mieter- oder Objektnummer. Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer (Abschnitt 14.5 Absatz 12 UStAE).
- Steuernummer oder USt-IdNr. im Datenteil. Sie muss als Pflichtangabe im strukturierten Teil stehen, nicht nur im angehängten Vertrag (Abschnitt 14.5 Absatz 9 Satz 6 UStAE).
- Folgemonate über die Zahlung. Für die Monate danach ergibt sich der Zeitraum wie bisher aus den Zahlungsbelegen (Abschnitt 14.5 Absatz 17 UStAE).
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen dabei im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf den angehängten Vertrag genügt dafür nicht; der Anhang ist eine Ergänzung.
Was du jetzt konkret tun solltest
Wie du die Umstellung insgesamt planst, zeigt die Checkliste zur Umstellung.
Häufige Fragen
Muss ich alte Mietverträge zum 1. Januar 2028 in E-Rechnungen umwandeln?
Nein, solange du sie zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt hast und sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Abschnitt 14.1 Absatz 19 Satz 4 UStAE; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 46, für Verträge vor 2027). Zu Verträgen aus 2027 siehe den Hinweis unter „Was heißt zulässigerweise?“.
Reicht für einen neuen Mietvertrag ab 2028 eine einzige E-Rechnung?
Ja. Es genügt eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, wenn der Vertrag eingebettet ist oder klar hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Monatliche E-Rechnungen sind nicht nötig, aber natürlich erlaubt.
Ich vermiete eine Wohnung an ein Unternehmen. Brauche ich eine E-Rechnung?
In aller Regel nicht. Die Wohnungsvermietung ist steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG besteht schon keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 UStG).
Was ist, wenn ich die E-Rechnung nach einer Mieterhöhung vergesse?
Dann fehlt deinem Mieter für die neue Miete eine ordnungsgemäße Rechnung, und sein Vorsteuerabzug kann infrage stehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 55 und 56; Ausnahmen in Rn. 58 und 59). Hol die E-Rechnung nach; ersetzt sie eine Papier- oder PDF-Rechnung, muss sie eindeutig auf diese verweisen (Rn. 57). Mehr unter E-Rechnung korrigieren.
Muss die Dauerrechnung eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Format sein?
Beides ist zulässig, solange das Format der Norm EN 16931 entspricht. Den Unterschied erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
Das Wichtigste in Kürze
Ein Miet-, Pacht- oder Wartungsvertrag mit allen Rechnungsangaben ist eine Dauerrechnung. Hast du ihn zulässigerweise auf Papier oder als PDF erteilt, musst du keine E-Rechnung nachreichen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, auch nicht ab 2028 (Abschnitt 14.1 Absatz 19 UStAE). Für Verträge, die ein kleiner Betrieb 2027 auf Papier erteilt, fehlt eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung; dort ist eine E-Rechnung die sichere Wahl. Ändert sich etwas, etwa durch eine Mieterhöhung, und gilt für dich dann die E-Rechnungspflicht, brauchst du eine neue oder berichtigte E-Rechnung. Für neue Verträge reicht eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, mit eingebettetem Vertrag oder klarem Hinweis „Dauerrechnung“, Rechnungsnummer (etwa der Mieternummer) und Steuernummer im Datenteil. Steuerfreie Vermietung ohne Option braucht gar keine Rechnung.
Eine solche Dauerrechnung erstellst du mit rechnungswandler.de direkt im Browser: Im Konverter trägst du Miete, Leistungszeitraum und den Hinweis auf die Dauerrechnung in die Bemerkungen ein und lädst die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei herunter, ohne Registrierung und ohne Upload. 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos. Den Vertrag als Anhang einbetten kannst du mit Pro.