Die kurze Antwort: In einer kumulierten Abschlagsrechnung zeigst du den gesamten Leistungsstand bis heute – zum Beispiel je Leistungsphase nach HOAI – und ziehst davon alle früheren Abschlagsrechnungen ab. Umsatzsteuer fällt nur auf den neuen Teil an, also auf die Differenz. Weist du die Steuer auf den ganzen kumulierten Betrag aus, ohne die Steuer der früheren Abschläge wieder abzuziehen, steht sie doppelt auf deinen Rechnungen, und du schuldest die zu viel ausgewiesene Steuer dem Finanzamt. In der Schlussrechnung rechnest du die gesamte Leistung ab und setzt die bezahlten Abschläge mit Netto und Umsatzsteuer wieder ab. In der E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) müssen die abgesetzten Abschläge nachvollziehbar sein; rechnungswandler.de setzt sie als eigene Abzugszeilen je Steuersatz. Mit rechnungswandler.de Pro rechnest du das ohne Formelchaos: Für die nächste Abschlagsrechnung lädst du einfach die letzte hoch – alle früheren Abschläge sind schon drin.
Stand: Oktober 2026. Die Regeln folgen dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 5 UStG, § 14c UStG) und dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.8 UStAE), zur HOAI den §§ 14, 15 und 16 HOAI sowie den §§ 632a und 650g BGB. Zur E-Rechnungspflicht gelten die Termine aus § 27 Abs. 38 UStG und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026. Dieser Text ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Steuer- oder Rechtsberatung – deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerbüro.
Was ist eine kumulierte Abschlagsrechnung?
Bei Planungsaufträgen vergehen zwischen Auftrag und Schlussrechnung oft Monate oder Jahre. Damit du nicht so lange vorfinanzierst, stellst du zwischendurch Abschlagsrechnungen. Dafür gibt es zwei Wege:
- Einzeln (nicht kumuliert): Jede Abschlagsrechnung nennt nur, was seit der letzten Rechnung dazugekommen ist.
- Kumuliert: Jede Abschlagsrechnung zeigt den gesamten Leistungsstand seit Beginn. Davon ziehst du die Summe aller früheren Abschläge ab, und übrig bleibt der neue Betrag.
Der Vorteil des kumulierten Wegs: Dein Auftraggeber sieht auf einen Blick, wo das Projekt steht – welche Leistungsphase zu wie viel Prozent erledigt ist und was insgesamt schon berechnet wurde. Die Kehrseite: Weil der kumulierte Betrag mit jeder Rechnung wächst, passieren hier die typischen Steuerfehler.
Was die HOAI zu Abschlagszahlungen sagt
Die HOAI regelt Abschläge nicht selbst, sondern verweist ins BGB. Nach § 15 HOAI gilt für das Recht, Abschlagszahlungen zu verlangen, § 632a BGB entsprechend. Dort steht: Du kannst einen Abschlag „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen“ verlangen. Die Leistungen weist du durch eine Aufstellung nach, die „eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss“.
Für die Fälligkeit des Honorars verweist § 15 HOAI auf § 650g Abs. 4 BGB: Fällig wird die Vergütung, wenn das Werk abgenommen ist (oder die Abnahme entbehrlich ist) und du eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast. Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für deinen Auftraggeber nachvollziehbar ist. Erhebt er nicht binnen 30 Tagen nach Zugang begründete Einwände gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.
Wie du den Leistungsstand konkret aufstellst, schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis gängig ist die Rechnung Honorar × Anteil der Leistungsphase × Fertigstellungsgrad. Die Anteile der Leistungsphasen für Gebäude stehen in § 34 Abs. 3 HOAI (Leistungsphase 1: 2 %, 2: 7 %, 3: 15 %, 4: 3 %, 5: 25 %, 6: 10 %, 7: 4 %, 8: 32 %, 9: 2 %). Andere Leistungsbilder haben andere Sätze, zum Beispiel Ingenieurbauwerke nach § 43 HOAI (Leistungsphasen 1–4: 2, 20, 25 und 5 %), Tragwerksplanung nach § 51 HOAI (3, 10, 15 und 30 %) und Technische Ausrüstung nach § 55 HOAI (2, 9, 17 und 2 %). Was im Einzelfall gilt, steht in deinem Vertrag.
Nebenkosten darfst du nach § 14 HOAI zusätzlich zum Honorar berechnen – pauschal oder nach Einzelnachweis. Eine Pauschale muss in Textform vereinbart sein, sonst gilt der Einzelnachweis. Auf Honorar und Nebenkosten kommt Umsatzsteuer, außer du nutzt die Kleinunternehmerregelung; Nebenkosten berechnest du ohne die Vorsteuer, die du abziehen kannst (§ 14 Abs. 1 und § 16 Abs. 1 HOAI). Anders bei durchlaufenden Posten: Beträge, die du im Namen und für Rechnung deines Auftraggebers verauslagst, gehören nicht zu deinem Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG, § 16 Abs. 2 HOAI) und werden auch nicht mit deiner Umsatzsteuer belegt.
Umsatzsteuer: nur auf den neuen Teil
Steuerlich ist jede Abschlagsrechnung eine Rechnung über eine Anzahlung. Für sie gelten die normalen Rechnungsregeln sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Zwei Dinge kommen hinzu:
- Es muss erkennbar sein, dass du eine Anzahlung abrechnest (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE) – etwa durch den Hinweis „Abschlagsrechnung“ und die Angabe des voraussichtlichen Leistungszeitpunkts.
- Steht der Leistungszeitpunkt noch nicht fest, genügt es, wenn das aus der Rechnung hervorgeht (Abschnitt 14.8 Abs. 4 Satz 5 UStAE), etwa mit „Leistungszeitpunkt noch nicht vereinbart“.
Der entscheidende Punkt bei kumulierten Rechnungen: Die Umsatzsteuer gehört nur auf das neue Teilentgelt, also auf den Betrag, der nach Abzug der früheren Abschläge übrig bleibt (folgt aus Abschnitt 14.8 Abs. 4 Sätze 6 und 7 UStAE). Rechnest du die Steuer stattdessen auf den gesamten kumulierten Betrag, ohne die Steuer der früheren Abschläge wieder abzuziehen, hast du die Steuer für die früheren Abschläge ein zweites Mal ausgewiesen. Diese Mehrsteuer schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG, bis du die Rechnung berichtigst. Wie eine Berichtigung als E-Rechnung funktioniert, steht im Artikel E-Rechnung korrigieren und stornieren.
Rechenbeispiel: die dritte Abschlagsrechnung
Ein Planungsbüro übernimmt die Objektplanung für ein Gebäude (§ 34 HOAI). Das Honorar für alle Leistungsphasen (100 %) beträgt 50.000 € netto, beauftragt sind die Leistungsphasen 1 bis 4 (2 + 7 + 15 + 3 = 27 %, also 13.500 €). Nebenkosten sind pauschal mit 5 % vereinbart. Zwei Abschlagsrechnungen gingen schon raus: Nr. 1 über 2.000 € netto und Nr. 2 über 3.500 € netto. Jetzt ist die Entwurfsplanung zu 60 % fertig.
| Position | Netto |
|---|---|
| LPH 1 Grundlagenermittlung: 2 % von 50.000 €, Leistungsstand 100 % | 1.000,00 € |
| LPH 2 Vorplanung: 7 % von 50.000 €, Leistungsstand 100 % | 3.500,00 € |
| LPH 3 Entwurfsplanung: 15 % von 50.000 €, Leistungsstand 60 % | 4.500,00 € |
| LPH 4 Genehmigungsplanung: 3 % von 50.000 €, Leistungsstand 0 % | 0,00 € |
| Nebenkosten pauschal 5 % | 450,00 € |
| Leistungsstand kumuliert | 9.450,00 € |
| abzgl. Abschlagsrechnung Nr. 1 | −2.000,00 € |
| abzgl. Abschlagsrechnung Nr. 2 | −3.500,00 € |
| Neues Teilentgelt | 3.950,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 750,50 € |
| Rechnungsbetrag | 4.700,50 € |
Zum Vergleich der häufige Fehler: 19 % auf die vollen 9.450 € wären 1.795,50 € Umsatzsteuer. Die Differenz von 1.045 € ist genau die Steuer, die schon auf den Abschlagsrechnungen Nr. 1 (380 €) und Nr. 2 (665 €) stand – sie wäre doppelt ausgewiesen.
Die Schlussrechnung: bezahlte Abschläge absetzen
In der Schlussrechnung rechnest du die gesamte Leistung mit Entgelt und Umsatzsteuer ab. Davon setzt du die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer ab, wenn du über sie Rechnungen mit Steuerausweis erteilt hast (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass zeigt das mit einzeln aufgeführten Abschlägen (Abschnitt 14.8 Abs. 7, Beispiel 1). Setzt du die Abschläge nicht ab, schuldest du die gesamte in der Schlussrechnung ausgewiesene Steuer (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE).
Im Beispiel sind alle Leistungsphasen 1 bis 4 fertig, und alle drei Abschläge sind bezahlt:
| Netto | Umsatzsteuer 19 % | Brutto | |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung LPH 1–4 (13.500 €) plus Nebenkosten (675 €) | 14.175,00 € | 2.693,25 € | 16.868,25 € |
| abzgl. Abschlagsrechnung Nr. 1 (bezahlt) | −2.000,00 € | −380,00 € | −2.380,00 € |
| abzgl. Abschlagsrechnung Nr. 2 (bezahlt) | −3.500,00 € | −665,00 € | −4.165,00 € |
| abzgl. Abschlagsrechnung Nr. 3 (bezahlt) | −3.950,00 € | −750,50 € | −4.700,50 € |
| Restbetrag | 4.725,00 € | 897,75 € | 5.622,75 € |
Die bezahlten Abschläge summieren sich auf 9.450 € netto – genau der kumulierte Stand aus der dritten Abschlagsrechnung. Übrig bleiben 4.725 € netto, 897,75 € Umsatzsteuer und 5.622,75 € Zahlbetrag.
Muss die Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?
Ja, sobald für dich die E-Rechnungspflicht gilt. Weil für Anzahlungsrechnungen die normalen Rechnungsregeln sinngemäß gelten (§ 14 Abs. 5 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 2 UStG), gilt die Pflicht auch für Abschlags- und Schlussrechnungen an inländische Unternehmen. Die Termine:
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Lag er darunter, darfst du für Leistungen aus 2027 noch bis 31. Dezember 2027 Papier oder – mit Zustimmung deines Kunden – PDF schicken.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für fast alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft (Ausnahmen u. a. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 €).
Alle Details und Ausnahmen stehen im Artikel E-Rechnungspflicht 2027/2028. Für laufende Projekte wichtig: Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 2) müssen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die du erteilst, bevor du selbst E-Rechnungen ausstellen musst (je nach Vorjahresumsatz ab 1.1.2027 oder 1.1.2028), keine E-Rechnung sein – auch wenn Leistung oder Zahlung danach kommen. Für deine spätere Schlussrechnung gelten die Termine oben.
Rechnest du an eine Behörde ab, gelten dafür eigene Regeln – dazu mehr unter Rechnung an Behörden.
So sieht das in der E-Rechnung aus
Eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 – ob als XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) – braucht die Abschlagslogik in maschinenlesbarer Form. Welches Format für dich passt, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
- Rechnungsart: Für Teil- und Schlussrechnungen im Baubereich gibt es die Codes 875 und 877, allgemein 326 und 380 – welchen dein Auftraggeber erwartet, klärst du am besten vorab.
- Abzüge: Die abgesetzten Abschläge müssen in der Datei nachvollziehbar sein. rechnungswandler.de setzt sie als eigene Abzugszeilen je Steuersatz; die Finanzverwaltung lässt bei der Schlussrechnung bis 30.06.2030 auch eine Summe im Feld ‚Paid amount‘ mit Einzelheiten im Bemerkungsfeld oder einen eingebetteten Anhang zu (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3–4).
- Kein Reverse-Charge für Planung: Ausschließlich planerische Leistungen, etwa von Statikern, Architekten oder Bauingenieuren, sind keine Bauleistungen im Sinne von § 13b UStG (Abschnitt 13b.2 Abs. 6 UStAE). Du rechnest also mit normaler Umsatzsteuer ab. Die Rechnungsart 875/877 sagt dazu nichts – sie legt nur fest, welche Art Rechnung es ist. Wann § 13b am Bau greift, zeigt der Artikel § 13b UStG Bauleistungen.
Abschlagsrechnung nach HOAI mit rechnungswandler.de Pro
Mit rechnungswandler.de Pro schreibst du Abschlags- und Schlussrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, auch kumuliert:
- Leistungsstand eintragen: Die HOAI-Hilfe rechnet für jede Leistungsphase Honorar × Anteil der Leistungsphase × Leistungsstand und setzt das Ergebnis als eigene Position ein. Pauschale Nebenkosten ergänzt du als Prozentsatz. Honorar, Anteile und Leistungsstand trägst du selbst ein – die Hilfe rechnet nur.
- Abzüge kommen automatisch: Frühere Abschlagsrechnungen werden je Steuersatz abgezogen, die Umsatzsteuer fällt nur auf den neuen Teil an. Der Hinweis auf die Abschlagsrechnung steht in der Datei und sichtbar im PDF; statt eines Leistungsdatums kannst du „Leistungszeitpunkt noch nicht vereinbart“ wählen.
- Nächste Abschlagsrechnung: Du lädst deine zuletzt heruntergeladene Abschlagsrechnung hoch und wählst „Nächste Abschlagsrechnung“. Weil jede Abschlagsrechnung alle früheren Abschläge als Abzugszeilen enthält, brauchst du immer nur die letzte Datei. Abschläge aus einem anderen Programm trägst du einmal von Hand ein, danach werden sie weitergeführt.
- Schlussrechnung mit einem Klick: Aus der letzten Abschlagsrechnung wird die Schlussrechnung. Sie zieht die bezahlten Abschläge mit Netto und Umsatzsteuer ab.
Gespeichert wird dabei nichts: Deine Rechnung bleibt auf deinem Rechner. Und deine gewohnte Word- oder Excel-Vorlage kann bleiben – wie das funktioniert, steht im Artikel Word- und Excel-Rechnung als E-Rechnung. Zwei ehrliche Einschränkungen: Für Abschlags- und Schlussrechnungen nutzt die ZUGFeRD-PDF eines der eingebauten Layouts mit eigenem Abzugsblock, nicht das Aussehen deiner hochgeladenen Originaldatei. Und durchlaufende Posten ohne Umsatzsteuer kann der Konverter hier nicht abbilden. Einfache Rechnungen ohne Abschläge erstellst du weiter im Konverter (10 E-Rechnungen pro Monat kostenlos, bis 31. Oktober 2026: 5 pro Tag).
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Umsatzsteuer auf den ganzen kumulierten Betrag ausweise?
Ziehst du die Steuer der früheren Abschläge dabei nicht wieder ab, steht sie zweimal auf deinen Rechnungen. Den zu viel ausgewiesenen Betrag schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG, bis du die Rechnung berichtigst. Im Beispiel oben wären das 1.045 €.
Ziehe ich in der Schlussrechnung auch unbezahlte Abschläge ab?
Nein. Abgesetzt werden die vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer, über die du Rechnungen mit Steuerausweis erteilt hast (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Ein noch offener Abschlag ist nicht vereinnahmt und wird deshalb nicht abgezogen. Die offene Abschlagsrechnung musst du dafür nicht berichtigen (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Sätze 4–5 UStAE); ihr Betrag steckt im Restbetrag der Schlussrechnung und wird nicht zusätzlich gezahlt.
Gilt bei Planungsleistungen am Bau § 13b UStG?
Nein. Ausschließlich planerische Leistungen, etwa von Statikern, Architekten oder Bauingenieuren, sind keine Bauleistungen im Sinne von § 13b UStG (Abschnitt 13b.2 Abs. 6 UStAE). Du stellst deine Abschlags- und Schlussrechnungen mit normaler Umsatzsteuer aus.
Meine erste Abschlagsrechnung ging 2026 als PDF raus. Ist das ein Problem?
Nein. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 2) müssen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die du erteilst, bevor du selbst E-Rechnungen ausstellen musst (je nach Vorjahresumsatz ab 1.1.2027 oder 1.1.2028), keine E-Rechnung sein – auch wenn Leistung oder Zahlung danach kommen. Für die weiteren Rechnungen gelten die Termine aus dem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027/2028. Mit rechnungswandler.de Pro trägst du den früheren Abschlag einmal von Hand ein, danach wird er automatisch weitergeführt.
Woher kommen die Prozentsätze der Leistungsphasen?
Für Gebäude stehen sie in § 34 Abs. 3 HOAI, für andere Leistungsbilder in eigenen Paragrafen, etwa § 43 (Ingenieurbauwerke), § 51 (Tragwerksplanung) oder § 55 HOAI (Technische Ausrüstung). Maßgeblich ist, was du mit deinem Auftraggeber vereinbart hast. Die Rechnung „Anteil der Leistungsphase × Fertigstellungsgrad“ ist gängige Praxis; das Gesetz verlangt nur einen Abschlag in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen und eine nachvollziehbare Aufstellung (§ 632a BGB).
Das Wichtigste in Kürze
Eine kumulierte Abschlagsrechnung nach HOAI zeigt den gesamten Leistungsstand, zum Beispiel je Leistungsphase, und zieht alle früheren Abschläge ab; Umsatzsteuer fällt nur auf das neue Teilentgelt an (folgt aus Abschnitt 14.8 Abs. 4 UStAE), sonst wird die Steuer doppelt ausgewiesen und nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet. In der Schlussrechnung rechnest du die gesamte Leistung ab und setzt die bezahlten Abschläge mit Netto und Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Abschlags- und Schlussrechnungen; Abschlagsrechnungen, die du erteilst, bevor du selbst E-Rechnungen ausstellen musst, müssen nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 2) noch keine E-Rechnung sein. Reine Planungsleistungen fallen nicht unter § 13b UStG. Mit rechnungswandler.de Pro entstehen Abschlags- und Schlussrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD mit HOAI-Hilfe und automatischen Abzügen – gespeichert wird dabei nichts.